Hur använder en offentlig verksamhet Task Manager?
På en offentlig verksamhet kan information om ett ärende finnas utspridd i e-post, på diskar och i konversationer. En handläggare känner till tidsfristen, överenskommelser med en annan avdelning finns i dennes inkorg och en viktig bilaga ligger på datorn hos någon som just nu är ledig. I Task Manager kan du bifoga filer till uppgifter och chattar. En vanlig användare har tillgång till en uppgift eller chatt när hen har tilldelats den.
För en offentlig organisation är licensens förutsägbarhet också viktig. Licensen är ett engångsköp - utan abonnemangsavgifter som måste budgeteras varje nytt räkenskapsår - och nyckeln avgör högsta antal användare och plan. Du behöver inte installera en separat version för varje plan - det är licensnyckeln som styr tillgången till moduler. Att utöka omfattningen kräver att du anger en ny nyckel, utan appuppdatering och utan ny konfiguration.
Vad licensen omfattar och vad som visas i inställningarna
Administratören anger nyckeln vid installationen eller senare, när licensvillkoren ändras, till exempel antal platser eller plan. Dess status kontrollerar administratören via kugghjulsikonen, under fliken Avancerat, i sektionen Licens. Där visas status (Aktiv, Utgången, Ingen nyckel, Ogiltig, Återkallad), appversion och antal aktiva användare i förhållande till gränsen. Det finns också en post tillsvidare i fältet Giltig till, plan, namnet på företaget som nyckeln är utställd till, samt licensnummer. En ny nyckel klistras in i fältet med platshållartexten Ange licenskod och bekräftas med knappen Aktivera licens.
En plats används av en aktiv användare, det vill säga en användare som har aktiverat sitt konto. När antalet sådana användare når gränsen blockerar programmet tillägg eller aktivering av ytterligare användare. Ett meddelande om att licensgränsen har överskridits visas. Då behövs en nyckel med en högre gräns.
Licensen finns i två planer. Pro ger alla funktioner. Standard saknar fem moduler: E-post, det vill säga e-postklienten, Automatiseringar, vyn Filer, det vill säga den gemensamma disken, kryptering av innehåll och kunskapsbasen för AI. Tillsammans med modulerna försvinner även deras kapitel i manualen. Gem-ikonen vid meddelandet gör det då möjligt att lägga till en fil direkt från datorn.
I Standard fungerar fortfarande bilagor i uppgifter, chattar och anteckningar - begränsningen gäller den gemensamma disken. E-postaviseringar via SMTP fungerar också. Modulen E-post används för att ta emot och skicka korrespondens, inte för dessa aviseringar. När du byter plan raderas inte inkorgar, automatiseringsregler eller filer från databasen. Automatiseringarna pausas, men tas inte bort. När du anger en Pro-nyckel återställs modulerna till det läge de hade före begränsningen.
Vad vinner du?
Du kan planera vilka som behöver ett konto nu och vilka som börjar arbeta i programmet senare. När antalet anställda ökar behöver du inte gissa om det finns en plats till för nästa person.
Utgiften är förutsägbar: ett engångsköp istället för en budgetpost varje år.
Du behöver inte bestämma dig för att använda E-post, Automatiseringar, den gemensamma disken, kryptering av innehåll och kunskapsbasen för AI från första dagen. Om du senare begränsar åtkomsten till dessa moduler försvinner inte tidigare inkorgar, automatiseringsregler och filer. När du återgår till full omfattning behöver du inte konfigurera dem på nytt.
Exempel från vardagen
Anta att en offentlig verksamhet har 24 anställda, men att bara 18 av dem ska få konton till att börja med. De övriga arbetar bara ute på fältet. Administratören anger en nyckel för 18 platser. Senare börjar en anställd på organisationsavdelningen. När administratören försöker aktivera det nittonde kontot visar programmet ett meddelande om att licensgränsen har överskridits. Administratören anger en nyckel med en högre gräns.
I det här hypotetiska exemplet började verksamheten med Standard-planen, utan gemensam disk och e-postklient. Avdelningarna arbetade med uppgifter och bifogade skanningar till uppgifter och chattar. Senare fattas beslut om att hantera korrespondensen i programmet. Administratören anger en Pro-nyckel. Modulerna aktiveras utan att programmet behöver uppdateras.
Vanliga frågor
Är licensen permanent?
Ja. Nyckeln för den permanenta licensen har inget utgångsdatum, och i sektionen Licens under avancerade inställningar visar fältet Giltig till då tillsvidare i stället för ett datum.
Vad är skillnaden mellan Standard- och Pro-planerna?
Pro omfattar alla funktioner i applikationen. Standard saknar fem moduler: E-post, det vill säga e-postklienten, Automatiseringar, vyn Filer, det vill säga den gemensamma disken, kryptering av innehåll och kunskapsbasen för AI. AI-assistenten, bilagor till uppgifter, chattar och anteckningar samt e-postaviseringar via SMTP fungerar i båda planerna.
Krävs en ny installation för att byta till Pro?
Nej. När du anger den nya licensnyckeln i inställningarna aktiveras funktionerna utan att du behöver uppdatera programmet eller konfigurera om inkorgar och automatiseringar.