Qual é o problema de uma IA que adivinha?
Pergunta ao modelo sobre um procedimento definido na tua empresa há dois anos. Recebes uma resposta coerente, mas que não corresponde ao que foi acordado. Sem acesso às notas da empresa, a resposta pode parecer credível, apesar de não se basear no que foi decidido. Só pelo tom, é difícil distinguir conhecimento de suposição.
No Task Manager, antes de fazer a pergunta, indica as fontes da resposta: tarefas, chat com o cliente, nota com o procedimento, pasta de Documentos ou calendário. Se houver mais materiais do que o modelo consegue processar de uma vez, o assistente informa o que não foi considerado. Primeiro omite os âmbitos gerais. As tarefas indicadas explicitamente permanecem. Assim sabe onde termina o âmbito da resposta. Na versão Pro, o assistente também recorre à base de conhecimento de toda a empresa, que o programa constrói em segundo plano.
De onde vem a resposta do assistente?
Acima da conversa encontra-se o botão Fontes. Navegas pela janela de seleção como em Ficheiros: desde o workspace, passando pelas tarefas e conversas, até ao tópico e às respetivas pastas. Clicar numa linha seleciona a fonte e a seta leva-te um nível mais abaixo. Quando selecionas uma tarefa ou conversa, o assistente também tem em conta os ficheiros aí carregados - tanto os das mensagens como os adicionados no módulo Ficheiros. Junto ao nome do tópico, vês o número desses ficheiros.
Por baixo da lista de fontes, uma barra de utilização mostra quanta informação selecionada coube. Não tens de dividir uma nota longa: o assistente lê-a por partes e, se necessário, obtém as seguintes. Um ficheiro selecionado como fonte de informação é lido até 300 000 caracteres, em partes de cerca de 24 000.
Existe uma proteção separada para as ações. Quando pede para definir um lembrete ou criar uma tarefa, e a resposta do assistente afirma que o fez, o programa verifica se essa ação foi realmente executada. Se não foi, aparece por baixo da resposta um bloco amarelo «Correção». Nele fica a saber o que aconteceu e com que frase pedir a execução da ação. Esta verificação é feita pelo próprio programa, segundo regras fixas, e não por um segundo modelo de IA, que poderia enganar-se tal como o primeiro.
O que ganha?
Não tens de verificar cada resposta desde o início. Quando sabes que nota e que tópico o assistente utilizou, podes voltar aos acordos específicos em vez de reconstruir todo o caso de memória.
Uma pessoa nova na equipa não precisa de perguntar a vários colegas por diferentes versões do mesmo procedimento. Pode basear-se naquilo que alguém registou. Se não encontrar o acordo nos materiais disponíveis, pode confirmá-lo com a pessoa que o registou, em vez de tomar uma suposição por regra da empresa.
Também não assumes que um lembrete existe só porque o assistente escreveu que o definiu. Se a ação não foi executada, vês uma correção antes de confiares nela.
Gabinete de contabilidade, segunda metade de janeiro
Um cliente liga para perguntar sobre a alteração do regime fiscal. Atende uma pessoa que trabalha no gabinete há um mês. Sabe que os acordos estão algures entre a conversa com o cliente, a nota da conversa do ano passado e uma carta num ficheiro DOCX anexado à tarefa.
Seleciona três fontes: o tópico do cliente, a nota sobre o procedimento e uma pasta de Documentos. Selecionar o tópico inclui também a carta em DOCX anexada. Pergunta o que foi acordado e qual é o prazo. Antes de transmitir a resposta ao cliente, pode compará-la com a nota e a carta. Se não encontrar o prazo nesses documentos, ainda tem de o confirmar com a contabilista.
Perguntas mais frequentes
O conteúdo dos meus documentos é enviado para o fornecedor de IA?
Sim. O conteúdo da fonte selecionada é enviado para um fornecedor de IA externo, para que o modelo possa responder com base nele. O administrador define o fornecedor e a chave API em Definições → IA. Pode escolher entre OpenAI, Gemini, Claude ou Grok.
O assistente consegue ver documentos a que não tenho acesso?
Não. O assistente tem em conta os materiais a que tem acesso. Uma fonte a que deixe de ter acesso será ignorada na pergunta seguinte. O administrador tem acesso a todas as tarefas e conversas, mas não consegue ver a nota privada de outro utilizador enquanto esta não lhe for partilhada.
Posso usar o meu próprio e-mail como fonte?
Sim, se o administrador ativar esta opção em Definições → IA. Está desativada por predefinição. Depois de ativada, cada pessoa só pode selecionar as suas próprias caixas de correio. Nem o administrador pode selecionar o e-mail de outra pessoa.
O que é que o assistente não consegue ler?
O assistente não consegue ler ficheiros DOC antigos em formato binário nem PDFs que sejam digitalizações sem camada de texto, porque não tem OCR. Consegue ler até cerca de 50 KB de texto de um anexo de uma mensagem. Se for mais longo, só vê o início.