Qu'est-ce qu'Open Space dans Task Manager ?
Vous clôturez une tâche mardi et changez son statut en « Terminé ». Il est pourtant facile de perdre de vue combien de dossiers vous avez réussi à mener à terme. Open Space transforme une partie des actions quotidiennes en points : vous en recevez pour les tâches clôturées, le travail terminé avant l'échéance et l'activité du jour. Vous ne remplissez aucun formulaire supplémentaire ni n'envoyez de bilan hebdomadaire.
C'est un jeu, pas un système d'évaluation des employés. Les points ne peuvent pas être perdus. Une tâche en retard ne retire rien, tout comme une semaine avec moins de clôtures. Si vous ne souhaitez pas apparaître dans le classement, vous pouvez vous en masquer et continuer à collecter des points pour vous-même.
Comment gagne-t-on des points ?
Pour la clôture d'une tâche avec le statut « Terminé », vous recevez +10 PB et +5 trombones. La clôture avant l'échéance rapporte +5 PB supplémentaires. La première activité du jour vaut +2 PB, et cinq jours ouvrés consécutifs avec activité rapportent +10 PB pour la série. Le week-end ne l'interrompt pas : vendredi et lundi conservent la continuité.
Les PB, ou Points de Bureau, déterminent le niveau de votre personnage. Il faut 100 PB pour atteindre le niveau 2, 250 pour le niveau 3, puis 450 et 700 PB pour les niveaux suivants. Les seuils continuent ensuite d’augmenter. Les trombones s’accumulent dès maintenant, même s’il n’est pas encore possible de les dépenser. À la prochaine étape, ils serviront à décorer le personnage et le bureau.
Toutes les tâches terminées ne rapportent pas de points. Elles doivent avoir une échéance ou avoir été créées par quelqu’un d’autre, ou d’autres personnes doivent y être affectées. Une note personnelle sans échéance ne rapporte pas de points. Chaque tâche ne rapporte des points qu’une seule fois : la rouvrir puis la terminer à nouveau n’augmente pas votre score. La limite quotidienne de points gagnés grâce aux tâches est de 100 PB.
Lorsque vous terminez une tâche, vous recevez une notification dans la catégorie « Open Space », par exemple : « Super ! +15 PB et +5 📎 (avant l’échéance !) ». Vous recevez également des notifications distinctes pour le bonus de série et le passage au niveau supérieur, qui rapporte aussi +10 trombones. Les points de « journée au bureau » sont crédités sans notification ; vous les verrez dans l’historique de votre carte de joueur. Si l’application est fermée, la notification vous attendra à sa prochaine ouverture.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n'avez pas besoin de compter uniquement sur votre mémoire pour vous rappeler vos dernières réussites. Sur la carte du joueur, vous voyez les dix dernières réussites avec la date et le motif. Un travail terminé avant l'échéance ne se perd pas non plus parmi les autres clôtures.
Vous pouvez suivre votre série de jours ouvrés sans tenir de tableau séparé. Et vous n’êtes pas obligé de comparer vos résultats à ceux des autres : vous pouvez gagner des points en privé. Une semaine moins productive ne vous fait pas perdre les points déjà gagnés.
Vous n’avez pas à craindre de perdre les points gagnés, même si un administrateur désactive le jeu pour toute l’entreprise. Ils réapparaîtront lorsque le jeu sera réactivé.
Cas d’usage : équipe du service client
L’équipe du service client traite les demandes simples au fur et à mesure. Les demandes plus complexes, en revanche, s’étendent souvent sur plusieurs semaines. Open Space ne tient pas compte de leur difficulté : chaque tâche répondant aux critères rapporte +10 PB. La terminer avant l’échéance porte ce gain à +15 PB.
Sur la carte du joueur, chaque personne peut consulter sa série de jours ouvrés avec activité ainsi que l'historique de ses dernières réussites. Le tableau affiche la date, le motif et le nombre de points. Deux personnes de l'équipe se sont masquées dans le classement, et continuent pourtant à collecter des points pour elles-mêmes. Le classement du bureau affiche le top 3 et votre position. Il ne prend en compte que les personnes ayant obtenu des points et ne s'étant pas masquées de la liste.
Questions fréquentes
Open Space est-il un système d’évaluation des employés ?
Non. Open Space est un jeu de motivation, pas un système d'évaluation des employés. Les points ne peuvent pas être perdus, même pour des tâches en retard.
Puis-je gagner des points sans apparaître dans le classement ?
Oui. La fiche du joueur comporte un interrupteur « Me masquer dans le classement ». Les points continuent de s’accumuler, mais vous n’apparaissez pas dans le classement du bureau.
Peut-on désactiver le jeu pour toute l’entreprise ?
Oui. Un administrateur peut désactiver Open Space à l’aide d’un seul bouton dans les paramètres avancés. La carte disparaît pour tout le monde, les points cessent de s’accumuler et les points déjà gagnés réapparaissent lorsque le jeu est réactivé.
À quoi servent les trombones si je ne peux rien acheter avec ?
Les trombones s’accumulent dès maintenant, mais il n’est pas encore possible de les dépenser. À la prochaine étape du jeu, ils serviront à décorer le personnage et le bureau ; une boutique avec un bureau isométrique fera alors son apparition.