Vad är problemet med en AI som gissar?
Du frågar modellen om en rutin som ditt företag fastställde för två år sedan. Du får ett sammanhängande svar, men inte ert svar. Utan tillgång till företagets anteckningar kan svaret låta trovärdigt, trots att det inte bygger på era överenskommelser. Det är svårt att skilja kunskap från gissningar enbart utifrån tonen.
I Task Manager anger du källorna för svaret innan du ställer frågan: uppgifter, chatt med kund, anteckning med en rutin, mapp i Filer eller kalender. Om det finns mer material än modellen kan ta emot på en gång meddelar assistenten vad som inte togs med. Först utesluts allmänna omfång. Uppgifter som anges uttryckligen finns kvar. På så sätt vet du var svarets omfattning slutar. I Pro-varianten använder assistenten även företagets samlade kunskapsbas, som programmet bygger upp i bakgrunden.
Var hämtar assistenten sina svar?
Ovanför konversationen finns knappen Källor. Du bläddrar i urvalsfönstret på samma sätt som i Filer: från arbetsytan vidare till uppgifter och chattar, sedan till en tråd och dess mappar. Klicka på en rad för att välja en källa, och använd pilen för att gå en nivå djupare. När du väljer en uppgift eller chatt tar assistenten också hänsyn till filer som lagts till där - både från meddelanden och från modulen Filer. Antalet filer visas bredvid trådens namn.
Under källistan visar användningsindikatorn hur mycket av den valda informationen som har fått plats. Du behöver inte dela upp en lång anteckning: assistenten läser den i delar och hämtar fler vid behov. En fil som valts som kunskapskälla läses upp till 300 000 tecken, i delar på cirka 24 000 tecken.
Ett separat skydd gäller åtgärder. När du ber om att en påminnelse ska ställas in eller en uppgift ska skapas, och assistentens svar hävdar att det är gjort, kontrollerar programmet om åtgärden verkligen utfördes. Om inte visas en gul ruta med texten ”Rättelse” under svaret. Där får du veta vad som hänt och vilken fras du ska använda för att be om att åtgärden utförs. Det är programmet självt som kontrollerar detta enligt fasta regler, inte en andra AI-modell som skulle kunna göra samma misstag som den första.
Vad vinner du?
Du behöver inte kontrollera varje svar från början. När du vet vilken anteckning och vilken tråd assistenten använde kan du gå tillbaka till de specifika överenskommelserna i stället för att försöka minnas hela ärendet.
En ny person i teamet behöver inte fråga flera kollegor om olika versioner av samma rutin. Hen kan utgå från det som någon har skrivit ner. Om hen inte hittar överenskommelsen i det tillgängliga materialet kan hen kontrollera den med personen som skrev ner den, i stället för att ta en gissning för en företagsregel.
Du behöver inte heller anta att en påminnelse finns bara för att assistenten skrev att den hade ställt in den. Om åtgärden inte har utförts ser du en rättelse innan du förlitar dig på den.
Redovisningsbyrå, andra halvan av januari
En kund ringer och frågar om en ändring av skatteform. Personen som svarar har arbetat på byrån i en månad. Hen vet att överenskommelsen finns någonstans mellan chatten med kunden, en anteckning från förra årets samtal och ett brev i en DOCX-fil som lagts till i uppgiften.
Hen väljer tre källor: kundens tråd, anteckningen om rutinen och en mapp i Filer. När hen väljer tråden ingår också brevet i DOCX-filen som bifogats till den. Hen frågar vad som avtalades och vilken tidsfrist som gäller. Innan hen ger kunden svaret kan hen jämföra det med anteckningen och brevet. Om tidsfristen inte finns där behöver hen fortfarande stämma av den med redovisningskonsulten.
Vanliga frågor
Skickas innehållet i mina dokument till AI-leverantören?
Ja. Innehållet i den valda källan skickas till en extern AI-leverantör så att modellen kan svara utifrån det. Administratören väljer leverantör och API-nyckel under Inställningar → AI. Du kan välja mellan OpenAI, Gemini, Claude och Grok.
Kan assistenten se dokument som jag inte har åtkomst till?
Nej. Assistenten tar hänsyn till material som du har åtkomst till. En källa som du förlorar åtkomsten till utelämnas vid nästa fråga. Administratören har åtkomst till alla uppgifter och chattar, men kan inte se en annan användares privata anteckning om den inte har delats med administratören.
Kan jag använda min egen e-post som källa?
Ja, om administratören aktiverar den möjligheten under Inställningar → AI. Den är avstängd som standard. När den har aktiverats kan var och en bara välja sina egna inkorgar. Inte heller administratören kan välja någon annans e-post.
Vad kan assistenten definitivt inte läsa?
Assistenten kan inte läsa äldre DOC-filer i binärt format eller PDF-filer som är skannade och saknar textlager, eftersom den inte har OCR. Den kan läsa upp till cirka 50 KB text från en bilaga i ett meddelande. Om bilagan är längre ser den bara början.