Mikä on Taulu Task Managerissa?
Task Managerin Taulu näyttää Työtilasi vierekkäin, sarake sarakkeelta. Sinun ei tarvitse avata jokaista tilaa erikseen nähdäksesi sen tehtävät ja keskustelut. Kohteen punainen merkintä kertoo, että sen määräaika on umpeutunut.
Yksi sarake vastaa yhtä Työtilaa. Siinä on kolme osiota: Suosikit, Tehtävät ja Keskustelut. Kohteet näyttävät samalta kuin Kalenterin Luettelo-paneelissa. Värit kertovat määräajan tilan: punainen tarkoittaa, että määräaika on umpeutunut, sininen tarkoittaa tätä päivää ja vihreä, että määräaika on vielä edessä. Sinun ei siis tarvitse opetella uusia merkintöjä.
Taulu löytyy keskimmäisen sarakkeen yläpalkin näkymäkuvakkeesta, Kalenteri-, Taulu- ja Muistiinpanot-valikosta. Saman valikon löydät jokaisen näistä ikkunoista otsakkeesta.
Miten se toimii?
Kun napsautat tehtävää tai keskustelua, taulu kiinnittyy vasemmalle ja viestiketju avautuu sen viereen. Avattu kohde jää korostetuksi. Puhelimella taulu kutistuu kelluvaksi painikkeeksi. Ikkuna muistaa asettelun: jos jätät sen kiinnitetyksi, myös seuraava tästä valikosta avattava ikkuna avautuu kiinnitettynä. Sama toimii koko näytön asettelussa.
Voit järjestää sarakkeet uudelleen vetämällä niitä otsikosta. Puhelimella pidä ensin otsikkoa painettuna. Järjestys tallentuu sinulle ja palautuu seuraavalla avauskerralla. Voit järjestää samalla tavalla myös Sähköpostin sarakkeet. Voit siirtää sarakkeen kohteita ylös ja alas. Kun vedät kohteen Suosikit-osioon, se lisätään suosikkeihin, ja kun vedät sen sieltä pois, se poistetaan suosikeista. Määräajat eivät muutu - vain esitysjärjestys muuttuu. Uudet kohteet lisätään loppuun nykyisen lajittelun mukaisesti. Voit perua virheen peruutuskuvakkeella tai pikanäppäimellä Ctrl+Z. Näin voit perua myös suosikkimerkinnän muutoksen. Jos muutoksen peruminen epäonnistuu, taulu ilmoittaa siitä; järjestyksen muutos on silti peruttu.
Yläreunassa ovat Näytä vain- ja Lajittelu-kuvakkeet. Asetukset vastaavat tehtäväluettelon asetuksia, lukuun ottamatta ”Sähköpostit”-kohtaa: taululla on oma ”Sähköposti taululla” -kytkin. Taulu tallentaa suodatintilansa erikseen. Päänäkymän suodattimet eivät piilota sen sarakkeita, eikä päinvastoin. Molemmissa valikoissa on Nollaa-rivi, joka tyhjentää vain taulun asetukset. ”Keskustelu ensin” -valinta vaihtaa Tehtävät- ja Keskustelut-osioiden järjestystä jokaisessa sarakkeessa.
Sarakkeen alareunassa ovat Tehtävä- ja Keskustelu-kuvakkeet. Ne avaavat tavalliset lisäysikkunat, joissa Työtila on jo valittuna. Lisäysikkuna avautuu taulun päälle, joten sen sulkemisen jälkeen palaat taululle. Voit lisätä tapahtumia Kalenterissa, joka löytyy samasta näkymävalikosta.
Mitä hyödyt?
Aloitat päivän yhdellä katsauksella sen sijaan, että kävisit projektit läpi yksi kerrallaan. Näet, missä myöhässä oleva asia odottaa, ennen kuin asiakas ehtii muistuttaa siitä. Sinun ei tarvitse muistaa, minkä tilan olet jo tarkistanut ja mikä on vielä vuorossa.
Voit nostaa päivittäisen projektin lähemmäs alkua ja siirtää projektin, johon palaat kerran viikossa, kauemmas. Pidät tärkeimmät asiat ylhäällä sen sijaan, että joutuisit joka kerta etsimään niitä muiden joukosta. Jos muutat järjestystä vahingossa, voit palauttaa aiemman asettelun.
Katsaus ja työskentely eivät jaa päivääsi kahteen erilliseen kierrokseen. Avatessasi asian hoidat sen ja palaat samaan katsaukseen. Kun lisäät uuden tehtävän, sinun ei tarvitse myöhemmin miettiä, mihin tilaan se oli tarkoitus sijoittaa.
Esimerkki arjen työstä
Suunnittelutoimiston vetäjä hoitaa neljää toimeksiantoa kerralla. Aamulla hän avaa taulun. Hän on asettanut ”Asiakas Nord” -sarakkeen ensimmäiseksi, koska siellä on nyt eniten tekemistä. Hän näkee siinä kaksi punaista merkintää. Vetäjä napsauttaa ensimmäistä: taulu kiinnittyy vasemmalle ja tehtävän viestiketju avautuu viereen. Hän sopii määräajasta tekijän kanssa ja katsoo jälleen taulua, joka on yhä vasemmalla.
Häntä kiinnostaa eniten kolme asiaa ”Huolto”-sarakkeesta. Hän vetää ne Suosikit-osioon erottaakseen ne muista kohteista. Hän lisää uuden tehtävän ”Asiakas Nord” -sarakkeen alareunasta. Työtila on jo valittuna, joten hänen ei tarvitse etsiä sitä lomakkeelta.
Usein kysytyt kysymykset
Näyttääkö Taulu kaikki työtilat?
Taulu hakee Työtilojesi luettelon sivupaneelissa valitusta rajauksesta riippumatta. Jokaisella Työtilalla on oma sarakkeensa. Sähköpostin sarakkeet ovat samalla rivillä, ja voit järjestää niitä yhdessä muiden sarakkeiden kanssa.
Muuttuuko määräaika, kun vedän tehtävää?
Ei. Taululla vetäminen muuttaa sarakkeen esitysjärjestystä, mutta ei päivämääriä. Kohteen vetäminen Suosikit-osioon tai sieltä pois muuttaa sen suosikkimerkintää.
Toimivatko tehtäväluettelon suodattimet myös taululla?
Taulun suodatus- ja lajitteluasetukset vastaavat tehtäväluettelon asetuksia, lukuun ottamatta ”Sähköpostit”-kohtaa: taululla on oma ”Sähköposti taululla” -kytkin. Taulu tallentaa suodatintilansa erikseen. Luettelon suodattimen muuttaminen ei piilota taulun sarakkeita, eikä taulun suodatin muuta luettelon näkymää.
Toimiiko taulu puhelimella?
Kyllä. Voit selata sarakkeita vaakasuunnassa ja muuttaa niiden järjestystä pitämällä otsikkoa painettuna ja vetämällä sitä sivulle. Kun avaat tehtävän, paluupainike vie taululle eikä tehtäväluetteloon.