Quel est le problème d'une IA qui devine ?
Vous demandez au modèle quelle est la procédure établie dans votre entreprise il y a deux ans. Vous obtenez une réponse cohérente, mais qui ne correspond pas à vos pratiques. Sans accès aux notes de l’entreprise, la réponse peut sembler fiable sans reposer sur vos décisions. Le ton seul ne permet pas de distinguer les connaissances des suppositions.
Dans Task Manager, avant de poser une question, vous indiquez les sources de la réponse : tâches, discussion avec un client, note contenant une procédure, dossier de Fichiers ou calendrier. Si les éléments sont trop nombreux pour que le modèle les traite en une fois, l'assistant vous informe de ce qu'il n'a pas pris en compte. Il écarte d'abord les périmètres généraux. Les tâches indiquées explicitement sont conservées. Vous savez ainsi où s'arrête le périmètre de la réponse. Dans la version Pro, l'assistant puise aussi dans la base de connaissances de toute l'entreprise, que le programme construit en arrière-plan.
D’où l’assistant tire-t-il ses réponses ?
Au-dessus de la conversation se trouve le bouton Sources. Parcourez la fenêtre de sélection comme les Fichiers : de l’Espace de travail aux tâches et aux discussions, puis au fil de discussion et à ses dossiers. Cliquez sur une ligne pour sélectionner une source, et sur la flèche pour passer au niveau inférieur. Lorsque vous sélectionnez une tâche ou une discussion, l’assistant prend également en compte les fichiers qui y ont été ajoutés - dans les messages comme dans le module Fichiers. Le nombre de ces fichiers apparaît à côté du nom du fil de discussion.
Sous la liste des sources, la barre de capacité indique quelle quantité des informations sélectionnées a pu être prise en compte. Vous n’avez pas besoin de découper une longue note : l’assistant la lit par parties et récupère la suite si nécessaire. Un fichier sélectionné comme source de connaissances est lu jusqu’à 300 000 caractères, par portions d’environ 24 000 caractères.
Une protection distincte concerne les actions. Lorsque vous demandez de définir un rappel ou de créer une tâche, et que la réponse de l’assistant affirme l’avoir fait, le programme vérifie que cette action a bien été effectuée. Si ce n’est pas le cas, un bloc jaune « Rectification » apparaît sous la réponse. Il vous indique ce qui s’est passé et quelle formule utiliser pour demander l’exécution de l’action. Cette vérification est effectuée par le programme lui-même selon des règles fixes, et non par un second modèle d’IA qui pourrait se tromper de la même façon que le premier.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de vérifier chaque réponse depuis le début. Lorsque vous savez quelle note et quel fil de discussion l’assistant a utilisés, vous pouvez revenir aux décisions concernées au lieu de reconstituer toute l’affaire de mémoire.
Une nouvelle personne dans l’équipe n’a pas besoin d’interroger plusieurs collègues pour obtenir différentes versions d’une même procédure. Elle peut s’appuyer sur ce qui a été consigné. Si elle ne trouve pas la décision dans les documents disponibles, elle peut la vérifier auprès de la personne qui l’a consignée, plutôt que de prendre une supposition pour une règle de l’entreprise.
Vous ne partez pas non plus du principe qu’un rappel existe simplement parce que l’assistant a écrit qu’il l’avait défini. Si l’action n’a pas été effectuée, vous voyez une rectification avant de vous y fier.
Cabinet comptable, deuxième quinzaine de janvier
Un client appelle pour poser une question sur un changement de régime fiscal. C’est une personne qui travaille au cabinet depuis un mois qui décroche. Elle sait que les décisions prises se trouvent quelque part entre la discussion avec le client, la note d’un échange de l’année précédente et une lettre au format DOCX jointe à une tâche.
Elle sélectionne trois sources : le fil de discussion du client, la note sur la procédure et le dossier de Fichiers. La sélection du fil inclut aussi la lettre DOCX qui y est jointe. Elle demande quelles décisions ont été prises et quelle est l’échéance. Avant de transmettre la réponse au client, elle peut la comparer à la note et à la lettre. Si elle n’y trouve pas l’échéance, elle doit encore la vérifier auprès de la comptable.
Questions fréquentes
Le contenu de mes documents est-il transmis au fournisseur d’IA ?
Oui. Le contenu de la source sélectionnée est transmis à un fournisseur d’IA externe afin que le modèle puisse y trouver les éléments nécessaires pour répondre. L’administrateur configure le fournisseur et la clé API dans Paramètres → IA. Il peut choisir OpenAI, Gemini, Claude ou Grok.
L’assistant peut-il consulter des documents auxquels je n’ai pas accès ?
Non. L’assistant ne prend en compte que les documents auxquels vous avez accès. Une source à laquelle vous perdez l’accès sera ignorée lors de votre prochaine question. L’administrateur a accès à toutes les tâches et discussions, mais ne peut pas consulter la note privée d’un autre utilisateur tant que celui-ci ne l’a pas partagée avec lui.
Puis-je utiliser ma propre messagerie comme source ?
Oui, si l’administrateur active cette option dans Paramètres → IA. Elle est désactivée par défaut. Une fois activée, chacun peut sélectionner uniquement ses propres boîtes mail. L’administrateur ne peut pas non plus sélectionner la messagerie d’une autre personne.
Que l’assistant ne lira-t-il certainement pas ?
L’assistant ne lira pas les anciens fichiers DOC au format binaire ni les PDF scannés sans couche de texte, car il ne dispose pas de l’OCR. Pour une pièce jointe à un message, il lit environ 50 Ko de texte. Si elle est plus longue, il n’en voit que le début.