Miten organisaatio käyttää Task Manageria?
Julkisen sektorin organisaatiossa tieto asiasta voi olla hajallaan sähköposteissa, levyillä ja keskusteluissa. Yksi virkailija tietää määräajan, toisen osaston kanssa tehdyt sopimukset ovat hänen postilaatikossaan, ja tärkeä liite on juuri lomalle jääneen henkilön tietokoneella. Task Managerissa tiedostoja voi liittää tehtäviin ja keskusteluihin. Tavallinen käyttäjä pääsee tehtävään tai keskusteluun, jos hänet on liitetty siihen.
Julkisyhteisölle tärkeää on myös lisenssin ennustettavuus. Lisenssi on kertaostos - ei kuukausittaisia tai vuosittaisia maksuja, jotka pitäisi suunnitella joka budjettivuodelle - ja avain määrittää käyttäjien enimmäismäärän ja suunnitelman. Jokaiselle suunnitelmalle ei tarvitse asentaa erillistä versiota - moduulien käyttöoikeudesta päättää lisenssiavain. Laajuuden kasvattaminen edellyttää vain uuden avaimen syöttämistä, ilman sovelluksen päivitystä ja uudelleenkonfigurointia.
Mitä lisenssi sisältää ja mitä asetuksissa näkyy
Pääkäyttäjä syöttää avaimen asennuksen yhteydessä tai myöhemmin, kun lisenssin ehdot muuttuvat, esimerkiksi käyttäjämäärä tai suunnitelma. Sen tilan voi tarkistaa hammasratas-kuvakkeesta, välilehdeltä Lisäasetukset, osiosta Lisenssi. Siellä näkyy tila (Aktiivinen, Vanhentunut, Avain puuttuu, Virheellinen, Peruutettu), sovelluksen versio ja aktiivisten käyttäjien määrä suhteessa rajaan. Siellä on myös merkintä toistaiseksi voimassa kentässä Voimassa asti, suunnitelma, yrityksen nimi, jolle avain on myönnetty, sekä lisenssinumero. Uusi avain liitetään kenttään, jossa on vihje Syötä lisenssikoodi, ja vahvistetaan painikkeella Aktivoi lisenssi.
Käyttäjä käyttää paikkaa, kun hänen tilinsä on aktiivinen eli aktivoitu. Kun tällaisten käyttäjien määrä saavuttaa enimmäismäärän, ohjelma estää uuden käyttäjän lisäämisen tai aktivoinnin. Näyttöön tulee ilmoitus lisenssin enimmäismäärän ylittymisestä. Tällöin tarvitaan avain, jossa enimmäismäärä on suurempi.
Lisenssi on saatavana kahtena pakettina. Pro antaa kaikki ominaisuudet. Standardista puuttuu viisi moduulia: Sähköposti eli sähköpostiohjelma, Automaatiot, Tiedostot-näkymä eli yhteinen levy, sisällön salaus ja tekoälyn tietopankki. Moduulien mukana katoavat myös niiden ohjekirjan luvut. Viestin yhteydessä oleva paperiliittimen kuvake mahdollistaa tällöin tiedoston lisäämisen suoraan tietokoneelta.
Standard-paketissa tehtävien, keskustelujen ja muistiinpanojen liitteet toimivat edelleen - rajoitus koskee yhteistä levyä. Myös SMTP:n kautta lähetettävät sähköposti-ilmoitukset toimivat. Sähköposti-moduulilla vastaanotetaan ja lähetetään viestejä, eikä sitä käytetä näihin ilmoituksiin. Paketin vaihtaminen ei poista postilaatikoita, automaatiosääntöjä tai tietokannassa olevia tiedostoja. Automaatiot keskeytetään, mutta niitä ei poisteta. Kun annat Pro-avaimen, moduulit palautuvat ennalleen.
Mitä hyödyt?
Voit suunnitella, ketkä tarvitsevat tilin heti ja ketkä liittyvät ohjelman käyttöön myöhemmin. Kun työntekijöitä tulee lisää, sinun ei tarvitse arvailla, riittääkö seuraavalle henkilölle vapaa paikka.
Kulu on ennustettava: kertaostos vuosittaisen budjettierän sijaan.
Sinun ei tarvitse päättää Sähköpostin, Automaatioiden, yhteisen levyn, sisällön salauksen ja tekoälyn tietopankin käytöstä heti ensimmäisestä päivästä. Jos myöhemmin rajoitat pääsyä näihin moduuleihin, aiemmat postilaatikot, säännöt ja tiedostot eivät katoa. Kun palaat täyteen laajuuteen, et joudu konfiguroimaan niitä uudelleen.
Esimerkki arjen työstä
Oletetaan, että organisaatiossa työskentelee 24 henkilöä, mutta tilin saa toistaiseksi vain 18 heistä. Muut työskentelevät pelkästään kentällä. Järjestelmänvalvoja antaa avaimen 18 paikalle. Myöhemmin organisaatio-osastolle tulee uusi työntekijä. Kun yhdeksättätoista tiliä yritetään aktivoida, ohjelma ilmoittaa lisenssin enimmäismäärän ylittymisestä. Järjestelmänvalvoja antaa avaimen, jossa enimmäismäärä on suurempi.
Tässä kuvitteellisessa esimerkissä organisaatio aloitti Standard-paketilla, jossa ei ollut yhteistä levyä eikä sähköpostiohjelmaa. Osastot työskentelivät tehtävien parissa ja liittivät skannauksia tehtäviin ja keskusteluihin. Myöhemmin päätettiin hoitaa kirjeenvaihto ohjelmassa. Järjestelmänvalvoja antaa Pro-avaimen. Moduulit otetaan käyttöön ilman sovelluksen päivittämistä.
Usein kysytyt kysymykset
Onko lisenssi pysyvä?
Kyllä. Pysyvän lisenssin avaimella ei ole voimassaolopäivää, ja lisäasetusten Lisenssi-osiossa kenttä Voimassa asti näyttää silloin toistaiseksi päivämäärän sijaan.
Miten Standard- ja Pro-paketit eroavat toisistaan?
Pro kattaa kaikki sovelluksen ominaisuudet. Standardista puuttuu viisi moduulia: Sähköposti eli sähköpostiohjelma, Automaatiot, Tiedostot-näkymä eli yhteinen levy, sisällön salaus ja tekoälyn tietopankki. AI-avustaja, tehtävien, keskustelujen ja muistiinpanojen liitteet sekä SMTP:n kautta lähetettävät sähköposti-ilmoitukset toimivat molemmissa paketeissa.
Edellyttääkö Pro-pakettiin siirtyminen uudelleenasennusta?
Ei. Kun annat uuden lisenssiavaimen asetuksissa, ominaisuudet otetaan käyttöön ilman sovelluksen päivittämistä tai postilaatikoiden tai automaatioiden uudelleenmääritystä.