Missä arvaavan AI:n ongelma piilee?
Kysyt mallilta yrityksessäsi kaksi vuotta sitten sovitusta menettelystä. Saat johdonmukaisen vastauksen, mutta se ei vastaa teidän käytäntöjänne. Ilman pääsyä yrityksen muistiinpanoihin vastaus voi kuulostaa uskottavalta, vaikka se ei perustu teidän sopimiinne asioihin. Pelkän sävyn perusteella tietoa on vaikea erottaa arvauksesta.
Task Managerissa ennen kysymyksen esittämistä osoitat vastauksen lähteet: tehtävät, asiakkaan kanssa käydyn keskustelun, menettelyä kuvaavan muistiinpanon, Tiedostot-kansion tai kalenterin. Jos materiaalia on enemmän kuin malli pystyy kerralla käsittelemään, avustaja kertoo, mitä se jätti huomiotta. Ensin se jättää pois yleiset alueet. Suoraan osoitetut tehtävät jäävät mukaan. Tiedät siis, mihin vastauksen laajuus päättyy. Pro-versiossa avustaja hyödyntää myös koko yrityksen tietopankkia, jota ohjelma rakentaa taustalla.
Mistä avustaja löytää vastauksen?
Keskustelun yläpuolella on Lähteet-painike. Lähdevalintaa selataan kuten Tiedostoja: Työtilasta tehtäviin ja keskusteluihin, aina viestiketjuun ja sen kansioihin asti. Riviä napsauttamalla valitset lähteen, ja nuoli vie syvemmälle. Kun valitset tehtävän tai keskustelun, avustaja ottaa huomioon myös siihen lisätyt tiedostot - sekä viesteissä olevat että Tiedostot-moduulissa lisätyt. Viestiketjun nimen vieressä näet tiedostojen määrän.
Lähdeluettelon alla oleva käyttöastepalkki näyttää, kuinka paljon valitsemastasi tietosisällöstä mahtui mukaan. Pitkää muistiinpanoa ei tarvitse jakaa osiin: avustaja lukee sen osissa ja hakee tarvittaessa lisää. Tietolähteeksi valittua tiedostoa luetaan enintään 300 000 merkkiä, noin 24 000 merkin osissa.
Erillinen suoja koskee toimintoja. Kun pyydät muistutuksen asettamista tai tehtävän luomista ja avustajan vastaus väittää tehneensä sen, ohjelma tarkistaa, tehtiinkö toiminto todella. Jos ei, vastauksen alle ilmestyy keltainen ”Oikaisu”-lohko. Siitä näet, mitä tapahtui ja millä lauseella pyytää toiminnon suorittamista. Tämän tarkistaa itse ohjelma kiinteiden sääntöjen mukaan, ei toinen AI-malli, joka voisi erehtyä samalla tavalla kuin ensimmäinen.
Mitä hyödyt?
Kaikkia vastauksia ei tarvitse tarkistaa alusta asti. Kun tiedät, mitä muistiinpanoa ja viestiketjua avustaja käytti, voit palata tarkistamaan sovitut asiat sen sijaan, että palauttaisit koko asian mieleesi.
Uuden tiimin jäsenen ei tarvitse kysyä useilta kollegoilta saman menettelyn eri versioita. Hän voi käyttää pohjana sitä, mitä joku on kirjannut ylös. Jos asiaa ei löydy käytettävissä olevista materiaaleista, hän voi tarkistaa sen kirjauksen tehneeltä henkilöltä sen sijaan, että pitäisi arvausta yrityksen sääntönä.
Et myöskään oleta muistutuksen olevan olemassa vain siksi, että avustaja sanoi asettaneensa sen. Jos toimintoa ei tehty, näet oikaisun ennen kuin alat luottaa siihen.
Tilitoimisto, tammikuun jälkipuolisko
Asiakas soittaa ja kysyy verotusmuodon muutoksesta. Puheluun vastaa henkilö, joka on työskennellyt toimistossa kuukauden. Hän tietää, että sovitut asiat löytyvät jostain asiakkaan keskustelusta, viime vuoden keskustelun muistiinpanosta ja tehtävään ladatusta DOCX-tiedostosta.
Hän valitsee kolme lähdettä: asiakkaan viestiketjun, menettelyä kuvaavan muistiinpanon ja Tiedostot-kansion. Viestiketjun valinta kattaa myös siihen liitetyn DOCX-tiedoston. Hän kysyy, mitä sovittiin ja mikä on määräaika. Ennen kuin hän välittää vastauksen asiakkaalle, hän voi verrata sitä muistiinpanoon ja kirjeeseen. Jos määräaikaa ei löydy niistä, se on vielä tarkistettava kirjanpitäjältä.
Usein kysytyt kysymykset
Päätyykö asiakirjojeni sisältö AI-palveluntarjoajalle?
Kyllä. Valitun lähteen sisältö lähetetään ulkoiselle AI-palveluntarjoajalle, jotta malli voi vastata sen perusteella. Ylläpitäjä määrittää palveluntarjoajan ja API-avaimen kohdassa Asetukset → AI. Vaihtoehtoina ovat OpenAI, Gemini, Claude ja Grok.
Näkeekö avustaja asiakirjat, joihin minulla ei ole pääsyä?
Ei. Avustaja ottaa huomioon materiaalit, joihin sinulla on pääsy. Lähde, johon menetät pääsyn, ohitetaan seuraavan kysymyksen yhteydessä. Ylläpitäjällä on pääsy kaikkiin tehtäviin ja keskusteluihin, mutta hän ei näe toisen käyttäjän yksityistä muistiinpanoa, ellei sitä ole jaettu hänelle.
Voinko käyttää omia sähköpostejani lähteenä?
Kyllä, jos ylläpitäjä ottaa tämän käyttöön kohdassa Asetukset → AI. Ominaisuus on oletusarvoisesti poissa käytöstä. Käyttöönoton jälkeen jokainen voi valita vain omat postilaatikkonsa. Ylläpitäjäkään ei voi valita toisen henkilön sähköposteja.
Mitä avustaja ei varmasti lue?
Avustaja ei lue vanhoja binäärimuotoisia DOC-tiedostoja eikä PDF-skannauksia, joissa ei ole tekstikerrosta, koska se ei käytä OCR:ää. Se lukee viestin liitteestä noin 50 KB tekstiä. Jos liite on tätä pidempi, avustaja näkee siitä vain alun.