Ako inštitúcia využíva Task Manager?
Vo verejnej inštitúcii bývajú informácie o prípade roztrúsené v e-mailoch, na diskoch a v konverzáciách. Termín pozná jeden referent, dohody s iným oddelením sú v jeho schránke a dôležitá príloha je v počítači kolegu, ktorý je práve na dovolenke. V Task Manageri môžete prikladať súbory k úlohám a chatom. Bežný používateľ má prístup k úlohe alebo chatu, ak mu boli pridelené.
Pre inštitúciu je dôležitá aj predvídateľnosť licencie. Licencia je jednorazovým nákupom - bez predplatného, ktoré treba plánovať v každom ďalšom rozpočtovom roku - a kľúč určuje maximálny počet používateľov a plán. Netreba inštalovať samostatnú verziu pre každý plán - o prístupe k modulom rozhoduje licenčný kľúč. Rozšírenie rozsahu vyžaduje zadanie nového kľúča, bez aktualizácie aplikácie a opätovnej konfigurácie.
Čo licencia zahŕňa a čo sa zobrazuje v nastaveniach
Administrátor zadá kľúč počas inštalácie alebo neskôr, keď sa zmenia podmienky licencie, napríklad počet pracovných miest alebo plán. Jej stav si overí cez ikonu ozubeného kolesa, v záložke Pokročilé, v sekcii Licencia. Tam vidno stav (Aktívna, Vypršaná, Chýba kľúč, Neplatná, Odvolaná), verziu aplikácie a počet aktívnych používateľov voči limitu. Je tam aj záznam trvalo v poli Platná do, plán, názov firmy, na ktorú bol kľúč vystavený, a číslo licencie. Nový kľúč sa vloží do poľa s nápovedou Zadajte licenčný kód a potvrdí tlačidlom Aktivovať licenciu.
Pracovné miesto obsadzuje aktívny používateľ, teda používateľ s aktivovaným účtom. Keď počet takýchto osôb dosiahne limit, program zablokuje pridanie alebo aktiváciu ďalšieho používateľa. Zobrazí hlásenie o prekročení licenčného limitu. Vtedy je potrebný kľúč s vyšším limitom.
Licencia je dostupná v dvoch plánoch. Pro poskytuje všetky funkcie. Standard nemá päť modulov: Poštu, čiže e-mailového klienta, Automatizácie, zobrazenie Súbory, čiže spoločný disk, šifrovanie obsahu a databázu znalostí AI. Spolu s modulmi miznú aj ich kapitoly v návode. Sponka pri správe vtedy umožňuje pridať súbor priamo z počítača.
V pláne Standard naďalej fungujú prílohy k úlohám, chatom a poznámkam - obmedzenie sa týka spoločného disku. Fungujú aj e-mailové upozornenia cez SMTP. Modul Pošta slúži na prijímanie a odosielanie korešpondencie, nie na tieto upozornenia. Zmena plánu neodstráni schránky, recepty automatizácií ani súbory z databázy. Automatizácie sa pozastavia, nie odstránia. Po zadaní kľúča Pro sa moduly vrátia do stavu, v akom boli pred obmedzením.
Čo získate?
Môžete si naplánovať, kto potrebuje účet teraz a kto sa zapojí do práce v programe neskôr. Keď pribudnú zamestnanci, nemusíte hádať, či zostalo voľné pracovné miesto pre ďalšiu osobu.
Výdavok je predvídateľný: jednorazový nákup namiesto položky v rozpočte každý rok.
Vy nemusíte rozhodovať o používaní Pošty, Automatizácií, spoločného disku, šifrovania obsahu a databázy znalostí AI od prvého dňa. Ak neskôr obmedzíte prístup k týmto modulom, skoršie schránky, recepty a súbory nezmiznú. Po návrate k plnému rozsahu ich nekonfigurujete znova.
Príklad z každodennej práce
Predstavme si, že inštitúcia zamestnáva 24 ľudí, ale účty má zatiaľ dostať len 18 z nich. Ostatní pracujú výlučne v teréne. Správca zadá kľúč na 18 pracovných miest. Neskôr sa zapojí zamestnanec organizačného oddelenia. Pri pokuse o aktiváciu devätnásteho účtu program zobrazí hlásenie o prekročení licenčného limitu. Správca zadá kľúč s vyšším limitom.
V tomto hypotetickom príklade inštitúcia začala s plánom Standard, bez spoločného disku a e-mailového klienta. Oddelenia pracovali s úlohami a pripájali skeny k úlohám a chatom. Neskôr padlo rozhodnutie vybavovať korešpondenciu v programe. Správca zadá kľúč Pro. Moduly sa zapnú bez aktualizácie aplikácie.
Najčastejšie otázky
Je licencia trvalá?
Áno. Kľúč trvalej licencie nemá dátum platnosti a v sekcii Licencia v pokročilých nastaveniach pole Platná do vtedy zobrazuje trvalo namiesto dátumu.
Čím sa líšia plány Standard a Pro?
Pro zahŕňa všetky funkcie aplikácie. Standard nemá päť modulov: Poštu, čiže e-mailového klienta, Automatizácie, zobrazenie Súbory, čiže spoločný disk, šifrovanie obsahu a databázu znalostí AI. Asistent AI, prílohy úloh, chatov a poznámok, ako aj e-mailové upozornenia cez SMTP fungujú v oboch plánoch.
Vyžaduje prechod na Pro opätovnú inštaláciu?
Nie. Po zadaní nového licenčného kľúča v nastaveniach sa funkcie zapnú bez aktualizácie aplikácie a opätovnej konfigurácie schránok či automatizácií.