¿En qué consiste el problema de la IA que adivina?
Preguntas por un procedimiento acordado en tu empresa hace dos años. Recibes una respuesta coherente, pero que no refleja vuestros acuerdos. Sin acceso a las notas de la empresa, la respuesta puede parecer convincente aunque no se base en lo que habéis acordado. Por el tono es difícil distinguir el conocimiento de una suposición.
En Task Manager, antes de hacer la pregunta indicas las fuentes de la respuesta: tareas, el chat con el cliente, una nota con el procedimiento, una carpeta de Archivos o el calendario. Si hay más material del que el modelo puede asumir de una vez, el asistente te informa de qué ha quedado fuera. Primero omite los ámbitos generales. Las tareas indicadas de forma explícita se mantienen. Así sabes dónde termina el alcance de la respuesta. En la variante Pro, el asistente también recurre a la base de conocimiento de toda la empresa, que el programa construye en segundo plano.
¿De dónde obtiene las respuestas el asistente?
Encima de la conversación hay un botón Fuentes. La ventana de selección se navega como Archivos: desde el Espacio de trabajo hasta las tareas y los chats, y luego hasta el hilo y sus carpetas. Al hacer clic en una fila, seleccionas una fuente; la flecha te lleva un nivel más abajo. Si seleccionas una tarea o un chat, el asistente también tendrá en cuenta los archivos que se hayan añadido, tanto los adjuntos a los mensajes como los incorporados en el módulo Archivos. Junto al nombre del hilo verás cuántos archivos contiene.
Debajo de la lista de fuentes, la barra de uso muestra cuánto del conocimiento seleccionado se ha podido incluir. No hace falta dividir una nota larga: el asistente la lee por partes y, si es necesario, recupera más. Un archivo seleccionado como fuente de conocimiento se lee hasta un máximo de 300 000 caracteres, en fragmentos de unos 24 000.
Una protección aparte se aplica a las acciones. Cuando pides que se fije un recordatorio o se cree una tarea, y la respuesta del asistente afirma que lo ha hecho, el programa comprueba si esa acción se ha ejecutado realmente. Si no es así, debajo de la respuesta aparece un bloque amarillo de «Rectificación». Ahí te enteras de qué ha pasado y con qué frase pedir que se realice la acción. Esto lo comprueba el propio programa según reglas fijas, no un segundo modelo de IA que podría equivocarse igual que el primero.
¿Qué ganas?
No hace falta que compruebes cada respuesta desde el principio. Si sabes qué nota y qué hilo ha utilizado el asistente, puedes volver a los acuerdos concretos en lugar de reconstruir todo el asunto de memoria.
Una persona nueva en el equipo no tiene que preguntar a varios compañeros por las distintas versiones de un mismo procedimiento. Puede basarse en lo que alguien dejó por escrito. Si no encuentra el acuerdo en los materiales disponibles, puede consultarlo con la persona que lo redactó en lugar de dar por buena una suposición como norma de la empresa.
Tampoco das por hecho que existe un recordatorio solo porque el asistente haya dicho que lo ha configurado. Si la acción no se ha realizado, ves una rectificación antes de confiar en ella.
Asesoría contable, segunda quincena de enero
Un cliente llama para preguntar por un cambio de régimen fiscal. Le atiende una persona que lleva un mes en la asesoría. Sabe que el acuerdo está en algún lugar entre el chat con el cliente, una nota de la conversación del año pasado y una carta en un archivo DOCX adjunto a una tarea.
Selecciona tres fuentes: el hilo del cliente, la nota con el procedimiento y una carpeta de Archivos. Al seleccionar el hilo, también se incluye la carta adjunta en formato DOCX. Pregunta qué se acordó y cuál es la fecha límite. Antes de responder al cliente, puede contrastar la respuesta con la nota y la carta. Si no encuentra allí la fecha límite, tendrá que confirmarla con la persona responsable de contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Se envía al proveedor de IA el contenido de mis documentos?
Sí. El contenido de la fuente seleccionada se envía a un proveedor externo de IA para que el modelo pueda responder basándose en él. El administrador configura el proveedor y la clave de API en Ajustes → IA. Puede elegir entre OpenAI, Gemini, Claude o Grok.
¿El asistente verá documentos a los que no tengo acceso?
No. El asistente tiene en cuenta los materiales a los que tienes acceso. Si pierdes el acceso a una fuente, no se incluirá en la siguiente consulta. El administrador tiene acceso a todas las tareas y chats, pero no verá la nota privada de otro usuario a menos que se comparta con él.
¿Puedo utilizar mi propio correo como fuente?
Sí, si el administrador activa esta opción en Ajustes → IA. Está desactivada por defecto. Una vez activada, cada usuario solo puede seleccionar sus propios buzones. Ni siquiera el administrador puede seleccionar el correo de otra persona.
¿Qué es lo que el asistente no podrá leer?
El asistente no podrá leer archivos DOC antiguos en formato binario ni archivos PDF escaneados sin capa de texto, porque no dispone de OCR. Puede leer hasta unos 50 KB de texto de los archivos adjuntos a los mensajes. Si son más largos, solo verá el principio.