Mikä on Open Space Task Managerissa?
Suljet tehtävän tiistaina ja vaihdat sen tilaksi ”Valmis”. On kuitenkin helppo hukata lasku siitä, kuinka monta asiaa olet saanut vietyä loppuun. Open Space muuttaa osan päivittäisistä toimista pisteiksi: niitä saa suljetuista tehtävistä, määräajan edellä tehdystä työstä ja kyseisen päivän aktiivisuudesta. Et täytä mitään erillistä lomaketta etkä lähetä viikkokatsausta.
Tämä on peli, ei työntekijöiden arviointijärjestelmä. Pisteitä ei voi menettää. Myöhässä oleva tehtävä ei vie mitään pois, ei myöskään viikko, jolla suljettuja tehtäviä on vähemmän. Jos et halua näkyä rankingissa, voit piilottaa itsesi ja silti kerätä pisteitä itsellesi.
Mistä pisteitä saa?
Tehtävän sulkemisesta tilaan ”Valmis” saat +10 PB ja +5 paperiliitintä. Sulkeminen ennen määräaikaa antaa lisäksi +5 PB. Päivän ensimmäinen aktiivisuus on +2 PB, ja viisi peräkkäistä aktiivista arkipäivää antaa +10 PB putkesta. Viikonloppu ei katkaise sitä: perjantai ja maanantai säilyttävät jatkuvuuden.
PB eli toimistopisteet määrittävät hahmon tason. Toiselle tasolle pääsee 100 PB:llä, kolmannelle 250 pisteellä ja seuraaville tasoille 450 ja 700 PB:llä. Tämän jälkeen pistemäärät kasvavat edelleen. Paperiliittimiä kertyy jo nyt, vaikka niitä ei voi vielä käyttää. Pelin seuraavassa vaiheessa niillä voi koristella hahmoa ja työpöytää.
Kaikista suljetuista tehtävistä ei saa pisteitä. Tehtävällä täytyy olla määräaika tai sen täytyy olla jonkun muun luoma tai siihen täytyy olla määritetty muita henkilöitä. Oma muistiinpano ilman määräaikaa ei tuo pisteitä. Tehtävästä saa pisteitä vain kerran, joten sen avaaminen uudelleen ja uudelleen sulkeminen ei kasvata tulosta. Tehtävistä saatavien pisteiden päiväkohtainen enimmäismäärä on 100 PB.
Tehtävän sulkemisen jälkeen saat ilmoituksen ”Open Space” -luokassa, esimerkiksi: ”Hienoa! +15 PB ja +5 📎 (ennen määräaikaa!)”. Sarjabonuksesta ja seuraavalle tasolle nousemisesta tulee erilliset ilmoitukset. Tasonnoususta saa myös +10 paperiliitintä. ”Toimistopäivästä” saatavat pisteet kertyvät ilman ilmoitusta. Näet ne pelaajakortin historiassa. Jos sovellus on suljettu, ilmoitus odottaa, kunnes avaat sen seuraavan kerran.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse luottaa pelkästään muistiin, kun haluat palauttaa mieleen viimeisimmät saavutuksesi. Pelaajakortilla näet kymmenen viimeisintä saavutusta päivämäärän ja syyn kanssa. Ennen määräaikaa valmistunut työ ei myöskään huku muiden suljettujen tehtävien joukkoon.
Voit seurata työpäivien sarjaasi ilman erillistä taulukkoa. Sinun ei kuitenkaan tarvitse osallistua tulosten vertailuun muiden kanssa: voit kerätä pisteitä yksityisesti. Huonompi viikko ei vie jo keräämiäsi pisteitä.
Sinun ei tarvitse pelätä keräämiesi pisteiden menettämistä, vaikka järjestelmänvalvoja poistaisi pelin käytöstä koko yritykseltä. Pisteet palautuvat, kun peli otetaan uudelleen käyttöön.
Käyttötapaus: asiakaspalvelutiimi
Tukipyyntöjä käsittelevä tiimi ratkaisee yksinkertaiset asiat sitä mukaa kuin niitä tulee. Vaikeammat viestiketjut taas siirtyvät viikolta toiselle. Open Space ei huomioi niiden vaikeustasoa: jokaisesta ehdot täyttävästä suljetusta tehtävästä saa +10 PB. Ennen määräaikaa sulkemisesta saa +15 PB.
Pelaajakortilla jokainen voi tarkistaa aktiivisten arkipäivien putkensa sekä viimeisimpien saavutusten historian. Taulukko näyttää päivämäärän, syyn ja pistemäärän. Kaksi tiimin jäsentä on piiloutunut rankingista ja kerää silti pisteitä itselleen. Toimiston ranking näyttää top 3:n ja oman sijoituksesi. Siinä huomioidaan vain henkilöt, jotka ovat keränneet pisteitä eivätkä ole piiloutuneet listalta.
Usein kysytyt kysymykset
Onko Open Space työntekijöiden arviointijärjestelmä?
Ei. Open Space on motivaatiopeli, ei työntekijöiden arviointijärjestelmä. Pisteitä ei voi menettää, ei edes myöhässä olevista tehtävistä.
Voinko kerätä pisteitä näkymättä tulostaulukossa?
Kyllä. Pelaajakortissa on kytkin ”Piilota minut tulostaulukosta”. Pisteitä kertyy edelleen, mutta et näy toimiston listalla.
Voiko pelin poistaa käytöstä koko yritykseltä?
Kyllä. Järjestelmänvalvoja voi poistaa Open Spacen käytöstä yhdellä kytkimellä lisäasetuksissa. Kortti katoaa kaikilta, pisteiden kertyminen loppuu ja kerätyt pisteet palautuvat, kun peli otetaan uudelleen käyttöön.
Mihin paperiliittimiä tarvitaan, jos niillä ei voi ostaa mitään?
Paperiliittimiä kertyy jo nyt, mutta niitä ei voi vielä käyttää. Pelin seuraavassa vaiheessa niillä voi koristella hahmoa ja työpöytää. Silloin käyttöön tulee myös kauppa ja isometrinen toimisto.