Elokuun lopun ja 20. syyskuuta välisenä aikana Task Managerista julkaistiin 28 versiota, 2.2.340:stä 2.2.367:ään. Kun Paweł kirjautuu ohjelmaan maanantaiaamuna, hän näkee heti uuden sinisen käyttöliittymän. Jos mietit, mitä uutta Task Managerissa on, värin vaihtuminen on vasta alkua.
Sininen korvasi turkoosin, ja vihreä tarkoittaa määräaikaa
Task Managerin uusi pääväri on sininen #4B72CD, ja vihreä on varattu aikataulussa oleville tehtäville. Näin käyttöliittymän väri ei kilpaile määräajan tilaa koskevan tiedon kanssa.
Painikkeet, linkit, valinnat, liukusäätimet ja kuvattomien henkilöiden oletusavatarit ovat sinisiä. Tehtäväluettelossa, Taululla ja Kalenterissa käytetään samaa värimallia: punainen tarkoittaa myöhässä olevaa kohdetta, sininen tälle päivälle asetettua määräaikaa, vihreä aikataulussa olevaa työtä ja harmaa kohdetta, jolla ei ole määräaikaa, tai suljettua tehtävää.
Myös kirjautumisnäytön ja kohdan Asetukset → Ohje logo on vaihtunut. Sama tunnus näkyy favicon-kuvakkeena eli pienenä sivustokuvakkeena muun muassa selaimen välilehdissä, puhelimen sovelluskuvakkeissa ja ilmoitussähköposteissa. Automaatiot-moduulissa käynnistin on sininen, ehto violetti ja toiminto meripihkanvärinen.
Rengas korvasi kolmen palkin sarjan. Se pyörii AI:n työskennellessä ja jää avatariksi, kun vastaus on valmis. Näet saman ilmaisimen keskusteluketjuissa, Jäsennä-toiminnossa ja Ilmoituskeskus-saarekkeen ytimessä.
AI-avustaja tutustuu asiakkaan verkkosivuun, jos annat sille luvan
Versiosta 2.2.352 alkaen AI-avustaja voi ladata määrittämäsi julkisen verkkosivun sisällön. Se voi myös tarkistaa sähköpostiosoitteen verkkotunnuksen.
Karolina johtaa rekrytointitoimistoa Poznańissa. Hän saa maanantaina kuusi yhteydenottoa tuntemattomilta yrityksiltä. Kuuden välilehden avaamisen sijaan hän kirjoittaa: ”Selvitä tämän sähköpostiviestin perusteella, mitä yritys Nord tekee”.
Internet-yhteys on oletusarvoisesti poistettu käytöstä. Järjestelmänvalvoja antaa käyttöoikeuden valituille henkilöille Käyttäjät-ikkunassa kytkimellä ”AI-avustajan internet-yhteys”. Järjestelmänvalvojalla on tämä oikeus aina.
Avustaja lataa määritetyn julkisen sivun sisällön http- tai https-osoitteesta, ja lataukselle on asetettu aika- ja kokoraja. Se käsittelee sivuston sisältöä tietona, ei ohjeina. Ladattu sivu kasvattaa mallin tarjoajalle lähetettävää pyyntöä, joten se kuluttaa enemmän asiakkaan avaimeen kuuluvia tokeneita. Tokenit ovat yksiköitä, joilla mallin tarjoaja mittaa käsiteltävän sisällön pituutta. Laskutustapa kuvataan oppaassamme, joka käsittelee yrityksen omaa AI-avainta.
Ensin suunnitelma, sitten automaatio
Kun pyydät avustajaa luomaan automaation, saat ensin suunnitelman muodossa KUN / JOS / SUORITA. Suunnitelmassa mainitaan muun muassa Työtilan nimi, kansio ja ilmoituksen vastaanottaja. ”Siirry automaatioihin” -kortti avaa valmiin luonnoksen, ja voit pyytää muutosta tavallisella lauseella, esimerkiksi: ”vaihda kansioksi Laskut”. Näin toimii sanallisesti kuvattu automaatio versiosta 2.2.350 alkaen.
Kun valitset kansion tietolähteeksi, AI-avustaja ottaa huomioon muistiinpanot ja tiedostot. Asiakirjojen ja Työtilan kohdalla näet yhtä tasoa alempana valittujen lähteiden määrän. AI-avustajan viestiketjut pysyvät yksityisinä - edes järjestelmänvalvoja ei näe niitä.
Versiossa 2.2.367 komennolla ”Luo tehtävä Marekille” luotu lomake valitsee oikean henkilön myös silloin, kun toisella henkilöllä on poissaolomerkintä. Myös AI-avustajan toiminnon jälkeen kadonnut ikkunoiden sulkemispainike on korjattu.
