Comment une institution utilise-t-elle Task Manager ?
Dans une administration publique, les informations sur un dossier sont souvent dispersées entre les e-mails, les disques et les conversations. Un seul agent connaît l’échéance, les décisions prises avec un autre service sont dans sa boîte mail et une pièce jointe importante se trouve sur l’ordinateur d’une personne actuellement en congé. Dans Task Manager, vous pouvez joindre des fichiers aux tâches et aux discussions. Un utilisateur standard a accès à une tâche ou à une discussion lorsqu’il y a été affecté.
Pour une structure publique, la prévisibilité de la licence compte également. La licence est un achat unique - sans abonnement à prévoir dans le budget de chaque exercice - et la clé détermine le nombre maximal d’utilisateurs et le plan. Il n’est pas nécessaire d’installer une version distincte pour chaque plan : l’accès aux modules est déterminé par la clé de licence. Étendre le périmètre nécessite simplement de saisir une nouvelle clé, sans mise à jour de l’application ni reconfiguration.
Ce que comprend la licence et ce qui apparaît dans les paramètres
L’administrateur saisit la clé lors de l’installation, ou plus tard, lorsque les conditions de la licence changent, par exemple le nombre de postes ou le plan. Son statut se vérifie via l’icône en forme de roue dentée, dans l’onglet Avancé, section Licence. On y voit le statut (Active, Expirée, Aucune clé, Invalide, Révoquée), la version de l’application et le nombre d’utilisateurs actifs par rapport à la limite. Il y a aussi une mention illimitée dans le champ Valable jusqu’au, le plan, le nom de l’entreprise pour laquelle la clé a été délivrée, et le numéro de licence. La nouvelle clé se colle dans le champ avec l’indication Saisissez le code de licence et se valide avec le bouton Activer la licence.
Un poste est occupé par un utilisateur actif, c’est-à-dire dont le compte a été activé. Lorsque le nombre de ces utilisateurs atteint la limite, le programme bloque l’ajout ou l’activation d’un autre utilisateur. Un message signale le dépassement de la limite de licence. Il faut alors une clé avec une limite plus élevée.
La licence existe en deux plans. Pro donne accès à toutes les fonctionnalités. Standard n'a pas cinq modules : Messagerie, c'est-à-dire le client e-mail, Automatisations, la vue Fichiers, c'est-à-dire le disque partagé, le chiffrement des contenus et la base de connaissances IA. Avec les modules disparaissent aussi leurs chapitres de documentation. Le trombone à côté du message permet alors d'ajouter un fichier directement depuis l'ordinateur.
Dans Standard, les pièces jointes des tâches, discussions et notes restent disponibles - la restriction concerne le disque partagé. Les notifications par e-mail via SMTP restent également disponibles. Le module Messagerie sert à recevoir et à envoyer des e-mails, pas à envoyer ces notifications. Le changement de forfait ne supprime ni les boîtes mail, ni les règles d’automatisation, ni les fichiers de la base de données. Les automatisations sont suspendues, pas supprimées. Après la saisie d’une clé Pro, les modules retrouvent leur état antérieur à la restriction.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous pouvez prévoir qui a besoin d’un compte dès maintenant et qui rejoindra le travail dans le programme plus tard. Lorsque l’équipe s’agrandit, vous n’avez pas à vous demander s’il reste un poste pour une personne supplémentaire.
La dépense est prévisible : un achat unique au lieu d’une ligne budgétaire à renouveler chaque année.
Vous n'avez pas à décider de l'utilisation de Messagerie, Automatisations, du disque partagé, du chiffrement des contenus et de la base de connaissances IA dès le premier jour. Si vous limitez plus tard l'accès à ces modules, les boîtes mail, les règles d'automatisation et les fichiers précédents ne disparaissent pas. Lors du retour au périmètre complet, vous n'avez pas à les reconfigurer.
Exemple du quotidien
Imaginons qu’une administration emploie 24 personnes, mais que seules 18 d’entre elles doivent avoir un compte pour le moment. Les autres travaillent exclusivement sur le terrain. L’administrateur saisit une clé pour 18 postes. Plus tard, un employé du service organisationnel rejoint l’équipe. Lorsqu’il tente d’activer le dix-neuvième compte, le programme affiche un message signalant le dépassement de la limite de licence. L’administrateur saisit une clé avec une limite plus élevée.
Dans cet exemple hypothétique, l’administration a commencé avec le forfait Standard, sans disque partagé ni client de messagerie. Les services ont travaillé avec les tâches, en joignant des scans aux tâches et aux discussions. Plus tard, ils décident de gérer leur correspondance dans le programme. L’administrateur saisit une clé Pro. Les modules sont activés sans mise à jour de l’application.
Questions fréquentes
La licence est-elle perpétuelle ?
Oui. La clé de licence perpétuelle n'a pas de date de validité, et dans la section Licence des paramètres avancés, le champ Valide jusqu'au affiche alors illimité au lieu d'une date.
Quelle est la différence entre les forfaits Standard et Pro ?
Pro comprend toutes les fonctionnalités de l'application. Standard n'a pas cinq modules : Messagerie, c'est-à-dire le client e-mail, Automatisations, la vue Fichiers, c'est-à-dire le disque partagé, le chiffrement des contenus et la base de connaissances IA. L'Assistant IA, les pièces jointes des tâches, des discussions et des notes, ainsi que les notifications par e-mail via SMTP fonctionnent dans les deux plans.
Le passage à Pro nécessite-t-il une nouvelle installation ?
Non. Après avoir saisi la nouvelle clé de licence dans les paramètres, les fonctionnalités sont activées sans mise à jour de l’application ni nouvelle configuration des boîtes mail ou des automatisations.