Wie nutzt eine Behörde Task Manager?
In einer öffentlichen Einrichtung sind Informationen zu einem Vorgang oft auf E-Mails, Laufwerken und Unterhaltungen verteilt. Eine Ansprechperson kennt den Termin, Absprachen mit einer anderen Abteilung liegen in ihrem Postfach und ein wichtiger Anhang befindet sich auf dem Computer einer Person, die gerade Urlaub hat. In Task Manager können Sie Dateien an Aufgaben und Chats anhängen. Reguläre Benutzer haben Zugriff auf eine Aufgabe oder einen Chat, wenn sie dieser bzw. diesem zugewiesen wurden.
Für die Behörde ist auch die Planbarkeit der Lizenz wichtig. Die Lizenz ist ein einmaliger Kauf - ohne Abogebühren, die in jedem weiteren Haushaltsjahr eingeplant werden müssten - und der Schlüssel legt die maximale Nutzerzahl und den Plan fest. Es muss keine separate Version für jeden Plan installiert werden - der Zugriff auf die Module wird durch den Lizenzschlüssel bestimmt. Eine Erweiterung des Umfangs erfordert lediglich die Eingabe eines neuen Schlüssels, ohne Anwendungsupdate und ohne erneute Konfiguration.
Was die Lizenz umfasst und was in den Einstellungen angezeigt wird
Der Administrator gibt den Schlüssel bei der Installation ein oder später, wenn sich die Lizenzbedingungen ändern, zum Beispiel die Anzahl der Plätze oder der Plan. Ihren Status prüft er über das Zahnrad-Symbol, im Reiter Erweitert, im Abschnitt Lizenz. Dort sehen Sie den Status (Aktiv, Abgelaufen, Kein Schlüssel, Ungültig, Widerrufen), die Anwendungsversion und die Anzahl aktiver Nutzer im Verhältnis zum Limit. Außerdem gibt es den Eintrag unbefristet im Feld Gültig bis, den Plan, den Firmennamen, auf den der Schlüssel ausgestellt wurde, und die Lizenznummer. Ein neuer Schlüssel wird in das Feld mit dem Hinweistext Lizenzcode eingeben eingefügt und über die Schaltfläche Lizenz aktivieren bestätigt.
Ein Platz wird von einem aktiven Benutzer belegt, also von jemandem, dessen Konto aktiviert wurde. Sobald diese Anzahl das Limit erreicht, verhindert das Programm das Hinzufügen oder Aktivieren weiterer Benutzer. Es zeigt eine Meldung an, dass das Lizenzlimit überschritten wurde. In diesem Fall benötigen Sie einen Schlüssel mit einem höheren Limit.
Die Lizenz gibt es in zwei Plänen. Pro bietet alle Funktionen. Standard verfügt nicht über fünf Module: E-Mail, also den E-Mail-Client, Automatisierungen, die Ansicht Dateien, also das gemeinsame Laufwerk, die Verschlüsselung von Inhalten und die KI-Wissensdatenbank. Zusammen mit den Modulen verschwinden auch ihre Kapitel im Handbuch. Die Büroklammer bei der Nachricht erlaubt es dann, eine Datei direkt vom Computer hinzuzufügen.
In Standard funktionieren Anhänge in Aufgaben, Chats und Notizen weiterhin - die Einschränkung betrifft das gemeinsame Laufwerk. Auch E-Mail-Benachrichtigungen über SMTP funktionieren. Das E-Mail-Modul dient dem Empfangen und Senden von E-Mails, nicht diesen Benachrichtigungen. Bei einem Tarifwechsel werden Postfächer, Automatisierungsregeln und Dateien nicht aus der Datenbank gelöscht. Automatisierungen werden angehalten, nicht gelöscht. Nach Eingabe eines Pro-Schlüssels stehen die Module wieder wie vor der Einschränkung zur Verfügung.
Was gewinnen Sie?
Sie können planen, wer jetzt ein Konto benötigt und wer erst später mit der Arbeit im Programm beginnt. Wenn Ihr Team wächst, müssen Sie nicht rätseln, ob noch ein Platz für eine weitere Person verfügbar ist.
Die Ausgabe ist planbar: ein einmaliger Kauf statt eines jährlich wiederkehrenden Budgetpostens.
Sie müssen sich nicht vom ersten Tag an für die Nutzung von E-Mail, Automatisierungen, dem gemeinsamen Laufwerk, der Verschlüsselung von Inhalten und der KI-Wissensdatenbank entscheiden. Wenn Sie später den Zugriff auf diese Module einschränken, verschwinden frühere Postfächer, Automatisierungsregeln und Dateien nicht. Nach der Rückkehr zum vollen Funktionsumfang müssen Sie diese nicht erneut konfigurieren.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Nehmen wir an, eine Einrichtung beschäftigt 24 Personen, aber zunächst sollen nur 18 von ihnen ein Konto erhalten. Die übrigen arbeiten ausschließlich im Außendienst. Der Administrator gibt einen Schlüssel für 18 Plätze ein. Später kommt ein Mitarbeiter der Organisationsabteilung hinzu. Beim Versuch, das neunzehnte Konto zu aktivieren, zeigt das Programm eine Meldung an, dass das Lizenzlimit überschritten wurde. Der Administrator gibt einen Schlüssel mit einem höheren Limit ein.
In diesem hypothetischen Beispiel begann die Einrichtung mit dem Tarif Standard, ohne gemeinsames Laufwerk und E-Mail-Client. Die Abteilungen arbeiteten mit Aufgaben und fügten Scans an Aufgaben und Chats an. Später fiel die Entscheidung, die Korrespondenz im Programm zu verwalten. Der Administrator gibt einen Pro-Schlüssel ein. Die Module werden ohne Aktualisierung der Anwendung aktiviert.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Lizenz unbefristet?
Ja. Der Schlüssel der Dauerlizenz hat kein Ablaufdatum, und im Abschnitt Lizenz in den erweiterten Einstellungen zeigt das Feld Gültig bis dann unbefristet anstelle eines Datums an.
Worin unterscheiden sich die Tarife Standard und Pro?
Pro umfasst alle Funktionen der Anwendung. Standard verfügt nicht über fünf Module: E-Mail, also den E-Mail-Client, Automatisierungen, die Ansicht Dateien, also das gemeinsame Laufwerk, die Verschlüsselung von Inhalten und die KI-Wissensdatenbank. Der KI-Assistent, Anhänge zu Aufgaben, Chats und Notizen sowie E-Mail-Benachrichtigungen per SMTP funktionieren in beiden Plänen.
Ist für den Wechsel zu Pro eine Neuinstallation erforderlich?
Nein. Sobald Sie den neuen Lizenzschlüssel in den Einstellungen eingeben, werden die Funktionen ohne Aktualisierung der Anwendung und ohne erneute Konfiguration der Postfächer oder Automatisierungen aktiviert.