Como é que a instituição usa o Task Manager?
Numa entidade pública, a informação sobre um processo pode estar dispersa por e-mails, discos e conversas. Um técnico sabe o prazo, as decisões com outro departamento estão na caixa de correio dele e um anexo importante está no computador de alguém que está de férias. No Task Manager, é possível anexar ficheiros a tarefas e conversas. Um utilizador comum tem acesso a uma tarefa ou conversa quando lhe é atribuída.
Para o setor público, a previsibilidade da licença também é importante. A licença é uma compra única - sem mensalidades que seja preciso prever em cada novo ano orçamental - e a chave define o número máximo de utilizadores e o plano. Não é preciso instalar uma versão separada para cada plano - o acesso aos módulos é determinado pela chave de licença. Alargar o âmbito requer apenas introduzir uma nova chave, sem atualizar a aplicação nem repetir a configuração.
O que inclui a licença e o que aparece nas definições
O administrador introduz a chave durante a instalação ou mais tarde, quando as condições da licença mudam, por exemplo o número de postos ou o plano. O respetivo estado verifica-se através do ícone da roda dentada, no separador Avançado, na secção Licença. Aí vê-se o estado (Ativa, Expirada, Sem chave, Inválida, Revogada), a versão da aplicação e o número de utilizadores ativos face ao limite. Há também a indicação sem limite de tempo no campo Válida até, o plano, o nome da empresa a quem foi emitida a chave e o número da licença. Uma nova chave cola-se no campo com a indicação Introduza o código de licença e confirma-se com o botão Ativar licença.
Cada utilizador ativo, ou seja, com a conta ativada, ocupa um posto. Quando o número de utilizadores ativos atingir o limite, o programa bloqueia a adição ou ativação de outro utilizador. É apresentada uma mensagem a indicar que o limite da licença foi ultrapassado. Nesse caso, é necessária uma chave com um limite superior.
A licença existe em dois planos. O Pro dá acesso a todas as funcionalidades. O Standard não tem cinco módulos: Correio, ou seja, o cliente de e-mail, Automação, vista Ficheiros, ou seja, o disco partilhado, encriptação de conteúdos e base de conhecimento de IA. Juntamente com os módulos desaparecem os respetivos capítulos do manual. O clipe junto à mensagem permite então adicionar um ficheiro diretamente a partir do computador.
No Standard, continuam disponíveis os anexos de tarefas, conversas e notas - a limitação diz respeito ao disco partilhado. As notificações por e-mail através de SMTP também continuam disponíveis. O módulo Correio serve para receber e enviar correspondência, não para essas notificações. A alteração do plano não elimina as caixas de correio, as receitas de automatização nem os ficheiros da base de dados. As automatizações ficam suspensas, não são eliminadas. Depois de introduzir uma chave Pro, os módulos voltam ao estado em que estavam antes da limitação.
O que ganha?
Pode planear quem precisa de uma conta agora e quem se juntará ao trabalho no programa mais tarde. À medida que a equipa cresce, não precisa de adivinhar se há postos suficientes para mais alguém.
A despesa é previsível: uma compra única em vez de uma rubrica orçamental todos os anos.
Não precisa de decidir desde o primeiro dia sobre o uso do Correio, da Automação, do disco partilhado, da encriptação de conteúdos e da base de conhecimento de IA. Se mais tarde limitar o acesso a estes módulos, as caixas de correio, receitas e ficheiros anteriores não desaparecem. Ao regressar ao âmbito completo, não precisa de os configurar novamente.
Exemplo do trabalho diário
Suponhamos que uma entidade tem 24 funcionários, mas, para já, só 18 vão ter conta. Os restantes trabalham exclusivamente no terreno. O administrador introduz uma chave para 18 postos. Mais tarde, junta-se um funcionário do departamento de organização. Ao tentar ativar a décima nona conta, o programa apresenta uma mensagem a indicar que o limite da licença foi ultrapassado. O administrador introduz uma chave com um limite superior.
Neste exemplo hipotético, a entidade começou com o plano Standard, sem disco partilhado nem cliente de e-mail. Os departamentos trabalhavam com tarefas, anexando digitalizações às tarefas e conversas. Mais tarde, decidiu-se gerir a correspondência no programa. O administrador introduz uma chave Pro. Os módulos são ativados sem atualizar a aplicação.
Perguntas mais frequentes
A licença é por tempo indeterminado?
Sim. A chave de licença vitalícia não tem data de validade, e na secção Licença, nas definições avançadas, o campo Válida até mostra então sem limite em vez de uma data.
Qual é a diferença entre os planos Standard e Pro?
O Pro inclui todas as funcionalidades da aplicação. O Standard não tem cinco módulos: Correio, ou seja, o cliente de e-mail, Automação, vista Ficheiros, ou seja, o disco partilhado, encriptação de conteúdos e base de conhecimento de IA. O Assistente de IA, os anexos de tarefas, chats e notas, bem como as notificações por e-mail via SMTP, funcionam em ambos os planos.
É necessário reinstalar a aplicação para passar para o Pro?
Não. Basta introduzir a nova chave de licença nas definições para ativar as funcionalidades, sem atualizar a aplicação nem voltar a configurar as caixas de correio ou as automatizações.