Worin besteht der Unterschied im Zahlungsmodell?
Abonnement-Programme berechnen monatlich eine Gebühr pro Benutzer, sodass die Kosten mit dem Team wachsen und nie enden. Task Manager kaufen Sie einmal - die Lizenz gilt für das Unternehmen und eine festgelegte Anzahl von Plätzen. Sie wählen die Variante Standard oder Pro sowie die Teamgröße und kaufen die Lizenz einmalig, gegen Rechnung mit ausgewiesener MwSt. Ab 35 Personen gilt eine individuelle Preisgestaltung. Alle Preise in der Preisliste sind netto angegeben.
Die Anwendung funktioniert unbefristet: Der Lizenzschlüssel hat kein Ablaufdatum - im Feld „Gültig bis“ steht der Eintrag „unbefristet“. Die ersten 12 Monate Updates sind im Preis enthalten, die weitere Verlängerung ist optional. Der Schlüssel legt außerdem die maximale Anzahl der Plätze, den Plan und die Berechtigung für Updates fest.
Die Lizenz gibt es in zwei Varianten. Pro umfasst alle Funktionen. Standard enthält fünf Module nicht: E-Mail, die Ansicht Dateien, Automatisierungen, Verschlüsselung der Inhalte und die KI-Wissensdatenbank. Der KI-Assistent funktioniert in beiden Plänen. Beide Pläne nutzen dieselben Anwendungsversionen, sodass der Wechsel von Standard zu Pro das Eingeben eines neuen Schlüssels erfordert, nicht eine Aktualisierung der Anwendung.
Wie sieht der Schlüssel in der Praxis aus?
Der Schlüssel kann während der Installation oder später vom Administrator eingegeben werden. Einen neuen Schlüssel gibt der Administrator dann ein, wenn sich die Lizenzbedingungen ändern, zum Beispiel die Anzahl der Plätze oder der Plan. Er tut dies in den Einstellungen, im Reiter Erweitert, im Abschnitt Lizenz: Er fügt den Schlüssel in das Feld mit dem Hinweis „Lizenzcode eingeben“ ein und klickt auf „Lizenz aktivieren“. Nach erfolgreicher Prüfung wird die Anwendung freigeschaltet und die Seite aktualisiert sich. Ein ungültiger Schlüssel wird mit einer Meldung abgelehnt und überschreibt keine funktionierende Lizenz.
In diesem Abschnitt sehen Sie den Lizenzstatus (Aktiv, Abgelaufen, Kein Schlüssel, Ungültig, Widerrufen), die Anwendungsversion und die Anzahl der aktiven Benutzer im Verhältnis zum Limit. Sichtbar ist auch der Eintrag „unbefristet“ im Feld „Gültig bis“, der Plan, der Lizenznehmer und die Lizenznummer. Einen Platz belegt ein Benutzer, dessen Konto aktiviert wurde. Nach Erreichen des Limits blockiert eine Meldung über die Überschreitung des Lizenzlimits das Hinzufügen einer weiteren Person. Um das Limit zu erhöhen, gibt der Administrator einen neuen Schlüssel ein.
Wenn der Schlüssel ungültig ist oder nicht eingegeben wurde, erscheint unten im Bildschirm ein roter Balken mit Informationen zum Lizenzstatus.
Was gewinnen Sie?
Die Kosten enden: Sie zahlen eine Rechnung statt einer jahrelangen Gebühr und planen die Ausgabe einmal, nicht monatlich. Die Lizenz gilt für Plätze, nicht für die Anzahl der Anmeldungen.
Wenn Sie Ihr Team vergrößern, wissen Sie, wann Sie einen Schlüssel mit höherem Limit benötigen - die Lizenz erweitern Sie dann um weitere Plätze. Einen Platz belegt ein aktiver Benutzer, und nach Erreichen des Limits blockiert eine Meldung das Hinzufügen oder Aktivieren einer weiteren Person.
Sie müssen nicht von Anfang an alle Funktionen wählen. Wenn Sie später E-Mail, Automatisierungen, die Ansicht Dateien, Verschlüsselung der Inhalte oder die KI-Wissensdatenbank benötigen, können Sie ohne Aktualisierung der Anwendung von Standard zu Pro wechseln. Postfächer, Automatisierungsregeln und Dateien kehren in den Zustand vor der Einschränkung zurück, ohne erneute Konfiguration.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Ein Planungsbüro entscheidet sich für Standard. Das Team arbeitet mit Aufgaben, Kommentaren und Notizen und hängt Dateien an Gespräche an. Anhänge von Aufgaben und Chats funktionieren in Standard; die Ansicht Dateien ist nicht verfügbar. E-Mail-Benachrichtigungen über SMTP funktionieren ebenfalls - das ist nicht das E-Mail-Modul.
Später richtet das Unternehmen eine Abteilung für die Bearbeitung von Anfragen ein. Es möchte die Korrespondenz mit Kunden in der Anwendung führen und Automatisierungsregeln nutzen. Der Administrator gibt den Schlüssel für den Plan Pro ein. Postfächer, Automatisierungsregeln und Dateien erfordern keine erneute Konfiguration: Sie blieben in der Datenbank erhalten, und die Automatisierungen waren pausiert, nicht gelöscht. Nach der Rückkehr zu Pro laufen sie von selbst wieder an.
Wenn weitere Mitarbeitende hinzukommen und das Team das Platzlimit erreicht, wird die Aktivierung des nächsten Kontos blockiert. Der Administrator gibt einen Schlüssel mit einem höheren Limit ein. Danach können weitere Konten aktiviert werden.
Häufig gestellte Fragen
Hört das Programm nach einem Jahr auf zu funktionieren?
Nein. Die Dauerlizenz läuft nicht ab: Ihr Schlüssel hat kein Ablaufdatum, und im Feld „Gültig bis“ steht „unbefristet“. Nach 12 Monaten endet lediglich der Zugang zu neuen Versionen - Sie können ihn verlängern oder kostenlos mit Ihrer aktuellen Version weiterarbeiten.
Gibt es zusätzliche Kosten?
Optional: Remote-Installation (im Preis ab dem Paket Classic enthalten), Schulung (im Preis im Paket Max enthalten) und jährliche Update-Verlängerung. Alle Beträge netto.
Worin unterscheidet sich Standard von Pro?
Pro umfasst alle Funktionen der Anwendung. Standard enthält weder E-Mail, Automatisierungen, die Ansicht Dateien, also das gemeinsame Laufwerk, noch Verschlüsselung der Inhalte oder die KI-Wissensdatenbank. Die Module verschwinden aus der Oberfläche zusammen mit den zugehörigen Kapiteln der Anleitung. Die Büroklammer bei einer Nachricht erlaubt dann das Hinzufügen einer Datei direkt vom Computer.
Erfordert der Wechsel zu Pro eine Aktualisierung oder eine erneute Konfiguration?
Nein. Der Administrator gibt den neuen Lizenzschlüssel im Bereich Lizenz ein. Die Funktionen werden ohne Update der Anwendung freigeschaltet, und Postfächer, Automatisierungsregeln und Dateien sind wieder im Zustand vor der Einschränkung verfügbar.
Was passiert, wenn das Team den Grenzwert überschreitet?
Einen Platz belegt ein Benutzer mit einem aktivierten Konto. Nach Erreichen des Limits blockiert eine Meldung über die Überschreitung des Lizenzlimits das Hinzufügen oder Aktivieren einer weiteren Person. Die Lizenz wird dann um zusätzliche Plätze erweitert: Der Administrator gibt einen neuen Schlüssel mit höherem Limit ein.