In cosa consiste il problema di un'AI che indovina?
Chiedi al modello una procedura definita nella tua azienda due anni fa. Ricevi una risposta coerente, ma che non corrisponde alle vostre indicazioni. Senza accesso alle note aziendali, la risposta può sembrare attendibile pur non basandosi sulle vostre decisioni. Dal tono è difficile distinguere ciò che il modello sa da ciò che presume.
In Task Manager, prima di porre una domanda indichi le fonti della risposta: attività, chat con il cliente, nota con la procedura, cartella in Documenti oppure calendario. Se i materiali sono più di quanti il modello possa accogliere in una volta, l'assistente ti informa di cosa non ha considerato. Per prima cosa tralascia gli ambiti generici. Le attività indicate esplicitamente restano. Sai quindi dove finisce l'ambito della risposta. Nella variante Pro l'assistente attinge anche alla base di conoscenza di tutta l'azienda, che il programma costruisce in background.
Da dove ricava le risposte l'assistente?
Sopra la conversazione trovi il pulsante Fonti. Puoi esplorare la finestra di selezione come fai con i File: dallo Spazio di lavoro alle attività e alle chat, fino alla discussione e alle relative cartelle. Seleziona una fonte facendo clic sulla riga; la freccia porta al livello successivo. Se selezioni un'attività o una chat, l'assistente tiene conto anche dei file aggiunti, sia tramite i messaggi sia nel modulo File. Accanto al nome della discussione vedrai il numero di questi file.
Sotto l'elenco delle fonti, la barra di capienza mostra quante delle informazioni selezionate sono state incluse. Non devi dividere una nota lunga: l'assistente la legge a blocchi e, se necessario, ne recupera altri. Un file selezionato come fonte di conoscenza viene letto fino a 300 000 caratteri, in blocchi di circa 24 000.
Una protezione separata riguarda le azioni. Quando chiedi di impostare un promemoria o creare un'attività, e la risposta dell'assistente afferma di averlo fatto, il programma verifica se quell'azione è stata effettivamente eseguita. In caso contrario, sotto la risposta compare un blocco giallo "Rettifica". Vi troverai spiegato cosa è successo e con quale frase chiedere di eseguire l'azione. Questo controllo lo esegue il programma stesso secondo regole fisse, non un secondo modello AI che potrebbe sbagliare allo stesso modo del primo.
Cosa ci guadagni?
Non devi verificare ogni risposta da zero. Quando sai quale nota e quale discussione ha usato l'assistente, puoi tornare alle indicazioni specifiche invece di ricostruire l'intera questione a memoria.
Una nuova persona nel team non deve chiedere a diversi colleghi versioni diverse della stessa procedura. Può basarsi su quanto è stato messo per iscritto. Se non trova l'indicazione nei materiali disponibili, può verificarla con la persona che l'ha documentata, invece di scambiare un'ipotesi per una regola aziendale.
Inoltre, non dai per scontato che un promemoria esista solo perché l'assistente ha scritto di averlo impostato. Se l'azione non è stata eseguita, vedrai una rettifica prima di farci affidamento.
Studio di commercialisti, seconda metà di gennaio
Un cliente chiama per chiedere una modifica del regime fiscale. Risponde una persona che lavora nello studio da un mese. Sa che le indicazioni si trovano da qualche parte tra la chat con il cliente, una nota della conversazione dell'anno precedente e una lettera in un file DOCX aggiunto all'attività.
Seleziona tre fonti: la discussione con il cliente, la nota con la procedura e la cartella di Documenti. Selezionando la discussione, vengono inclusi anche la lettera allegata e il relativo file DOCX. Chiede quali indicazioni erano state date e qual è la scadenza. Prima di comunicare la risposta al cliente, può confrontarla con la nota e la lettera. Se non trova una scadenza nei documenti, dovrà ancora verificarla con la commercialista.
Domande frequenti
Il contenuto dei miei documenti viene inviato al fornitore AI?
Sì. Il contenuto della fonte selezionata viene inviato a un fornitore AI esterno, affinché il modello possa rispondere basandosi su di esso. L'amministratore imposta il fornitore e la chiave API in Impostazioni → AI. Può scegliere tra OpenAI, Gemini, Claude e Grok.
L'assistente può vedere documenti a cui non ho accesso?
No. L'assistente tiene conto dei materiali a cui hai accesso. Una fonte a cui non hai più accesso verrà ignorata nella domanda successiva. L'amministratore può accedere a tutte le attività e chat, ma non può vedere la nota privata di un altro utente finché non gli viene condivisa.
Posso usare la mia posta come fonte?
Sì, se l'amministratore abilita questa possibilità in Impostazioni → AI. Per impostazione predefinita è disattivata. Una volta abilitata, ognuno può selezionare solo le proprie caselle di posta. Neanche l'amministratore può selezionare la posta di altri.
Che cosa non leggerà sicuramente l'assistente?
L'assistente non leggerà i vecchi file DOC in formato binario né i PDF che sono scansioni senza livello di testo, perché non dispone dell'OCR. Può leggere fino a circa 50 KB di testo da un allegato di un messaggio. Se è più lungo, ne vede solo l'inizio.