Aloita Automaatiot valmiista automaatiosäännöstä tyhjän näkymän sijaan
Versiosta 2.2.364 alkaen Automaatiot-ikkunan ”+”-valikko avaa viiteen luokkaan jaetun luettelon. Automaatiot, Sähköposti ja Tiedostot ovat käytettävissä Pro-versiossa.
Luokat ovat: Myynti ja liidit, Sähköposti ja asiakirjat, Asiakaspalvelu, Tiimi ja määräajat sekä Johto ja yleiskatsaus. Valmis automaatiosääntö avautuu tallentamattomana luonnoksena, jossa täydennät yhden tai kaksi kohtaa, kuten Työtilan, keskustelun tai asianumeron. Tallenna se sen jälkeen ja ota se käyttöön kytkimellä.
Uudet valmiit automaatiosäännöt käsittelevät seitsemän tilannetta:
- lomakkeesta saatu liidi luo AI-raportin sisältävän muistiinpanon Leady-kansioon,
- uusi liidi luo yhteydenottotehtävän, jonka määräaika on huomenna,
- sähköpostitse saatu lasku tallennetaan Faktury/rok/miesiąc-kansioon, ja puuttuvat kansiot luodaan automaattisesti,
- asian asiakirjat, joiden otsikossa on asianumero, tallennetaan Tiedostojen arkistoon,
- reklamaatio luo kiireellisen tehtävän ja ilmoituksen,
- keskustelussa tehty ilmoitus, joka sisältää sanan ”awaria”, ”pilne” tai ”nie działa”, luo korkean prioriteetin tehtävän,
- perjantaina AI laatii viikkoyhteenvedon määritettyyn keskusteluun.
Tomek pyörittää polkupyörän varaosia myyvää kauppaa. Perjantaina hän valitsee valmiin mallin ”Lomakkeen liidi”, täydentää Työtilan luonnokseen, tarkistaa Automaatiosäännön painikkeella ”Testaa ennen käyttöönottoa” ja ottaa sen vasta sitten käyttöön vaihtokytkimellä. Samankaltainen prosessi esitellään esimerkissä lomakkeen liidit talteen.
Versiosta 2.2.363 alkaen uusi sähköposti voi luoda tehtävän, jolla on määräaika ja vastuuhenkilö, lisätä viestiketjuun AI-yhteenvedon sekä tallentaa liitteet Tiedostoihin. Viestin aiheen sisältävä tunniste vie alkuperäiseen viestiketjuun ja näkyy vain postilaatikon omistajalle.
Versiosta 2.2.353 alkaen ”Kirjoita viesti AI:n avulla” -lohko voi hakea verkkosivun sisällön automaatiosäännön suorituksen aikana. Tämä edellyttää, että automaatiosäännön omistajalla on internetin käyttöoikeus. Enimmäismäärä on 2 hakua suoritusta kohden. Jokainen seuraava AI-kierros kuluttaa Automaatiot-moduulin päiväkohtaista budjettia.
Versiosta 2.2.345 alkaen ”Luo muistiinpano” -toiminnossa on ”kansio”-kenttä: kirjoita siihen vinoviivoilla erotettu polku. Voit käyttää päivämäärämuuttujia, ja puuttuvat kansiot luodaan automaattisesti. Muuttuja {{ai.odpowiedz_html}} lisää AI-lohkon tuloksen muotoiluineen (otsikot, luettelot), ja {{ai.naglowek}} sisältää raportin ensimmäisen rivin. Näin muistiinpanon nimeksi tulee esimerkiksi ”Nordbud - Anna Kowal” päivämäärän sijaan. AI-lohkot lukevat myös yhteydenottolomakkeiden HTML-sähköposteja, ja välitettävän sisällön enimmäispituus on kasvanut 500 merkistä 4000 merkkiin.
Napsauta ennen käyttöönottoa ”Testaa ennen käyttöönottoa”. Painike näyttää suunnitellun tuloksen suorittamatta toimintoja. Suoritushistoria kattaa 30 päivää ja tallentaa ohittamisen syyt sekä virheet.
Uusi viesti näkyy Sähköpostissa ilman sivun päivittämistä
Versiosta 2.2.358 alkaen uusi viesti ilmestyy luetteloon ilman sivun manuaalista päivittämistä. Luettelo ja avoin Sähköposti-ikkuna päivittyvät seuraavan ilmoitustarkistuksen yhteydessä, vaikka olisit poistanut sähköposti-ilmoitukset käytöstä profiilissasi.
