Was ist Open Space in Task Manager?
Sie schließen am Dienstag eine Aufgabe ab und ändern ihren Status auf „Erledigt“. Dabei verliert man leicht den Überblick, wie viele solcher Angelegenheiten man tatsächlich zum Abschluss gebracht hat. Open Space verwandelt einen Teil der täglichen Aktivitäten in Punkte: Sie erhalten sie für abgeschlossene Aufgaben, Arbeit vor der Frist und Aktivität an einem bestimmten Tag. Dabei füllen Sie kein zusätzliches Formular aus und senden keine Wochenzusammenfassung.
Das ist ein Spiel, kein System zur Bewertung von Mitarbeitern. Punkte können nicht verloren werden. Eine überfällige Aufgabe nimmt nichts weg, ebenso wenig eine Woche mit weniger Abschlüssen. Wenn Sie nicht im Ranking erscheinen möchten, können Sie sich davor verbergen und trotzdem weiterhin Punkte für sich sammeln.
Wie werden Punkte vergeben?
Für den Abschluss einer Aufgabe mit dem Status „Erledigt“ erhalten Sie +10 PB und +5 Büroklammern. Der Abschluss vor der Frist bringt zusätzlich +5 PB. Die erste Aktivität an einem Tag bedeutet +2 PB, und fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage mit Aktivität bringen +10 PB für die Serie. Das Wochenende unterbricht sie nicht: Freitag und Montag erhalten die Kontinuität.
PB, also Büropunkte, bestimmen die Stufe deiner Figur. Für die zweite Stufe brauchst du 100 PB, für die dritte 250 PB, danach 450 und 700 PB für die nächsten Stufen. Auch danach steigen die Schwellen weiter. Büroklammern werden bereits gutgeschrieben, können aber vorerst nicht ausgegeben werden. In der nächsten Phase dienen sie dazu, die Figur und den Schreibtisch zu dekorieren.
Nicht jede abgeschlossene Aufgabe bringt Punkte. Sie muss ein Fälligkeitsdatum haben oder von einer anderen Person stammen: Jemand anderes hat sie erstellt oder weitere Personen sind ihr zugewiesen. Für eine eigene Notiz ohne Fälligkeitsdatum gibt es keine Punkte. Jede Aufgabe bringt nur einmal Punkte, erneutes Öffnen und Abschließen erhöht den Punktestand also nicht. Das Tageslimit für Aufgaben liegt bei 100 PB.
Nach dem Abschluss einer Aufgabe erhältst du eine Benachrichtigung in der Kategorie „Open Space“, zum Beispiel: „Super! +15 PB und +5 📎 (vor dem Fälligkeitsdatum!)“. Für den Serienbonus und den Aufstieg in die nächste Stufe, der zusätzlich +10 Büroklammern bringt, gibt es separate Benachrichtigungen. Die Punkte für einen „Bürotag“ werden ohne Benachrichtigung gutgeschrieben. Du findest sie im Verlauf auf deiner Spielerkarte. Wenn die Anwendung geschlossen ist, wartet die Benachrichtigung, bis du sie wieder öffnest.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen sich nicht allein auf Ihr Gedächtnis verlassen, wenn Sie sich an Ihre letzten Erfolge erinnern möchten. Auf der Spielerkarte sehen Sie die letzten zehn Erfolge mit Datum und Grund. Auch Arbeit, die vor der Frist abgeschlossen wurde, geht unter den übrigen Abschlüssen nicht unter.
Du kannst deine eigene Serie von Arbeitstagen verfolgen, ohne dafür eine separate Tabelle zu führen. Gleichzeitig musst du dich nicht mit anderen vergleichen: Du kannst Punkte privat sammeln. Eine schlechtere Woche nimmt dir nichts von dem, was du bereits gesammelt hast.
Du musst keine Sorge haben, deine gesammelten Punkte zu verlieren, selbst wenn ein Administrator das Spiel für das gesamte Unternehmen deaktiviert. Nach der erneuten Aktivierung sind deine Punkte wieder da.
Anwendungsfall: Kundenservice-Team
Das Support-Team schließt einfache Anfragen laufend ab. Komplexere Threads ziehen sich jedoch oft von einer Woche in die nächste. Open Space unterscheidet nicht nach Schwierigkeitsgrad: Für den Abschluss jeder Aufgabe, die die Bedingungen erfüllt, gibt es +10 PB. Wird sie vor dem Fälligkeitsdatum abgeschlossen, steigt die Ausbeute auf +15 PB.
Auf der Spielerkarte kann jede Person ihre Serie von Arbeitstagen mit Aktivität sowie die Historie der letzten Erfolge einsehen. Die Tabelle zeigt Datum, Grund und Punktzahl. Zwei Personen aus dem Team haben sich im Ranking verborgen und sammeln trotzdem weiterhin Punkte für sich. Das Büro-Ranking zeigt die Top 3 und Ihren eigenen Platz. Berücksichtigt werden nur Personen, die Punkte gesammelt und sich nicht von der Liste verborgen haben.
Häufig gestellte Fragen
Ist Open Space ein System zur Mitarbeiterbewertung?
Nein. Open Space ist ein Motivationsspiel, kein System zur Bewertung von Mitarbeitern. Punkte können nicht verloren werden, auch nicht für überfällige Aufgaben.
Kann ich Punkte sammeln, ohne im Ranking zu erscheinen?
Ja. Auf der Spielerkarte gibt es den Schalter „Im Ranking ausblenden“. Die Punkte werden weiterhin gezählt, aber Sie erscheinen nicht auf der Büroliste.
Lässt sich das Spiel für das gesamte Unternehmen deaktivieren?
Ja. Administratoren können Open Space mit einem Schalter in den erweiterten Einstellungen deaktivieren. Die Karte verschwindet für alle, es werden keine Punkte mehr gutgeschrieben und bereits gesammelte Punkte sind nach der erneuten Aktivierung wieder da.
Wozu gibt es Büroklammern, wenn ich nichts damit kaufen kann?
Büroklammern werden bereits gutgeschrieben, können aber noch nicht ausgegeben werden. In der nächsten Spielphase dienen sie dazu, die Figur und den Schreibtisch zu dekorieren. Dann wird es auch einen Shop mit einem isometrischen Büro geben.