O que é o Open Space no Task Manager?
Na terça-feira fecha uma tarefa e muda o seu estado para "Concluída". No entanto, é fácil perder a noção de quantos assuntos destes conseguiu levar até ao fim. O Open Space transforma parte das ações diárias em pontos: recebe-os por tarefas fechadas, por trabalho concluído antes do prazo e por atividade num determinado dia. Não precisa de preencher nenhum formulário adicional nem de enviar um resumo da semana.
É um jogo, não um sistema de avaliação de funcionários. Os pontos não podem ser perdidos. Uma tarefa em atraso não retira nada, tal como uma semana com menos fecho de tarefas. Se não quiser aparecer na classificação, pode ocultar-se dela e continuar a acumular pontos para si próprio.
De onde vêm os pontos?
Ao fechar uma tarefa com o estado "Concluída" recebe +10 PB e +5 clipes. Fechá-la antes do prazo dá mais +5 PB. A primeira atividade de cada dia vale +2 PB, e cinco dias úteis seguidos com atividade dão +10 PB pela série. O fim de semana não a interrompe: sexta-feira e segunda-feira mantêm a continuidade.
PB, ou Pontos de Escritório, determinam o nível da personagem. Os patamares são 100 PB para o segundo nível, 250 para o terceiro e, depois, 450 e 700 PB para os níveis seguintes. A partir daí, os patamares continuam a aumentar. Os clipes já são contabilizados, embora ainda não possam ser gastos. Numa próxima fase, servirão para decorar a personagem e a secretária.
Nem todas as tarefas concluídas dão pontos. Têm de ter um prazo ou ser de outra pessoa: outra pessoa criou-as ou há outras pessoas associadas a elas. Uma nota sua sem prazo não dá pontos. Cada tarefa só dá pontos uma vez, por isso reabri-la e concluí-la novamente não aumenta a pontuação. O limite diário de pontos por tarefas é de 100 PB.
Depois de concluir uma tarefa, recebe uma notificação na categoria «Open Space», por exemplo: «Muito bem! +15 PB e +5 📎 (antes do prazo!)». Recebe notificações separadas pelo bónus de série e pela subida de nível, que também dá +10 clipes. Os pontos por «dia no escritório» são atribuídos sem notificação; pode consultá-los no histórico do cartão do jogador. Se a aplicação estiver fechada, a notificação fica à espera até à próxima vez que a abrir.
O que ganha?
Não precisa de confiar apenas na memória quando quer recordar as suas últimas conquistas. No cartão do jogador vê as dez últimas conquistas, com data e motivo. O trabalho concluído antes do prazo também não se perde entre os restantes fechos.
Pode acompanhar a sua própria série de dias úteis sem ter de manter uma folha de cálculo à parte. Ao mesmo tempo, não precisa de participar na comparação de resultados com outras pessoas: pode acumular pontos em privado. Uma semana menos boa não lhe tira o que já acumulou.
Não precisa de recear perder os pontos acumulados, mesmo que o administrador desative o jogo para toda a empresa. Quando o voltar a ativar, os pontos regressam.
Caso de utilização: equipa de apoio ao cliente
A equipa de apoio fecha os casos simples à medida que vão surgindo. Os casos mais complexos, porém, prolongam-se de uma semana para a outra. O Open Space não distingue a dificuldade: atribui +10 PB por cada tarefa concluída que cumpra os requisitos. Se a tarefa for concluída antes do prazo, os pontos aumentam para +15 PB.
No cartão do jogador, cada pessoa pode consultar a série de dias úteis com atividade e o histórico das últimas conquistas. A tabela mostra a data, o motivo e o número de pontos. Duas pessoas da equipa ocultaram-se da classificação e, ainda assim, continuam a acumular pontos para si próprias. A classificação do escritório mostra o top 3 e a sua posição. Considera apenas as pessoas que ganharam pontos e não se ocultaram da lista.
Perguntas mais frequentes
O Open Space é um sistema de avaliação de desempenho dos colaboradores?
Não. O Open Space é um jogo motivacional, não um sistema de avaliação de funcionários. Os pontos não podem ser perdidos, nem sequer por tarefas em atraso.
Posso acumular pontos sem aparecer no ranking?
Sim. No cartão do jogador há uma opção «Ocultar-me na classificação». Continua a acumular pontos, mas não aparece na lista do escritório.
É possível desativar o jogo para toda a empresa?
Sim. O administrador pode desativar o Open Space com um único botão nas definições avançadas. O cartão desaparece para todos, a atribuição de pontos é interrompida e os pontos acumulados regressam quando o jogo for reativado.
Para que servem os clipes se não posso comprar nada com eles?
Os clipes já estão a ser acumulados, mas ainda não podem ser gastos. Na próxima fase do jogo, servirão para decorar a personagem e a secretária; nessa altura, será disponibilizada uma loja juntamente com o escritório isométrico.