Postilaatikko pysyy yksityisenä myös ylläpitäjältä. Task Manager ei poista viestejä sähköpostipalvelimelta, ja tilin yhteyden katkaiseminen poistaa vain sovellukseen tallennetun paikallisen kopion.
Lajittelu ja vetäminen vaativat vähemmän vaiheita
Taulu kääntää osioiden järjestyksen, kun lajitteluksi valitaan ”Keskustelu ensin”. Tiedostojen valikosta tehtävä lajittelu järjestää myös kansiot, tehtävät, keskustelut ja muistiinpanot. Vedettävän kohteen esikatselu pysyy osoittimen mukana eikä kavenna oikeaa saraketta.
| Alue | Mikä muuttui | Versio |
|---|---|---|
| Taulu | ”Keskustelu ensin” -lajittelu kääntää osioiden järjestyksen, ja kirjekuorikuvake on palannut ”Näytä vain” -valikkoon. | 2.2.340 |
| Muistiinpanot | Muistiinpano, jossa on Työtila-tunniste eli tiettyyn työtilaan liittävä tunniste, näkyy kyseisessä Työtilassa kansiosta riippumatta. | 2.2.341 |
| Tiedostot | Lajittelu kattaa kansiot, tehtävät, keskustelut ja muistiinpanot, ja kansioruutu laskee tiedostot sekä muistiinpanot. | 2.2.341 ja 2.2.348 |
| Näkymät | Siirtyminen Kalenterista Tauluun tai Muistiinpanoihin ei enää näytä siltä kuin ikkuna suljettaisiin ja avattaisiin uudelleen. | 2.2.342-2.2.346 |
Marta suunnittelee tiistaille viisi tehtävää vetämällä ne luettelosta ruudukkoon. Versiosta 2.2.367 alkaen vedettävän kohteen esikatselu pysyy osoittimen mukana, oikea sarake ei kapene ja Kalenteri vierittää ajanjaksoa vasta, kun osoitin pysähtyy reunan lähelle. Ajat kohdistuvat 15 minuutin välein, ja Ctrl+Z kumoaa enintään 20 muutosta. Lisää mahdollisuuksia löydät Kalenteri-ominaisuuden sivulta.
Puhelimessa AI-avustaja täyttää koko näytön
Versiosta 2.2.365 alkaen AI-avustajan keskustelu täyttää puhelimen koko näytön. Viestiketjujen luettelo avataan palkin kuvakkeesta, ja ohjelma näyttää sen peittokuvana.
- lajittelu-, näkyvyys- ja hakuvalikot mahtuvat näytölle,
- Muistiinpanot näyttää ensin koko näytön täyttävän sijainnin valinnan ja sitten luettelon,
- pidempi ilmoitus käyttää näytön koko leveyttä sen sijaan, että teksti rivittyisi kapeaan ilmoituskuplaan.
Voit asentaa Task Managerin PWA-sovelluksena eli verkkosivuna, joka toimii omassa ikkunassaan ja jolla on oma kuvake. Tämä edellyttää HTTPS-yhteyttä.
Versio 2.2.357 poistaa eston AI:n työskentelyn ajaksi
Versiossa 2.2.357 pidempien AI:ta käyttävien Automaatioiden suoritus siirrettiin taustalle, joten sovellus ei enää odota prosessin valmistumista. Jos päivität Task Managerin harvoin, suunnittele päivitys vähintään tähän versioon.
Versioissa 2.2.353-2.2.356 AI:ta käyttävät Automaatiot suoritettiin ilmoituskyselyn yhteydessä. Chromessa ne saattoivat varata yhteyspoolin eli selaimen ja palvelimen välisten samanaikaisten yhteyksien enimmäismäärän ja pysäyttää sovelluksen ”Ladataan…”-viestiin.
Korjauksen jälkeen palvelin vastaa ilmoituskyselyyn välittömästi, ja AI:ta käyttävä Automaatio suoritetaan taustalla. Sen tulokset näkyvät joitakin kymmeniä sekunteja myöhemmin. Versio 2.2.347 korjasi myös Päivitykset-painikkeet sen jälkeen, kun paketti oli ladattu manuaalisesti FTP:n kautta, ja lisäsi ”Estetty”-tilan vihjeeseen tarkan syyn.
Päivitys käynnistetään Asetuksista
Ylläpitäjä suorittaa päivityksen kohdassa Asetukset → Päivitykset, eikä sovellus asenna mitään itsenäisesti. Paketin voi yleensä asentaa ilman FTP:tä, mutta ylläpitäjä käynnistää jokaisen toiminnon tietoisesti.
- Napsauta hammasratasta, avaa Päivitykset ja valitse ”Tarkista päivitykset”.
