Was ist der KI-Assistent in Task Manager?
Der KI-Assistent in Task Manager beantwortet Fragen zu Ihrer Arbeit. Sie können schreiben: „Fasse die Aufgabe Rekrutierung zusammen“, „Zeige meine überfälligen Aufgaben“ oder „Erstelle ein PDF mit einer Zusammenfassung der Aufgabe X6“. Die Antworten basieren auf Aufgaben, Chats und Dateien, auf die Sie Zugriff haben. Sie müssen keine Befehle lernen - Sie formulieren Ihre Anfrage einfach in einem normalen Satz.
Der Assistent sieht nicht das gesamte Unternehmen. Er sieht, worauf Sie Zugriff haben. Administratoren haben Zugriff auf alles. Wenn Sie den Zugriff auf eine Aufgabe verlieren, berücksichtigt der Assistent sie bei Ihrer nächsten Frage nicht mehr - auch dann nicht, wenn Sie sie zuvor als Quelle ausgewählt haben.
Jeder Chat ist privat. Niemand sonst kann Ihre Threads mit dem Assistenten sehen, auch kein Administrator.
Der KI-Assistent funktioniert in beiden Lizenzvarianten. In der Pro-Variante nutzt er zusätzlich das Wissen des ganzen Unternehmens, beschrieben auf der Seite „Unternehmenswissen“.
Wie sieht ein Gespräch mit dem Assistenten aus?
Den Assistenten öffnen Sie über das Ansichten-Symbol in der oberen Leiste, neben Kalender, Board und Notizen. Diese Fenster belegen denselben Platz: Die Auswahl eines Fensters schließt das vorherige. Das gespeicherte Layout - vollständig oder am unteren Rand angedockt - gilt für alle.
Links sehen Sie eine Liste Ihrer Threads. Jeder Thread hat einen eigenen Titel, Verlauf und eine eigene Auswahl an Wissensquellen. Der Titel wird aus der ersten Frage erstellt, kann aber geändert werden. Sie können Threads mit einem Stern markieren, in der Liste verschieben und nach Arbeitsbereich, Zeit, Quellenart oder Favoriten filtern. Außerdem sehen Sie, in welchen Gesprächen der Assistent etwas geändert hat: eine Aufgabe angelegt, den Status geändert oder eine Erinnerung eingestellt hat. Die Suche durchsucht Titel und Gesprächsinhalte und zeigt die Anzahl der Treffer an.
Den Kontext wählen Sie über die Schaltfläche „Quellen“ über dem Gespräch aus. Sie können gleichzeitig mehrere Aufgaben, einen Chat, eine Notiz, einen gesamten Arbeitsbereich und einen Kalender mit anstehenden Fälligkeitsterminen auswählen (standardmäßig für 7 Tage). Das Auswahlfenster funktioniert wie das Modul Dateien: Ein Klick auf eine Zeile wählt die Quelle aus, und der Pfeil führt eine Ebene tiefer. Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Chat auswählen, werden auch die Dateien aus Nachrichten und aus dem Modul Dateien berücksichtigt.
Unter der Quellenliste sehen Sie eine Auslastungsanzeige. Wenn Sie mehr Wissen auswählen, als das Modell verarbeiten kann, teilt der Assistent Ihnen mit, was er nicht berücksichtigt hat. Zuerst lässt er allgemeine Bereiche weg; direkt ausgewählte Aufgaben bleiben erhalten.
Sie können eine Datei über die Büroklammer im Eingabefeld anhängen oder mit Strg/Cmd+V aus der Zwischenablage einfügen. Während der Verarbeitung zeigt der Assistent den aktuellen Schritt an, zum Beispiel „Ich lese die Anhänge …“, „Ich durchsuche die Quellen: meine Aufgaben, E-Mails“ oder „Ich formuliere die Antwort …“.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen nicht fünf verschiedene Bereiche öffnen, um einen einzelnen Vorgang nachzuvollziehen. Statt vierzig Nachrichten von vor einem Monat zu lesen und drei Dokumente separat durchzugehen, fragen Sie einfach nach einer konkreten Information. Sie erhalten eine Antwort, die auf Nachrichten und Dateien basiert.
