Mitä eroa maksumallissa on?
Tilauspohjaiset ohjelmat veloittavat kuukausittain jokaisesta käyttäjästä, joten kustannus kasvaa tiimin mukana eikä pääty koskaan. Task Managerin ostat kerran - lisenssi kattaa yrityksen ja tietyn määrän paikkoja. Valitset Standard- tai Pro-version sekä tiimin koon, ja lisenssin ostat kertamaksuna, ALV-laskulla. Yli 35 hengen organisaatioille hinta määritellään tapauskohtaisesti. Kaikki hinnoittelun summat ovat alv 0 %.
Ohjelma toimii toistaiseksi: lisenssiavaimella ei ole voimassaoloaikaa - kentässä ”Voimassa asti” lukee ”toistaiseksi”. Ensimmäiset 12 kuukautta päivityksiä sisältyvät hintaan, seuraava uusiminen on valinnainen. Avain määrittää myös paikkojen enimmäismäärän, suunnitelman ja päivitysoikeuden.
Lisenssistä on kaksi versiota. Pro sisältää kaikki ominaisuudet. Standard ei sisällä viittä moduulia: Sähköpostia, Tiedostot-näkymää, Automaatioita, sisällön salausta ja AI-tietopankkia. AI-avustaja toimii molemmissa paketeissa. Molemmat paketit käyttävät samoja sovellusversioita, joten siirtyminen Standardista Prohon vaatii vain uuden avaimen syöttämisen, ei sovelluksen päivittämistä.
Miltä avaimen käyttö näyttää käytännössä?
Avaimen voi syöttää asennuksen yhteydessä tai myöhemmin järjestelmänvalvojan toimesta. Järjestelmänvalvoja syöttää uuden avaimen silloin, kun lisenssin ehdot muuttuvat, esimerkiksi paikkojen määrä tai paketti. Tämä tehdään Asetuksissa, Lisäasetukset-välilehdellä, Lisenssi-osiossa: avain liitetään kenttään, jossa lukee ”Syötä lisenssikoodi”, ja klikataan ”Aktivoi lisenssi”. Onnistuneen varmennuksen jälkeen sovellus vapautuu ja sivu päivittyy. Virheellinen avain hylätään ilmoituksella eikä se korvaa toimivaa lisenssiä.
Tässä osiossa näkyy lisenssin tila (Aktiivinen, Vanhentunut, Avainta ei ole, Virheellinen, Peruutettu), sovelluksen versio ja aktiivisten käyttäjien määrä suhteessa rajaan. Näkyy myös merkintä ”toistaiseksi” kentässä ”Voimassa asti”, paketti, lisenssinhaltija ja lisenssinumero. Paikan käyttää käyttäjä, jonka tili on aktivoitu. Kun raja saavutetaan, uuden henkilön lisäämisen estää ilmoitus lisenssirajan ylityksestä. Rajan nostamiseksi järjestelmänvalvoja syöttää uuden avaimen.
Jos avain on virheellinen tai sitä ei ole syötetty, näytön alareunaan ilmestyy punainen palkki, jossa kerrotaan lisenssin tila.
Mitä hyödyt?
Kustannus päättyy: maksat yhden laskun vuosien mittaisen maksun sijaan, ja suunnittelet menon kerran, et kuukausittain. Lisenssi kattaa paikat, ei kirjautumiskertoja.
Kun tiimisi kasvaa, tiedät, milloin tarvitset avaimen, jossa on korkeampi raja - laajennat lisenssiä lisäpaikoilla. Paikan käyttää aktiivinen käyttäjä, ja kun raja saavutetaan, uuden henkilön lisäämisen tai aktivoinnin estää ilmoitus.
Sinun ei tarvitse valita kaikkia ominaisuuksia heti alussa. Jos tarvitset myöhemmin Sähköpostia, Automaatioita, Tiedostot-näkymää, sisällön salausta tai AI-tietopankkia, voit siirtyä Standardista Prohon ilman sovelluksen päivittämistä. Postilaatikot, automaatiosäännöt ja tiedostot palautuvat samaan tilaan kuin ennen rajoitusta, ilman uudelleenkonfigurointia.
Esimerkki arjen työstä
Suunnittelutoimisto valitsee Standardin. Tiimi työskentelee tehtävien, kommenttien ja muistiinpanojen parissa sekä liittää tiedostoja keskusteluihin. Tehtävien ja keskustelujen liitteet toimivat Standardissa; Tiedostot-näkymä ei ole käytettävissä. Myös SMTP:n kautta lähetettävät sähköposti-ilmoitukset toimivat - kyse ei ole sähköpostimoduulista.
Myöhemmin yritys perustaa asiakaspalveluosaston. Se haluaa käydä kirjeenvaihtoa asiakkaiden kanssa ohjelmassa ja käyttää automaatiosääntöjä. Järjestelmänvalvoja syöttää avaimen Pro-pakettia varten. Postilaatikot, automaatiosäännöt ja tiedostot eivät vaadi uudelleenkonfigurointia: ne säilyivät tietokannassa, ja automaatiot olivat vain keskeytettyinä, ei poistettuina. Pro-pakettiin palattaessa ne käynnistyvät itsestään.
Kun tiimiin liittyy uusia työntekijöitä ja käyttöpaikkojen raja tulee vastaan, seuraavan tilin aktivointi estetään. Ylläpitäjä syöttää suuremman rajan sisältävän avaimen. Sen jälkeen uusia tilejä voi aktivoida.
Usein kysytyt kysymykset
Lakkaako ohjelma toimimasta vuoden kuluttua?
Ei. Pysyvä lisenssi ei vanhene: sen avaimella ei ole voimassaoloaikaa, ja kentässä ”Voimassa asti” lukee ”toistaiseksi”. 12 kuukauden jälkeen päättyy vain pääsy uusiin versioihin - voit uusia sen tai jatkaa työskentelyä omalla versiollasi maksutta.
Onko lisämaksuja?
Valinnaiset: etäasennus (sisältyy hintaan Classic-paketista alkaen), koulutus (sisältyy Max-pakettiin) ja vuosittainen päivitysoikeuden uusiminen. Kaikki hinnat alv 0 %.
Mitä eroa on Standardilla ja Prolla?
Pro sisältää sovelluksen kaikki ominaisuudet. Standard ei sisällä Sähköpostia, Automaatioita, Tiedostot-näkymää eli jaettua levyä, sisällön salausta eikä AI-tietopankkia. Moduulit katoavat käyttöliittymästä yhdessä niitä koskevien ohjekappaleiden kanssa. Viestin liitinkuvake mahdollistaa tällöin tiedoston lisäämisen suoraan tietokoneelta.
Vaatiiko siirtyminen Prohon päivityksen tai uudelleenkonfiguroinnin?
Ei. Ylläpitäjä syöttää uuden lisenssiavaimen Lisenssi-osiossa. Ominaisuudet otetaan käyttöön ilman sovelluksen päivittämistä, ja postilaatikot, automaatiosäännöt ja tiedostot palautuvat rajoitusta edeltäneeseen tilaansa.
Mitä tapahtuu, jos tiimi kasvaa rajan yli?
Paikan käyttää käyttäjä, jonka tili on aktivoitu. Kun raja saavutetaan, uuden henkilön lisäämisen tai aktivoinnin estää ilmoitus lisenssirajan ylityksestä. Lisenssiä laajennetaan tällöin lisäpaikoilla: järjestelmänvalvoja syöttää uuden avaimen, jossa on korkeampi raja.