Von Ende August bis zum 20. September wurden 28 Versionen des Task Managers veröffentlicht, von 2.2.340 bis 2.2.367. Als Paweł sich am Montagmorgen beim Programm anmeldet, sieht er sofort die neue blaue Benutzeroberfläche. Wenn Sie sich fragen, was es im Task Manager Neues gibt, ist die neue Farbe nur der Anfang.
Blau ersetzt Türkis, Grün kennzeichnet das Fälligkeitsdatum
Die neue Hauptfarbe des Task Managers ist Blau #4B72CD. Grün ist jetzt Aufgaben vorbehalten, die fristgerecht bearbeitet werden. So konkurriert die Farbe der Benutzeroberfläche nicht mit dem Hinweis auf den Terminstatus.
Schaltflächen, Links, Markierungen, Schieberegler und Standardavatare von Personen ohne Foto sind blau. Für die Aufgabenliste, das Board und den Kalender gilt ein einheitliches Farbschema: Rot kennzeichnet überfällige Einträge, Blau ein Fälligkeitsdatum am heutigen Tag, Grün eine fristgerechte Bearbeitung und Grau ein fehlendes Fälligkeitsdatum oder eine geschlossene Aufgabe.
Auch das Logo auf dem Anmeldebildschirm und unter Einstellungen → Hilfe wurde geändert. Dasselbe Zeichen wird nun als Favicon verwendet, also als kleines Seitensymbol, das unter anderem auf Browser-Tabs, als App-Symbol auf dem Smartphone und in Benachrichtigungs-E-Mails erscheint. In Automatisierungen ist der Auslöser blau, die Bedingung violett und die Aktion bernsteinfarben.
Der Ring hat die Kaskade aus drei Balken ersetzt. Er dreht sich, während die KI arbeitet, und bleibt bei einer fertigen Antwort als Avatar sichtbar. Dieselbe Anzeige sehen Sie in Chat-Threads, bei der Funktion Strukturieren und im Kern der Insel Benachrichtigungscenter.
Der KI-Assistent besucht die Website eines Kunden, wenn Sie es ihm erlauben
Seit Version 2.2.352 kann der KI-Assistent den Inhalt einer von Ihnen angegebenen öffentlichen Webseite abrufen. Er kann auch die aus einer E-Mail-Adresse hervorgehende Domain prüfen.
Karolina leitet eine Personalvermittlungsagentur in Poznań. Am Montag erhält sie sechs Anfragen von unbekannten Unternehmen. Statt sechs Tabs zu öffnen, schreibt sie: „Prüfe, womit sich die Firma Nord aus dieser E-Mail beschäftigt“.
Der Internetzugriff ist standardmäßig deaktiviert. Der Administrator erteilt ihn bestimmten Personen im Fenster Benutzer über den Schalter „KI-Assistent mit Internetzugriff“. Der Administrator selbst verfügt immer über diese Berechtigung.
Der Assistent ruft den Inhalt der angegebenen öffentlichen Seite über eine http- oder https-Adresse ab. Für den Abruf gelten Zeit- und Größenbeschränkungen. Der Inhalt der Website wird als Daten und nicht als Anweisungen behandelt. Die abgerufene Seite vergrößert die an den Modellanbieter gesendete Anfrage und verbraucht dadurch mehr Tokens vom API-Schlüssel des Kunden. Tokens sind Einheiten, mit denen der Modellanbieter die Länge der verarbeiteten Inhalte misst. Wie die Abrechnung funktioniert, erklären wir in unserem Leitfaden zum eigenen KI-API-Schlüssel im Unternehmen.
Erst der Plan, dann die Automatisierung
Wenn Sie den Assistenten um eine Automatisierungsregel bitten, erhalten Sie zunächst einen Plan im Format WENN / FALLS / AUSFÜHREN. Darin werden unter anderem der Name des Arbeitsbereichs, der Ordner und der Empfänger der Benachrichtigung angegeben. Die Karte „Zu Automatisierungen wechseln“ öffnet einen fertigen Entwurf. Änderungen können Sie mit einem einfachen Satz vornehmen, zum Beispiel: „Ändere den Ordner zu Rechnungen“. So funktioniert die in Worten beschriebene Automatisierung ab Version 2.2.350.
Wenn Sie einen Ordner als Wissensquelle auswählen, berücksichtigt der Assistent sowohl Notizen als auch Dateien. Bei Dokumenten und Arbeitsbereichen sehen Sie die Anzahl der eine Ebene tiefer ausgewählten Quellen. Die Threads des Assistenten bleiben privat - auch der Administrator kann sie nicht sehen.