Sie müssen sich nicht merken, wie das Programm funktioniert, um etwas damit zu erledigen. Sie sagen, was erstellt werden soll, und prüfen und bestätigen anschließend den Vorschlag. So können Sie noch Änderungen vornehmen, bevor die E-Mail versendet oder die Aufgabe erstellt wird.
Sie müssen nicht jeden Text auf einer leeren Seite beginnen. Ein Bericht, eine Zusammenfassung eines Threads, eine Dokumentzusammenfassung oder eine Vergleichstabelle kann als Entwurf erstellt werden, den Sie überarbeiten, statt von vorn anzufangen.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Ein Kunde ruft wegen eines Angebots von vor zwei Monaten an. Der Thread umfasst fünfzig Nachrichten und zwei PDFs mit Preisangeboten. Die Gesprächsnotiz haben Sie separat. Sie öffnen einen neuen Thread mit dem Assistenten und wählen die Aufgabe und die Notiz als Quellen aus. Die Anhänge der Aufgabe werden ebenfalls berücksichtigt. Sie fragen, was zum Termin und Rabatt vereinbart wurde. Wenn die PDFs Scans ohne Textebene sind, kann der Assistent ihren Inhalt nicht auslesen. Sehr große Dateien werden möglicherweise gekürzt.
Anschließend bitten Sie ihn: „Erstelle ein Word-Dokument mit einer Zusammenfassung dieser Aufgabe“. Die KI schreibt den Inhalt, die Anwendung erstellt die Datei und zeigt die Schaltfläche „Herunterladen“ an. Zum Schluss schreiben Sie: „Erinnere mich einen Tag vor dem Fälligkeitsdatum an diese Aufgabe“. Sie erhalten eine Karte mit Datum und Uhrzeit. Die Erinnerung wird erst erstellt, wenn Sie auf „Ja, ausführen“ klicken. Wird das Fälligkeitsdatum der Aufgabe verschoben, wird auch die Erinnerung verschoben.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich den KI-Assistenten ohne konfigurierten Anbieter nutzen?
Nein. Ein Administrator muss einen KI-Anbieter konfigurieren. Ohne Konfiguration führt der Versuch, den Assistenten zu nutzen, zu einer Fehlermeldung mit Angabe des Grundes.
Kann der Assistent die Aufgaben und E-Mails anderer Personen sehen?
Der Assistent sieht nur Aufgaben und Chats, für die Sie die erforderlichen Berechtigungen haben. Administratoren haben Zugriff auf alles. E-Mails werden nur dann bei der Auswahl der Quellen angezeigt, wenn ein Administrator sie unter Einstellungen → KI aktiviert hat. Standardmäßig sind sie deaktiviert. Sie können nur Ihre eigenen Postfächer auswählen - niemand kann das Postfach einer anderen Person auswählen, auch kein Administrator.
Welchen KI-Anbieter kann ich anbinden?
Ein Administrator wählt unter Einstellungen → KI einen von vier Anbietern aus: OpenAI, Gemini, Claude oder Grok. Er gibt den API-Schlüssel ein und wählt ein Modell aus der über die API des Anbieters abgerufenen Liste aus. Außerdem legt er die maximale Antwortlänge zwischen 1024 und 16384 Token fest.
Kann der Assistent ohne mein Wissen eine E-Mail versenden?
Nein. Der Versand erfordert immer Ihre Bestätigung über eine Schaltfläche. Der Assistent erstellt einen Nachrichtenvorschlag und verwendet Ihren persönlichen SMTP-Server aus den Einstellungen → Profil. Wenn kein SMTP-Server konfiguriert ist, weist er Sie darauf hin und versendet die Nachricht nicht.
Was passiert, wenn die KI behauptet, etwas erledigt zu haben, es aber nicht getan hat?
Die Anwendung überprüft solche Bestätigungen. Wurde eine Aktion nicht ausgeführt, erscheint unter der Antwort ein gelber Kasten mit dem Hinweis „Korrektur“. Darin steht, was tatsächlich passiert ist und mit welcher Formulierung Sie das gewünschte Ergebnis erreichen.