Mi a probléma a találgató AI-val?
A modellt egy két évvel ezelőtt a cégednél kialakított eljárásról kérdezed. Összefüggő, de nem a tiétekre szabott választ kapsz. A vállalati jegyzetekhez való hozzáférés nélkül a válasz megbízhatónak tűnhet, miközben nem a ti megállapodásaitokon alapul. Pusztán a hangneme alapján nehéz megkülönböztetni a tudást a találgatástól.
A Task Managerben a kérdés előtt megjelölöd a válasz forrásait: feladatokat, ügyféllel folytatott csevegést, eljárást tartalmazó jegyzetet, egy mappát a Fájlokból vagy a naptárat. Ha több az anyag, mint amennyit a modell egyszerre fel tud dolgozni, az asszisztens jelzi, mit hagyott ki. Először az általános tartalmú elemeket hagyja ki. A kifejezetten megjelölt feladatok megmaradnak. Így pontosan tudod, hol ér véget a válasz hatóköre. Pro csomagban az asszisztens a cég teljes tudásbázisát is eléri, amelyet a program a háttérben épít fel.
Honnan veszi az asszisztens a választ?
A beszélgetés fölött található a Források gomb. A kiválasztóablakban úgy böngészhetsz, mint a Fájlok között: a Munkaterülettől a feladatokon és csevegéseken át egészen a beszélgetésszálig és annak mappáiig. Egy sorra kattintva kijelölöd a forrást, a nyíl pedig egy szinttel mélyebbre visz. Ha feladatot vagy csevegést jelölsz meg, az asszisztens az oda feltöltött fájlokat is figyelembe veszi - az üzenetekben lévőket és a Fájlok modulban hozzáadottakat is. A beszélgetésszál neve mellett látod ezeknek a fájloknak a számát.
A forráslista alatt a kihasználtságjelző mutatja, mennyi fér bele a megjelölt tudásból. A hosszú jegyzetet nem kell feldarabolnod: az asszisztens részenként olvassa el, és szükség esetén további részeket kér le. A tudásforrásként megjelölt fájlt legfeljebb 300 000 karakterig olvassa el, körülbelül 24 000 karakteres részekben.
Külön védelem vonatkozik a műveletekre. Amikor emlékeztető beállítását vagy feladat létrehozását kéred, és az asszisztens válasza szerint ezt meg is tette, a program ellenőrzi, hogy a művelet ténylegesen megtörtént-e. Ha nem, a válasz alatt egy sárga „Helyesbítés” blokk jelenik meg. Ebből megtudhatod, mi történt, és milyen kifejezéssel kérd a művelet elvégzését. Ezt maga a program ellenőrzi fix szabályok alapján, nem egy másik AI-modell, amely ugyanúgy tévedhetne, mint az első.
Mit nyersz vele?
Nem kell minden választ elölről ellenőrizned. Ha tudod, melyik jegyzetet és beszélgetésszálat használta az asszisztens, visszatérhetsz a konkrét megállapodásokhoz, ahelyett hogy emlékezetből próbálnád felidézni az egész ügyet.
Egy új csapattagnak nem kell több munkatársától is megkérdeznie ugyanannak az eljárásnak a különböző változatait. Támaszkodhat arra, amit valaki leírt. Ha az elérhető anyagokban nem találja a megállapodást, ellenőrizheti annál, aki leírta, ahelyett hogy a találgatást vállalati szabálynak tekintené.
Azt sem feltételezed, hogy létezik az emlékeztető, csak azért, mert az asszisztens azt írta, hogy beállította. Ha a művelet nem történt meg, még azelőtt látod a helyesbítést, hogy számítanál rá.
Könyvelőiroda, január második fele
Az ügyfél felhívja őket, és az adózási forma megváltoztatásáról kérdez. Egy olyan munkatárs veszi fel a telefont, aki egy hónapja dolgozik az irodában. Tudja, hogy a megállapodás valahol az ügyféllel folytatott csevegés, a tavalyi beszélgetésről készült jegyzet és a feladathoz feltöltött DOCX-fájlban lévő levél között van.
Három forrást jelöl meg: az ügyfél beszélgetésszálát, az eljárásról szóló jegyzetet és a Fájlok egyik mappáját. A beszélgetésszál kiválasztása az ahhoz csatolt DOCX-fájlt is tartalmazza. Megkérdezi, miben állapodtak meg, és mi a határidő. Mielőtt továbbítja a választ az ügyfélnek, összevetheti azt a jegyzettel és a levéllel. Ha azokban nem találja a határidőt, még egyeztetnie kell a könyvelővel.
Gyakori kérdések
A dokumentumaim tartalma eljut az AI-szolgáltatóhoz?
Igen. A kiválasztott forrás tartalma eljut a külső AI-szolgáltatóhoz, hogy a modell annak alapján válaszolhasson. Az adminisztrátor a Beállítások → AI menüpontban állítja be a szolgáltatót és az API-kulcsot. Az OpenAI, a Gemini, a Claude vagy a Grok közül választhat.
Az asszisztens láthat olyan dokumentumokat, amelyekhez nincs hozzáférésem?
Nem. Az asszisztens azokat az anyagokat veszi figyelembe, amelyekhez hozzáférsz. Azt a forrást, amelyhez elveszíted a hozzáférést, a következő kérdésnél kihagyja. Az adminisztrátor minden feladathoz és csevegéshez hozzáfér, de más felhasználó privát jegyzetét nem láthatja, amíg azt meg nem osztják vele.
Használhatom saját levelezésemet forrásként?
Igen, ha az adminisztrátor engedélyezi ezt a Beállítások → AI menüpontban. Alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Bekapcsolása után mindenki csak a saját postafiókjait jelölheti meg. Más postafiókját az adminisztrátor sem választhatja ki.
Mit nem fog biztosan elolvasni az asszisztens?
Az asszisztens nem olvassa el a régebbi, bináris formátumú DOC-fájlokat, illetve azokat a szövegréteg nélküli, szkennelt PDF-eket, amelyekhez nincs OCR. Egy üzenet mellékletéből körülbelül 50 KB szöveget olvas el. Ha hosszabb, csak az elejét látja.