Hogyan használja az intézmény a Task Managert?
Egy közintézménynél az ügyekkel kapcsolatos információk gyakran e-mailek, meghajtók és beszélgetések között szóródnak szét. Egy ügyintéző ismeri a határidőt, egy másik osztállyal folytatott egyeztetés az ő postafiókjában van, egy fontos melléklet pedig annak a munkatársnak a számítógépén található, aki éppen szabadságon van. A Task Managerben fájlokat csatolhatsz a feladatokhoz és csevegésekhez. Egy átlagos felhasználó akkor fér hozzá egy feladathoz vagy csevegéshez, ha hozzá van rendelve.
Az intézmény számára fontos a licenc kiszámíthatósága is. A licenc egyszeri vásárlás - nincs előfizetési díj, amelyet minden következő költségvetési évben be kellene tervezni -, a kulcs pedig meghatározza a felhasználók maximális számát és a csomagot. Nem kell külön verziót telepíteni minden csomaghoz - a modulokhoz való hozzáférést a licenckulcs határozza meg. A terjedelem bővítéséhez elég egy új kulcsot megadni, alkalmazásfrissítés és újrakonfigurálás nélkül.
Mit tartalmaz a licenc, és mi látható a beállításokban?
A rendszergazda a kulcsot a telepítés során vagy később adja meg, amikor változnak a licenc feltételei, például a férőhelyek száma vagy a csomag. Az állapotát a fogaskerék ikonon keresztül, a Haladó fülön, a Licenc szekcióban ellenőrizheti. Itt látható az állapot (Aktív, Lejárt, Nincs kulcs, Érvénytelen, Visszavonva), az alkalmazás verziója és az aktív felhasználók száma a limithez viszonyítva. Van egy határozatlan idejű bejegyzés is az Érvényes eddig mezőben, valamint a csomag, a cég neve, amelyre a kulcsot kiállították, és a licencszám. Az új kulcsot a Add meg a licenckódot feliratú mezőbe kell beilleszteni, majd a Licenc aktiválása gombbal jóváhagyni.
Egy munkaállomást egy aktív felhasználó foglal el, vagyis olyan, aki aktiválta a fiókját. Ha az ilyen felhasználók száma eléri a korlátot, a program megakadályozza további felhasználók hozzáadását vagy aktiválását. A licenckorlát túllépéséről szóló üzenet jelenik meg. Ilyenkor nagyobb keretű kulcsra van szükség.
A licenc két csomagban érhető el. A Pro minden funkciót biztosít. A Standardban nincs meg öt modul: a Levelezés, azaz az e-mail kliens, az Automatizálások, a Fájlok nézet, azaz a közös meghajtó, a tartalom titkosítása és a Vállalati tudásbázis. A modulokkal együtt eltűnnek az útmutató hozzájuk tartozó fejezetei is. Ilyenkor az üzenet melletti gemkapocs teszi lehetővé, hogy fájlt közvetlenül a számítógépről adj hozzá.
A Standard csomagban továbbra is csatolhatsz fájlokat feladatokhoz, csevegésekhez és jegyzetekhez - a korlátozás csak a közös meghajtóra vonatkozik. Az SMTP-n keresztüli e-mail-értesítések is működnek. A Levelezés modul levelek fogadására és küldésére szolgál, nem ezekre az értesítésekre. A csomagváltás nem törli a postafiókokat, az automatizálási szabályokat vagy az adatbázisban tárolt fájlokat. Az automatizálások szünetelnek, nem törlődnek. A Pro-kulcs megadása után a modulok a korlátozás előtti állapotukban állnak vissza.
Mit nyersz vele?
Előre megtervezheted, hogy kinek van most szüksége fiókra, és ki csatlakozik később a programban végzett munkához. Ha bővül a csapat, nem kell találgatnod, hogy jut-e munkaállomás a következő munkatársnak.
A kiadás kiszámítható: egyszeri vásárlás az évenkénti költségvetési tétel helyett.
Nem kell az első naptól döntened a Levelezés, az Automatizálások, a közös meghajtó, a tartalom titkosítása és a Vállalati tudásbázis használatáról. Ha később korlátozod a hozzáférést ezekhez a modulokhoz, a korábbi postafiókok, automatizálási szabályok és fájlok nem tűnnek el. A teljes körű hozzáférés visszaállítása után nem kell újra beállítanod őket.
Példa a mindennapi munkából
Tegyük fel, hogy az intézmény 24 embert foglalkoztat, de egyelőre csak 18-an kapnak fiókot. A többiek kizárólag terepen dolgoznak. Az adminisztrátor 18 munkaállomásra szóló kulcsot ad meg. Később csatlakozik a szervezési osztály egyik munkatársa. A tizenkilencedik fiók aktiválásakor a program a licenckorlát túllépéséről szóló üzenetet jelenít meg. Az adminisztrátor nagyobb keretű kulcsot ad meg.
Ebben a hipotetikus példában az intézmény Standard csomaggal kezdett, közös meghajtó és levelezőkliens nélkül. Az osztályok feladatokkal dolgoztak, a szkennelt dokumentumokat pedig feladatokhoz és csevegésekhez csatolták. Később úgy döntöttek, hogy a levelezést is a programban kezelik. Az adminisztrátor megadja a Pro-kulcsot. A modulok az alkalmazás frissítése nélkül aktiválódnak.
Gyakori kérdések
Örökös a licenc?
Igen. Az örökös licenc kulcsának nincs lejárati dátuma, és a speciális beállítások Licenc szakaszában a Érvényes eddig mező ilyenkor dátum helyett örökös feliratot mutat.
Miben különbözik a Standard és a Pro csomag?
A Pro az alkalmazás összes funkcióját tartalmazza. A Standardban nincs meg öt modul: a Levelezés, azaz az e-mail kliens, az Automatizálások, a Fájlok nézet, azaz a közös meghajtó, a tartalom titkosítása és a Vállalati tudásbázis. Az AI-asszisztens, a feladatok, csevegések és jegyzetek mellékletei, valamint az SMTP-n keresztüli e-mail értesítések mindkét csomagban működnek.
A Pro csomagra váltáshoz újra kell telepíteni a programot?
Nem. Miután megadod az új licenckulcsot a beállításokban, a funkciók az alkalmazás frissítése és a postafiókok vagy automatizálások újbóli beállítása nélkül aktiválódnak.