Come utilizza l'ente Task Manager?
In un ente pubblico, le informazioni su una pratica possono essere sparse tra e-mail, dischi e conversazioni. Un referente conosce la scadenza, gli accordi con un altro ufficio sono nella sua casella di posta e un allegato importante è sul computer di una persona che è in ferie. In Task Manager puoi allegare file alle attività e alle chat. Un utente standard può accedere a un'attività o a una chat se gli è stata assegnata.
Per l'ente è importante anche la prevedibilità della licenza. La licenza è un acquisto una tantum - senza canoni di abbonamento da pianificare in ogni nuovo anno di bilancio - e la chiave determina il numero massimo di utenti e il piano. Non è necessario installare una versione separata per ogni piano - l'accesso ai moduli è determinato dalla chiave di licenza. Ampliare la portata richiede l'inserimento di una nuova chiave, senza aggiornare l'applicazione e senza una nuova configurazione.
Cosa include la licenza e cosa puoi vedere nelle impostazioni
L'amministratore inserisce la chiave durante l'installazione oppure successivamente, quando cambiano le condizioni della licenza, ad esempio il numero di postazioni o il piano. Il suo stato si verifica tramite l'icona a forma di ingranaggio, nella scheda Avanzate, nella sezione Licenza. Lì si vede lo stato (Attiva, Scaduta, Nessuna chiave, Non valida, Revocata), la versione dell'applicazione e il numero di utenti attivi rispetto al limite. C'è anche la voce a tempo indeterminato nel campo Valida fino al, il piano, il nome dell'azienda a cui è stata rilasciata la chiave e il numero di licenza. La nuova chiave si incolla nel campo con il suggerimento Inserisci il codice di licenza e si conferma con il pulsante Attiva licenza.
Una postazione è occupata da un utente attivo, cioè che ha attivato il proprio account. Quando il numero di questi utenti raggiunge il limite, il programma blocca l'aggiunta o l'attivazione di altri utenti. Viene visualizzato un messaggio che segnala il superamento del limite di licenza. In questo caso serve una chiave con un limite più alto.
La licenza è disponibile in due piani. Pro offre tutte le funzionalità. Standard non ha cinque moduli: Posta, cioè il client email, Automazioni, vista File, cioè il disco condiviso, cifratura dei contenuti e base di conoscenza AI. Insieme ai moduli scompaiono anche i rispettivi capitoli del manuale. La graffetta accanto al messaggio permette allora di aggiungere un file direttamente dal computer.
Nel piano Standard sono comunque disponibili gli allegati di attività, chat e note: la limitazione riguarda il disco condiviso. Sono disponibili anche le notifiche e-mail tramite SMTP. Il modulo Posta serve a ricevere e inviare corrispondenza, non a gestire queste notifiche. Il cambio di piano non elimina le caselle, le regole di automazione o i file dal database. Le automazioni vengono sospese, non eliminate. Dopo aver inserito una chiave Pro, i moduli tornano allo stato precedente alla limitazione.
Cosa ci guadagni?
Puoi pianificare chi ha bisogno di un account fin da subito e chi si unirà al lavoro nel programma in un secondo momento. Quando il team cresce, non devi chiederti se ci sarà una postazione disponibile per la persona successiva.
La spesa è prevedibile: un acquisto una tantum invece di una voce di bilancio ogni anno.
Non devi decidere sull'uso di Posta, Automazioni, disco condiviso, cifratura dei contenuti e base di conoscenza AI fin dal primo giorno. Se in seguito limiti l'accesso a questi moduli, le caselle, le regole e i file precedenti non scompariranno. Dopo il ritorno all'accesso completo non dovrai riconfigurarli.
Esempio dal lavoro quotidiano
Supponiamo che un ente abbia 24 dipendenti, ma che per ora debbano ricevere un account solo 18 di loro. Gli altri lavorano esclusivamente sul campo. L'amministratore inserisce una chiave per 18 postazioni. In seguito si aggiunge un dipendente dell'ufficio organizzazione. Quando prova ad attivare il diciannovesimo account, il programma mostra un messaggio che segnala il superamento del limite di licenza. L'amministratore inserisce una chiave con un limite più alto.
In questo esempio ipotetico, l'ente ha iniziato con il piano Standard, senza disco condiviso né client di posta. Gli uffici hanno lavorato con le attività, allegando scansioni alle attività e alle chat. In seguito decidono di gestire la corrispondenza nel programma. L'amministratore inserisce una chiave Pro. I moduli si attivano senza aggiornare l'applicazione.
Domande frequenti
La licenza è a tempo indeterminato?
Sì. La chiave della licenza perpetua non ha data di scadenza, e nella sezione Licenza nelle impostazioni avanzate il campo Valida fino a mostra allora a tempo indeterminato al posto della data.
Qual è la differenza tra i piani Standard e Pro?
Pro comprende tutte le funzionalità dell'applicazione. Standard non ha cinque moduli: Posta, cioè il client email, Automazioni, vista File, cioè il disco condiviso, cifratura dei contenuti e base di conoscenza AI. L'Assistente AI, gli allegati di attività, chat e note, nonché le notifiche email via SMTP funzionano in entrambi i piani.
Per passare a Pro è necessario reinstallare l'applicazione?
No. Dopo aver inserito la nuova chiave di licenza nelle impostazioni, le funzionalità si attivano senza aggiornare l'applicazione né riconfigurare le caselle o le automazioni.