¿Cómo utiliza una institución Task Manager?
En una entidad pública, la información sobre un asunto puede estar repartida entre correos electrónicos, discos y conversaciones. Un funcionario conoce la fecha límite, los acuerdos con otro departamento están en su buzón y un archivo adjunto importante está en el ordenador de alguien que está de vacaciones. En Task Manager se pueden adjuntar archivos a tareas y chats. Un usuario estándar puede acceder a una tarea o un chat si se le ha asignado.
Para una entidad pública también es importante la previsibilidad de la licencia. La licencia es una compra única - sin cuotas de suscripción que haya que planificar en cada nuevo ejercicio presupuestario - y la clave determina el número máximo de usuarios y el plan. No hace falta instalar una versión distinta para cada plan - el acceso a los módulos lo determina la clave de licencia. Ampliar el alcance solo requiere introducir una nueva clave, sin actualizar la aplicación ni volver a configurarla.
Qué incluye la licencia y qué se muestra en los ajustes
El administrador introduce la clave durante la instalación o más tarde, cuando cambian las condiciones de la licencia, por ejemplo el número de puestos o el plan. Su estado se comprueba desde el icono de la rueda dentada, en la pestaña Avanzado, en la sección Licencia. Allí se ve el estado (Activa, Caducada, Sin clave, No válida, Revocada), la versión de la aplicación y el número de usuarios activos frente al límite. También hay una entrada sin fecha límite en el campo Válida hasta, el plan, el nombre de la empresa a la que se emitió la clave y el número de licencia. La nueva clave se pega en el campo con el texto de ayuda Introduce el código de licencia y se confirma con el botón Activar licencia.
Un puesto lo ocupa un usuario activo, es decir, que ha activado su cuenta. Cuando el número de estos usuarios alcanza el límite, el programa impide añadir o activar a otro. Muestra un mensaje indicando que se ha superado el límite de la licencia. En ese caso, se necesita una clave con un límite superior.
La licencia existe en dos planes. Pro ofrece todas las funciones. Standard no tiene cinco módulos: Correo, es decir, el cliente de correo electrónico, Automatizaciones, la vista Archivos, es decir, el disco compartido, el cifrado del contenido y la base de conocimiento de IA. Junto con los módulos desaparecen también sus capítulos del manual. El clip junto al mensaje permite entonces añadir un archivo directamente desde el ordenador.
En Standard siguen estando disponibles los archivos adjuntos de tareas, chats y notas: la limitación afecta al disco compartido. También están disponibles las notificaciones por correo electrónico mediante SMTP. El módulo Correo sirve para recibir y enviar correspondencia, no para estas notificaciones. El cambio de plan no elimina los buzones, las reglas de automatización ni los archivos de la base de datos. Las automatizaciones quedan pausadas, no se eliminan. Al introducir una clave Pro, los módulos vuelven al estado en el que estaban antes de la limitación.
¿Qué ganas?
Puedes planificar quién necesita una cuenta ahora y quién se incorporará más adelante al trabajo en el programa. A medida que se incorporen empleados, no tendrás que adivinar si hay puestos suficientes para otra persona.
El gasto es predecible: una compra única en lugar de una partida en el presupuesto cada año.
Tú no tienes que decidir sobre el uso de Correo, Automatizaciones, el disco compartido, el cifrado del contenido y la base de conocimiento de IA desde el primer día. Si más adelante restringes el acceso a estos módulos, los buzones, las reglas y los archivos anteriores no desaparecerán. Al volver al alcance completo, no es necesario volver a configurarlos.
Ejemplo del trabajo diario
Imaginemos que una entidad tiene 24 empleados, pero por ahora solo quiere dar cuentas a 18 de ellos. El resto trabaja exclusivamente sobre el terreno. El administrador introduce una clave para 18 puestos. Más adelante se incorpora un empleado del departamento de organización. Al intentar activar la decimonovena cuenta, el programa muestra un mensaje indicando que se ha superado el límite de la licencia. El administrador introduce una clave con un límite superior.
En este ejemplo hipotético, la entidad empezó con el plan Standard, sin disco compartido ni cliente de correo. Los departamentos trabajaban con tareas y adjuntaban documentos escaneados a las tareas y los chats. Más adelante se decidió gestionar la correspondencia en el programa. El administrador introduce una clave Pro. Los módulos se activan sin actualizar la aplicación.
Preguntas frecuentes
¿La licencia es perpetua?
Sí. La clave de la licencia perpetua no tiene fecha de caducidad, y en la sección Licencia, en los ajustes avanzados, el campo Válida hasta muestra entonces sin caducidad en lugar de una fecha.
¿En qué se diferencian los planes Standard y Pro?
Pro incluye todas las funciones de la aplicación. Standard no tiene cinco módulos: Correo, es decir, el cliente de correo electrónico, Automatizaciones, la vista Archivos, es decir, el disco compartido, el cifrado del contenido y la base de conocimiento de IA. El Asistente de IA, los adjuntos de tareas, chats y notas, así como las notificaciones por correo mediante SMTP, funcionan en ambos planes.
¿Para pasar a Pro hay que volver a instalar la aplicación?
No. Al introducir una nueva clave de licencia en los ajustes, las funciones se activan sin actualizar la aplicación ni volver a configurar los buzones o las automatizaciones.