In Version 2.2.367 wählt das mit dem Befehl „Erstelle eine Aufgabe für Marek“ angelegte Formular die angegebene Person korrekt aus, auch wenn eine andere Person eine Abwesenheitskennzeichnung hat. Außerdem wurde die nach einer Aktion des Assistenten verschwindende Schaltfläche zum Schließen von Fenstern korrigiert.
Automatisierungen beginnen mit einer Vorlage statt mit einem leeren Bildschirm
Seit Version 2.2.364 öffnet das Menü „+“ im Fenster Automatisierungen einen in fünf Kategorien gegliederten Katalog. Automatisierungen, E-Mail und Dateien sind in der Pro-Variante verfügbar.
Die Kategorien sind: Vertrieb und Leads, E-Mail und Dokumente, Kundenservice, Team und Fälligkeitstermine sowie Geschäftsleitung und Überblick. Eine Vorlage wird als ungespeicherter Entwurf geöffnet, in dem Sie ein oder zwei Stellen ergänzen, zum Beispiel den Arbeitsbereich, den Chat oder das Aktenzeichen. Anschließend speichern Sie die Automatisierung und aktivieren sie mit dem Schalter.
Die neuen Vorlagen decken sieben Situationen ab:
- ein Lead aus einem Formular erstellt im Ordner Leads eine Notiz mit einem KI-Bericht,
- ein neuer Lead erstellt eine Aufgabe zur Kontaktaufnahme mit dem Fälligkeitsdatum morgen,
- eine Rechnung aus einer E-Mail wird im Ordner Rechnungen/Jahr/Monat gespeichert, fehlende Ordner werden automatisch angelegt,
- Dokumente zu einem Vorgang, deren Betreff das Aktenzeichen enthält, werden im Archiv unter Dateien gespeichert,
- eine Reklamation erstellt eine dringende Aufgabe mit Benachrichtigung,
- eine Chat-Anfrage mit den Wörtern „Störung“, „dringend“ oder „funktioniert nicht“ erstellt eine Aufgabe mit hoher Priorität,
- am Freitag erstellt die KI im angegebenen Chat eine Zusammenfassung der Woche.
Tomek betreibt einen Fahrradteileladen. Am Freitag wählt er die Vorlage „Lead aus Formular“, ergänzt den Arbeitsbereich im Entwurf, prüft die Automatisierungsregel über die Schaltfläche „Vor dem Aktivieren testen“ und schaltet sie erst danach mit dem Schalter ein. Einen ähnlichen Ablauf zeigen wir im Beispiel Leads aus Formularen erfassen, ohne sie zu verlieren.
Seit Version 2.2.363 kann eine neue E-Mail eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum und verantwortlicher Person erstellen, im Thread eine KI-Zusammenfassung ergänzen und Anhänge unter Dateien speichern. Das Label mit dem Betreff der Nachricht führt zur ursprünglichen Korrespondenz und ist ausschließlich für den Postfachinhaber sichtbar.
Seit Version 2.2.353 kann der Baustein „Nachricht mit KI verfassen“ während der Ausführung den Inhalt einer Website abrufen. Dafür benötigt der Eigentümer der Automatisierungsregel die Berechtigung für den Internetzugriff. Pro Ausführung sind 2 Abrufe möglich. Jede weitere KI-Runde wird auf das tägliche Budget der Automatisierungen angerechnet.
Seit Version 2.2.345 enthält die Aktion „Notiz erstellen“ das Feld „Ordner“: Sie geben einen Pfad mit Schrägstrichen ein, können Datumsvariablen verwenden und fehlende Ordner werden automatisch erstellt. Die Variable {{ai.odpowiedz_html}} fügt das Ergebnis des KI-Bausteins mit Formatierung ein (Überschriften, Listen), während {{ai.naglowek}} die erste Zeile des Berichts enthält. So heißt die Notiz beispielsweise „Nordbud - Anna Kowal“ und nicht wie das Datum. KI-Bausteine lesen außerdem HTML-E-Mails aus Kontaktformularen und das Limit für übermittelte Inhalte wurde von 500 auf 4000 Zeichen erhöht.
Klicken Sie vor dem Start auf „Vor dem Aktivieren testen“. Die Schaltfläche zeigt das geplante Ergebnis an, ohne Aktionen auszuführen. Der Ausführungsverlauf umfasst 30 Tage und protokolliert Gründe für das Überspringen sowie Fehler.
Neue Nachrichten erscheinen in E-Mail ohne Aktualisieren
Seit Version 2.2.358 wird eine neue Nachricht ohne manuelles Neuladen der Seite zur Liste hinzugefügt. Die Liste und das geöffnete E-Mail-Fenster werden bei der nächsten Prüfung auf Benachrichtigungen aktualisiert, selbst wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen in Ihrem Profil deaktiviert haben.
