Was ist das Board in Task Manager?
Das Board in Task Manager zeigt Ihre Arbeitsbereiche nebeneinander, Spalte für Spalte. Sie müssen nicht jeden Bereich einzeln öffnen, um dessen Aufgaben und Chats zu sehen. Eine rote Markierung neben einem Eintrag zeigt an, dass er überfällig ist.
Eine Spalte entspricht einem Arbeitsbereich. Sie enthält drei Bereiche: Favoriten, Aufgaben und Chats. Die Einträge sehen genauso aus wie im Listenbereich des Kalenders. Die Farben zeigen den Fälligkeitsstatus an: Rot bedeutet überfällig, Blau bedeutet heute fällig und Grün bedeutet fristgerecht. Sie müssen sich also keine neuen Markierungen merken.
Das Board erreichen Sie über das Ansichtssymbol in der oberen Leiste der mittleren Spalte, im Menü Kalender, Board, Notizen. Dasselbe Menü finden Sie in der Kopfzeile jedes dieser Fenster.
Wie funktioniert das?
Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Chat anklicken, wird das Board links angedockt und der Thread daneben geöffnet. Der geöffnete Eintrag bleibt hervorgehoben. Auf dem Smartphone wird das Board zu einer schwebenden Schaltfläche minimiert. Das Fenster merkt sich das Layout: Wenn Sie es angedockt lassen, wird auch das nächste Fenster aus diesem Menü angedockt geöffnet. Dasselbe gilt für die Vollbildansicht.
Sie können Spalten verschieben, indem Sie sie an der Überschrift ziehen. Auf dem Smartphone halten Sie die Überschrift zuerst gedrückt. Die Reihenfolge wird für Sie gespeichert und beim nächsten Öffnen wiederhergestellt. So verschieben Sie auch die E-Mail-Spalten. Einträge in einer Spalte können Sie nach oben und unten verschieben. Wenn Sie einen Eintrag in den Bereich Favoriten ziehen, wird er zu den Favoriten hinzugefügt; wenn Sie ihn herausziehen, wird er entfernt. Die Fälligkeitsdaten ändern sich nicht - nur die Reihenfolge der Anzeige. Neue Einträge werden entsprechend der aktuellen Sortierung ans Ende gesetzt. Einen Fehler machen Sie mit dem Rückgängig-Symbol oder der Tastenkombination Ctrl+Z rückgängig. So können Sie auch eine Änderung des Favoritenstatus rückgängig machen. Wenn das Rückgängigmachen dieser Änderung fehlschlägt, informiert Sie das Board darüber; die Reihenfolge wird dennoch zurückgesetzt.
Oben finden Sie die Symbole Nur anzeigen und Sortierung. Die Optionen entsprechen denen der Aufgabenliste, mit Ausnahme des Eintrags „E-Mails“: Das Board hat einen eigenen Schalter „E-Mail auf dem Board“. Das Board speichert den Filterstatus separat. Filter in der Hauptansicht blenden die Board-Spalten nicht aus und umgekehrt. In beiden Menüs gibt es die Zeile Zurücksetzen, mit der nur die Board-Einstellungen gelöscht werden. Mit der Auswahl „Chats zuerst“ wird die Reihenfolge der Bereiche Aufgaben und Chats in jeder Spalte geändert.
Unten in der Spalte finden Sie die Symbole Aufgabe und Chat. Sie öffnen die üblichen Erstellungsfenster, in denen der Arbeitsbereich bereits ausgewählt ist. Das Erstellungsfenster erscheint über dem Board. Wenn Sie es schließen, kehren Sie zum Board zurück. Ereignisse fügen Sie im Kalender hinzu, den Sie über dasselbe Ansichtsmenü öffnen können.
Was gewinnen Sie?
Sie beginnen den Tag mit einem einzigen Überblick, statt jedes Projekt nacheinander aufzurufen. Sie sehen, wo ein überfälliger Vorgang liegt, bevor der Kunde Sie daran erinnert. Sie müssen sich nicht merken, welchen Bereich Sie bereits geprüft haben und welcher noch aussteht.
Sie setzen das Projekt, an dem Sie täglich arbeiten, weiter nach vorn und das Projekt, zu dem Sie einmal pro Woche zurückkehren, weiter nach hinten. Die wichtigsten Vorgänge behalten Sie oben, statt sie jedes Mal zwischen den übrigen suchen zu müssen. Wenn Sie die Reihenfolge versehentlich ändern, können Sie zum vorherigen Layout zurückkehren.
Überblick und Arbeit teilen Ihren Tag nicht in zwei getrennte Abläufe. Sie öffnen einen Vorgang, bearbeiten ihn und kehren zum selben Überblick zurück. Wenn Sie eine neue Aufgabe hinzufügen, müssen Sie später nicht überlegen, in welchen Bereich sie gehört.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Der Leiter eines Designstudios betreut gleichzeitig vier Aufträge. Morgens öffnet er das Board. Die Spalte „Kunde Nord“ hat er an die erste Stelle gesetzt, weil dort gerade am meisten los ist. Darin sieht er zwei rote Markierungen. Er klickt auf die erste: Das Board wird links angedockt und der Thread der Aufgabe daneben geöffnet. Er stimmt mit dem Auftragnehmer einen Termin ab und blickt anschließend wieder auf das Board, das links geblieben ist.
Drei Vorgänge aus der Spalte „Service“ sind für ihn besonders wichtig. Er zieht sie in den Bereich Favoriten, um sie von den übrigen Einträgen abzuheben. Unten in der Spalte „Kunde Nord“ fügt er eine neue Aufgabe hinzu. Der Arbeitsbereich ist bereits ausgewählt, sodass er ihn nicht erst im Formular suchen muss.
Häufig gestellte Fragen
Zeigt das Board alle Arbeitsbereiche?
Das Board lädt die Liste Ihrer Arbeitsbereiche unabhängig vom im Seitenbereich eingestellten Bereich. Jeder Arbeitsbereich erhält eine eigene Spalte. Die E-Mail-Spalten stehen in derselben Reihe und lassen sich gemeinsam mit den übrigen verschieben.
Ändert das Ziehen einer Aufgabe das Fälligkeitsdatum?
Nein. Durch Ziehen auf dem Board ändert sich die Reihenfolge der Anzeige in der Spalte, nicht aber die Datumsangaben. Wenn Sie einen Eintrag in den Bereich Favoriten oder aus diesem herausziehen, wird der Favoritenstatus umgeschaltet.
Gelten die Filter aus der Aufgabenliste auch für das Board?
Die Filter- und Sortieroptionen des Boards entsprechen denen der Aufgabenliste, mit Ausnahme des Eintrags „E-Mails“: Das Board hat einen eigenen Schalter „E-Mail auf dem Board“. Das Board speichert seinen Filterstatus separat. Wenn Sie den Filter in der Liste ändern, werden die Board-Spalten nicht ausgeblendet, und der Board-Filter ändert nicht die Listenansicht.
Funktioniert das Board auch auf dem Smartphone?
Ja. Sie können horizontal durch die Spalten scrollen und ihre Reihenfolge ändern, indem Sie die Überschrift gedrückt halten und zur Seite ziehen. Wenn Sie eine Aufgabe öffnen, führt die Zurück-Schaltfläche zum Board und nicht zur Aufgabenliste.