- Napsauta lähimmän version kohdalla ”Lataa”. Sovellus muistuttaa tietokannan ja
uploads/-kansion varmuuskopioinnista. - Paketin latauksen jälkeen näkyviin tulee painike ”Asenna” - napsauta sitä. Palkki näyttää tietokannan migraatiot, tiedostojen kopioinnin ja viimeistelyn, ja lopuksi painikkeen ”Päivitä sovellus”.
- Jos julkaisu vaatii manuaalisia toimia, sovellus tallentaa
.zip-tiedoston ja näyttää latausohjeet.
Asennusohjelma ohittaa kohteet includes/config.php, uploads/, storage/ ja logs/, joten se ei korvaa määrityksiä eikä näiden hakemistojen tietoja. Varmuuskopioi tietokanta ja tiedostot silti ennen asennusta. Versiot asennetaan järjestyksessä, vaikka jokaisella versionumerolla ei ole erillistä pakettia. Pakettien lataamiseen tarvitaan voimassa oleva lisenssi.
Task Managerin lisenssi on pysyvä ja maksetaan kertamaksuna. Se sisältää 12 kuukauden käyttöoikeuden päivityksiin. Sen jälkeen voit ostaa vuodeksi Päivitysoikeuden uusimisen, esimerkiksi 447 zł Classic-paketin Standard-vaihtoehdolle. Voit myös jatkaa omistamasi version käyttöä ilman lisämaksuja. Uusimatta jättäminen ei estä ohjelman käyttöä, mutta lopettaa uusien pakettien saatavuuden. Lisätietoja on pysyvän lisenssin sivulla.
Avaa huomenna aamulla Asetukset → Päivitykset ja tarkista versionumero. Jos se on vanhempi kuin 2.2.357, suunnittele tietokannan varmuuskopiointi ja päivitys. Jos vasta arvioit ohjelmaa, tutustu AI-avustajan renkaaseen ja valmiisiin automaatiosääntöihin Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Kuluttaako internetiin pääsevä AI-avustaja enemmän omaa API-avaintani?
Kyllä, sillä ladatun sivun sisältö kasvattaa mallin tarjoajalle lähetettävää pyyntöä ja kuluttaa lisää tokeneita. Maksat suoraan palveluntarjoajalle ilman Task Managerin katetta.
Miksi en näe valmiiden automaatiosääntöjen luetteloa, Sähköpostia tai Tiedostoja?
Automaatiot, Sähköposti ja Tiedostot ovat käytettävissä Pro-versiossa. Pääkäyttäjä voi lisäksi evätä pääsyn Sähköpostiin ja Automaatioihin valituilta henkilöiltä. Pro-versio sisältää myös AES-256-sisällön salauksen ja AI-tietopankin, eli yrityksen materiaalien indeksin, josta avustaja itse poimii tietoa vastauksiinsa. Sähköpostin valmiit mallit on piilotettu ilman pääsyä Sähköpostiin, ja AI:ta hyödyntävät valmiit mallit edellyttävät määritettyä avainta.
Poistaako päivitys versiosta 2.2.340 versioon 2.2.367 automaatiosääntöni?
Ei, asennusohjelma ohittaa määritykset ja sovelluksen tiedot sisältävät hakemistot. Varmuuskopioi silti tietokanta ja uploads/-kansio ennen päivitystä ja asenna saatavilla olevat paketit järjestyksessä.
Mitä teen, jos sovellus pysähtyy ”Ladataan…”-ilmoitukseen?
Tarkista versionumero ja päivitä ohjelma vähintään versioon 2.2.357. Ongelma esiintyi versioon 2.2.356 saakka Automaatiot-moduulin AI-lohkojen yhteydessä: Chrome täytti yhteyspoolin, ja sovellus jäi ”Ladataan…”-ilmoitukseen.
Pitääkö minun maksaa jokaisesta Task Managerin uudesta versiosta?
Ei. Lisenssin hinta sisältää päivitykset 12 kuukauden ajan. Sen jälkeen voit ostaa vuodeksi Päivitysoikeuden uusimisen tai jatkaa asennetun version käyttöä maksutta.
Lähteet
- Task Manager, versioiden 2.2.340-2.2.367 muutosluettelo - sovelluksessa: Asetukset → Päivitykset → Muutosluettelo (luettu: 2026-09-22)
- Task Manager, ”Päivitykset”-ohje
- Task Manager, ”Automaatiot”-ohje, Valmiit automaatiosäännöt -osio
- Task Manager, ”Käyttäjät ja roolit” -ohje
- Task Manager, ”Pysyvä lisenssi”
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