Das Postfach bleibt privat, auch gegenüber dem Administrator. Task Manager löscht keine Nachrichten vom E-Mail-Server und beim Trennen des Kontos wird nur die lokale Kopie in der Anwendung entfernt.
Sortieren und Ziehen erfordern weniger Schritte
Das Board kehrt die Reihenfolge der Bereiche um, wenn die Sortierung „Chat zuerst“ ausgewählt wird. Die Sortierung über das Menü in Dateien ordnet außerdem Ordner, Aufgaben, Chats und Notizen. Beim Ziehen bleibt die Positionsvorschau am Mauszeiger und die rechte Spalte wird nicht schmaler.
| Bereich | Was sich geändert hat | Version |
|---|---|---|
| Board | Die Sortierung „Chat zuerst“ kehrt die Reihenfolge der Bereiche um und im Menü „Nur anzeigen“ ist das Briefumschlagsymbol wieder verfügbar. | 2.2.340 |
| Notizen | Eine Notiz mit einem Arbeitsbereich-Chip, also einem Label, das sie einem bestimmten Arbeitsbereich zuordnet, ist unabhängig vom Ordner in diesem Arbeitsbereich sichtbar. | 2.2.341 |
| Dateien | Die Sortierung umfasst Ordner, Aufgaben, Chats und Notizen. Die Ordnerkachel zählt sowohl Dateien als auch Notizen. | 2.2.341 und 2.2.348 |
| Ansichten | Der Wechsel vom Kalender zum Board oder zu den Notizen wirkt nicht mehr so, als würde das Fenster geschlossen und erneut geöffnet. | 2.2.342-2.2.346 |
Marta plant am Dienstag fünf Aufgaben, indem sie diese aus der Liste in das Raster zieht. Seit Version 2.2.367 bleibt die Vorschau des gezogenen Elements am Mauszeiger, die rechte Spalte wird nicht schmaler und der Kalender blättert erst dann zum nächsten Zeitraum, wenn der Zeiger am Rand verweilt. Uhrzeiten rasten in 15-Minuten-Schritten ein und mit Strg+Z lassen sich bis zu 20 Änderungen rückgängig machen. Weitere Möglichkeiten finden Sie auf der Funktionsseite zum Kalender.
Auf dem Smartphone nimmt der KI-Assistent den gesamten Bildschirm ein
Seit Version 2.2.365 nimmt der KI-Assistent auf dem Smartphone den gesamten Gesprächsbildschirm ein. Die Thread-Liste öffnen Sie über das Symbol in der Leiste. Das Programm zeigt sie als Overlay an.
- das Menü zum Sortieren, Ein- und Ausblenden sowie Suchen passt vollständig auf den Bildschirm,
- Notizen zeigen zunächst die Ortsauswahl im Vollbildmodus und anschließend die Liste,
- eine längere Benachrichtigung nutzt die Bildschirmbreite, statt den Text in einer schmalen Kapsel umzubrechen.
Sie können Task Manager als PWA installieren, also als Website, die in einem eigenen Fenster und mit einem eigenen Symbol ausgeführt wird. Dafür ist eine HTTPS-Verbindung erforderlich.
Version 2.2.357 verhindert Blockierungen während der KI-Verarbeitung
Mit Version 2.2.357 wurde die Ausführung längerer Automatisierungen mit KI in den Hintergrund verlagert, sodass die Anwendung nicht mehr auf den Abschluss dieses Prozesses wartet. Wenn Sie Task Manager nur selten aktualisieren, sollten Sie mindestens ein Update auf diese Version einplanen.
In den Versionen 2.2.353-2.2.356 wurden Automatisierungen mit KI im Rahmen der Abfrage von Benachrichtigungen ausgeführt. In Chrome konnten sie den Verbindungspool belegen, also die Anzahl der gleichzeitig möglichen Verbindungen des Browsers zum Server, und dazu führen, dass die Anwendung bei der Meldung „Wird geladen…“ stehen blieb.
Nach der Korrektur beantwortet der Server die Abfrage von Benachrichtigungen sofort und die Automatisierung mit KI wird im Hintergrund ausgeführt. Ihre Ergebnisse erscheinen einige Sekunden später. Version 2.2.347 korrigierte außerdem die Update-Schaltflächen nach dem manuellen Hochladen eines Pakets per FTP und ergänzte im Hinweis zum Status „Blockiert“ einen konkreten Grund.
Updates starten Sie in den Einstellungen
Das Update führt der Administrator unter Einstellungen → Updates aus, und die Anwendung installiert nichts von selbst. Das Paket installieren Sie meist ohne FTP, doch der Administrator startet jeden Vorgang bewusst.
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, öffnen Sie Updates und wählen Sie „Nach Updates suchen“.
