Worin besteht das Problem einer ratenden KI?
Sie fragen das Modell nach einem Verfahren, das vor zwei Jahren in Ihrem Unternehmen festgelegt wurde. Sie erhalten eine schlüssige Antwort, aber nicht Ihre eigene. Ohne Zugriff auf die Unternehmensnotizen kann die Antwort glaubwürdig klingen, obwohl sie nicht auf Ihren Vereinbarungen beruht. Allein am Ton lässt sich Wissen nur schwer von Vermutungen unterscheiden.
Im Task Manager geben Sie vor der Frage die Quellen für die Antwort an: Aufgaben, einen Chat mit dem Kunden, eine Notiz mit einer Prozedur, einen Ordner aus den Dateien oder den Kalender. Wenn es mehr Material gibt, als das Modell auf einmal verarbeiten kann, teilt der Assistent mit, was er nicht berücksichtigt hat. Zuerst lässt er allgemeine Bereiche aus. Ausdrücklich angegebene Aufgaben bleiben erhalten. So wissen Sie, wo der Umfang der Antwort endet. In der Variante Pro greift der Assistent zusätzlich auf die Wissensdatenbank des gesamten Unternehmens zu, die das Programm im Hintergrund aufbaut.
Woher bezieht der Assistent seine Antworten?
Über dem Gespräch befindet sich die Schaltfläche Quellen. Sie navigieren im Auswahlfenster wie in Dateien: vom Arbeitsbereich über Aufgaben und Chats bis zum Thread und seinen Ordnern. Durch Klicken auf eine Zeile wählen Sie eine Quelle aus, der Pfeil führt eine Ebene tiefer. Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Chat auswählen, berücksichtigt der Assistent auch die dazugehörigen Dateien - sowohl aus Nachrichten als auch aus dem Modul Dateien. Neben dem Namen des Threads sehen Sie die Anzahl dieser Dateien.
Unter der Quellenliste zeigt ein Auslastungsbalken, wie viel des ausgewählten Wissens berücksichtigt werden konnte. Eine lange Notiz müssen Sie nicht aufteilen: Der Assistent liest sie abschnittsweise und ruft bei Bedarf weitere Abschnitte ab. Eine als Wissensquelle ausgewählte Datei wird bis zu 300 000 Zeichen gelesen, in Abschnitten von jeweils etwa 24 000 Zeichen.
Eine gesonderte Absicherung betrifft Aktionen. Wenn Sie um das Setzen einer Erinnerung oder das Anlegen einer Aufgabe bitten und die Antwort des Assistenten behauptet, dies erledigt zu haben, prüft das Programm, ob die Aktion tatsächlich ausgeführt wurde. Ist das nicht der Fall, erscheint unter der Antwort ein gelber Block „Richtigstellung“. Daraus erfahren Sie, was passiert ist und mit welcher Formulierung Sie die Aktion ausführen lassen können. Das prüft das Programm selbst nach festen Regeln, nicht ein zweites KI-Modell, das sich genauso irren könnte wie das erste.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen nicht jede Antwort von Anfang an überprüfen. Wenn Sie wissen, welche Notiz und welchen Thread der Assistent verwendet hat, können Sie die konkreten Vereinbarungen nachlesen, statt den ganzen Vorgang aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
Neue Teammitglieder müssen nicht mehrere Kollegen nach unterschiedlichen Versionen desselben Verfahrens fragen. Sie können sich auf das stützen, was jemand schriftlich festgehalten hat. Wenn sie die Vereinbarung in den verfügbaren Materialien nicht finden, können sie bei der Person nachfragen, die sie festgehalten hat, statt eine Vermutung als Unternehmensregel anzunehmen.
Sie gehen auch nicht davon aus, dass eine Erinnerung existiert, nur weil der Assistent geschrieben hat, er habe sie eingerichtet. Wenn die Aktion nicht ausgeführt wurde, sehen Sie eine Korrektur, bevor Sie sich darauf verlassen.
Steuerberatungskanzlei, zweite Januarhälfte
Ein Kunde ruft mit einer Frage zur Änderung seiner Besteuerungsform an. Den Anruf nimmt eine Person entgegen, die seit einem Monat in der Kanzlei arbeitet. Sie weiß, dass die Vereinbarungen irgendwo im Chat mit dem Kunden, in einer Notiz zum Gespräch vom Vorjahr und in einem Schreiben in einer DOCX-Datei liegen, die zur Aufgabe hinzugefügt wurde.
Sie wählt drei Quellen aus: den Thread mit dem Kunden, die Notiz mit dem Verfahren und einen Ordner unter Dateien. Mit dem Thread werden auch das beigefügte Schreiben in der DOCX-Datei und weitere angehängte Dateien berücksichtigt. Sie fragt, was vereinbart wurde und welche Frist gilt. Bevor sie dem Kunden antwortet, kann sie die Antwort mit der Notiz und dem Schreiben abgleichen. Findet sie darin keine Frist, muss sie diese noch mit der Steuerberaterin klären.
Häufig gestellte Fragen
Gelangen die Inhalte meiner Dokumente an den KI-Anbieter?
Ja. Der Inhalt der ausgewählten Quelle wird an einen externen KI-Anbieter übermittelt, damit das Modell darauf basierend antworten kann. Der Administrator legt den Anbieter und den API-Schlüssel unter Einstellungen → KI fest. Zur Auswahl stehen OpenAI, Gemini, Claude und Grok.
Kann der Assistent Dokumente sehen, auf die ich keinen Zugriff habe?
Nein. Der Assistent berücksichtigt nur Materialien, auf die Sie Zugriff haben. Eine Quelle, auf die Sie keinen Zugriff mehr haben, wird bei der nächsten Frage ausgelassen. Der Administrator hat Zugriff auf alle Aufgaben und Chats, kann aber die private Notiz eines anderen Benutzers nicht sehen, solange sie nicht für ihn freigegeben wurde.
Kann ich meine eigene E-Mail als Quelle verwenden?
Ja, wenn der Administrator diese Möglichkeit unter Einstellungen → KI aktiviert. Standardmäßig ist sie deaktiviert. Nach der Aktivierung kann jeder ausschließlich die eigenen Postfächer auswählen. Auch der Administrator kann nicht auf die E-Mails anderer zugreifen.
Was wird der Assistent auf keinen Fall lesen?
Der Assistent liest weder ältere DOC-Dateien im Binärformat noch PDF-Scans ohne Textebene, da keine OCR verfügbar ist. Anhänge aus Nachrichten liest er bis zu einer Textmenge von etwa 50 KB. Ist der Text länger, sieht er nur den Anfang.