- Klicken Sie bei der nächstfolgenden Version auf „Herunterladen“. Die Anwendung erinnert Sie daran, eine Sicherung der Datenbank und des Ordners
uploads/anzulegen. - Nach dem Herunterladen des Pakets erscheint die Schaltfläche „Installieren” - klicken Sie darauf. Die Fortschrittsanzeige zeigt Datenbankmigrationen, das Kopieren von Dateien und den Abschluss, und am Ende die Schaltfläche „Anwendung aktualisieren”.
- Wenn für die Version ein manueller Schritt erforderlich ist, speichert die Anwendung eine
.zip-Datei und zeigt eine Anleitung zum Hochladen an.
Das Installationsprogramm überspringt includes/config.php, uploads/, storage/ und logs/. Dadurch werden weder die Konfiguration noch die Daten in diesen Verzeichnissen überschrieben. Legen Sie vor der Installation dennoch eine Sicherung der Datenbank und der Dateien an. Versionen werden nacheinander installiert, auch wenn nicht jede Versionsnummer ein eigenes Paket hat. Für den Download benötigen Sie eine gültige Lizenz.
Die Task Manager-Lizenz ist eine Dauerlizenz und wird einmalig bezahlt. Sie umfasst 12 Monate Zugriff auf Updates. Danach können Sie eine jährliche Update-Verlängerung erwerben, beispielsweise für 447 zł für den Classic-Tarif in der Variante Standard. Sie können Ihre vorhandene Version auch ohne weitere Gebühren weiterverwenden. Ohne Verlängerung wird das Programm nicht gesperrt, Sie erhalten lediglich keinen Zugriff mehr auf neue Pakete. Einzelheiten finden Sie auf der Seite zur Dauerlizenz.
Öffnen Sie morgen früh Einstellungen → Updates und prüfen Sie die Versionsnummer. Ist sie niedriger als 2.2.357, planen Sie eine Sicherung der Datenbank und ein Update ein. Wenn Sie das Programm erst testen, sehen Sie sich den Ring des KI-Assistenten und die fertigen Automatisierungsregeln in der Demo an.
Häufig gestellte Fragen
Verbraucht der KI-Assistent mit Internetzugang mehr von meinem API-Schlüssel?
Ja, denn der Inhalt der abgerufenen Seite vergrößert die an den Modellanbieter gesendete Anfrage und verbraucht zusätzliche Tokens. Sie zahlen direkt an den Anbieter, ohne Aufschlag durch Task Manager.
Warum sehe ich weder den Vorlagenkatalog noch E-Mail oder Dateien?
Automatisierungen, E-Mail und Dateien sind in der Pro-Variante verfügbar. Den Zugriff auf E-Mail und Automatisierungen kann der Administrator ausgewählten Personen zusätzlich entziehen. Die Pro-Variante umfasst außerdem die AES-256-Inhaltsverschlüsselung und die KI-Wissensdatenbank, also einen Index von Unternehmensmaterialien, aus dem der Assistent selbst Informationen für Antworten auswählt. E-Mail-Vorlagen sind ohne Zugriff auf E-Mail ausgeblendet, und Vorlagen, die KI nutzen, erfordern einen konfigurierten Schlüssel.
Werden meine Automatisierungsregeln bei einem Update von 2.2.340 auf 2.2.367 gelöscht?
Nein, das Installationsprogramm überspringt die Konfiguration und die Verzeichnisse mit den Anwendungsdaten. Legen Sie vor dem Update dennoch eine Sicherung der Datenbank und des Ordners uploads/ an und installieren Sie die verfügbaren Pakete nacheinander.
Was kann ich tun, wenn die Anwendung bei der Meldung „Wird geladen…“ hängen bleibt?
Prüfen Sie die Versionsnummer und aktualisieren Sie das Programm mindestens auf Version 2.2.357. Das Problem trat bis Version 2.2.356 bei Automatisierungen mit KI-Bausteinen auf: In Chrome wurde der Verbindungspool ausgeschöpft und die Anwendung blieb bei der Meldung „Wird geladen…“ hängen.
Muss ich für jede neue Version des Task Managers bezahlen?
Nein, der Lizenzpreis umfasst 12 Monate lang den Zugriff auf Updates. Danach können Sie eine jährliche Verlängerung erwerben oder die installierte Version ohne weitere Kosten weiterverwenden.
Quellen
- Task Manager, Änderungsprotokoll der Versionen 2.2.340-2.2.367 - in der Anwendung: Einstellungen → Updates → Änderungsprotokoll (Zugriff: 2026-09-22)
- Task Manager, Anleitung „Updates“
- Task Manager, Anleitung „Automatisierungen“, Abschnitt Fertige Automatisierungsregeln
- Task Manager, Anleitung „Benutzer und Rollen“
- Task Manager, „Dauerlizenz“
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
