Mi az AI-asszisztens a Task Managerben?
A Task Manager AI-asszisztense válaszol a munkáddal kapcsolatos kérdésekre. Írhatsz például ilyet: „Foglald össze a Toborzás feladatot”, „Mutasd a lejárt feladataimat” vagy „Készíts PDF-et az X6 feladat összefoglalójával”. A válaszát az általad elérhető feladatokra, csevegésekre és fájlokra alapozza. Nem kell parancsokat megtanulnod - egyszerűen, hétköznapi mondatokban kérhetsz tőle bármit.
Az asszisztens nem látja az egész vállalatot. Csak azt látja, amihez neked jogosultságod van; a rendszergazda mindenhez hozzáfér. Ha elveszíted a hozzáférést egy feladathoz, az asszisztens a következő kérdésnél már kihagyja, még akkor is, ha korábban forrásként jelölted meg.
Minden beszélgetés privát. Az asszisztenssel folytatott beszélgetésszálaidat senki más nem látja, még a rendszergazda sem.
Az AI-asszisztens mindkét licencváltozatban működik. Pro verzióban emellett a teljes vállalat tudásbázisát is használja, amelyet a „Vállalati tudásbázis” oldal ismertet.
Hogyan zajlik a beszélgetés az asszisztenssel?
Az Asszisztenst a felső sávban lévő nézetikonnal nyitod meg, a Naptár, a Tábla és a Jegyzetek mellett. Ezek az ablakok ugyanazt a helyet foglalják el: az egyik kiválasztása bezárja az előzőt. A megjegyzett elrendezés - teljes vagy alulra dokkolt - mindegyikre érvényes.
Bal oldalon láthatod a beszélgetésszálak listáját. Mindegyiknek saját címe, előzményei és tudásforrásai vannak. A cím az első kérdésből jön létre, de módosíthatod. Csillaggal jelölheted a szálakat, áthúzhatod őket a listában, és szűrhetsz munkaterület, időpont, forrástípus vagy kedvencek szerint. Azt is ellenőrizheted, melyik beszélgetésekben végzett módosítást az asszisztens: létrehozott egy feladatot, megváltoztatta az állapotát vagy emlékeztetőt állított be. A Kereső átnézi a beszélgetések címeit és tartalmát, és megmutatja a találatok számát.
A kontextust a beszélgetés fölötti „Források” gombbal választhatod ki. Egyszerre több feladatot, csevegést, jegyzetet, egy teljes munkaterületet és a közelgő határidőket tartalmazó naptárat is kijelölhetsz (alapértelmezés szerint 7 napra). A választóablakban úgy böngészhetsz, mint a Fájlok modulban: a sorra kattintva kijelölöd a forrást, a nyíl pedig egy szinttel mélyebbre visz. Egy feladat vagy csevegés kijelölése az üzenetekben szereplő, valamint a Fájlok modulban hozzáadott fájlokat is magában foglalja.
A források listája alatt láthatod a kihasználtságot jelző sávot. Ha több információt jelölsz ki, mint amennyit a modell fel tud dolgozni, az asszisztens közli, mit hagyott figyelmen kívül. Először az általános kiterjedésű forrásokat hagyja ki; a kifejezetten megadott feladatok megmaradnak.
Fájlt a gemkapocs ikonra kattintva csatolhatsz az írásmezőben, vagy beillesztheted a vágólapról a Ctrl/Cmd+V billentyűkombinációval. Munka közben az asszisztens jelzi a folyamat aktuális lépését, például: „Mellékletek olvasása…”, „Források átnézése: feladataim, levelezés” vagy „Válasz írása…”.
Mit nyersz vele?
Nem kell öt különböző helyet megnyitnod ahhoz, hogy felidézz egy ügyet. Negyven múlt havi üzenet elolvasása és három külön dokumentum áttekintése helyett kérdezz rá konkrétan arra, amire kíváncsi vagy. Az üzenetek és fájlok alapján kapsz választ.
Nem kell emlékezned a program használatára ahhoz, hogy elvégezz benne valamit. Mondd el, minek kell készülnie, majd ellenőrizd és hagyd jóvá a javaslatot. Még módosíthatsz rajta, mielőtt elküldik az e-mailt vagy létrejön a feladat.
Nem kell minden szöveget üres oldalról kezdened. A jelentés, a beszélgetésszál összefoglalója, egy dokumentum kivonata vagy egy összehasonlító táblázat vázlatként is elkészülhet, amelyet elölről írás helyett csak javítanod kell.
Példa a mindennapi munkából
Az ügyfél egy két hónappal ezelőtti ajánlat miatt telefonál. A beszélgetésszálban ötven üzenet és két árajánlatot tartalmazó PDF van; az értekezlet jegyzete külön található. Új beszélgetésszálat nyitsz az asszisztenssel, és forrásként megadod a feladatot és a jegyzetet. A feladathoz csatolt fájlok is bekerülnek. Megkérdezed, mit állapodtatok meg a határidőről és a kedvezményről. Ha a PDF-ek szövegréteg nélküli szkennelt dokumentumok, az asszisztens nem tudja elolvasni a tartalmukat. A nagyon nagy fájlokból előfordulhat, hogy csak egy rész kerül feldolgozásra.
Ezután ezt kéred: „Készíts Word-dokumentumot a feladat összefoglalójával”. Az AI megírja a szöveget, az alkalmazás összeállítja a fájlt, és megjeleníti a „Letöltés” gombot. Végül ezt írod: „Emlékeztess erre a feladatra a határidő előtti napon”. Megjelenik egy kártya a dátummal és az időponttal. Az emlékeztető csak az „Igen, hajtsd végre” gombra kattintás után jön létre. Ha módosul a feladat határideje, az emlékeztető időpontja is módosul vele.
Gyakori kérdések
Használható az AI-asszisztens beállított szolgáltató nélkül?
Nem. A rendszergazdának be kell állítania egy AI-szolgáltatót; konfiguráció nélkül az asszisztens használatára tett kísérlet hibaüzenettel és annak indokával végződik.
Látja az asszisztens mások feladatait és levelezését?
Az asszisztens csak azokat a feladatokat és csevegéseket látja, amelyekhez jogosultságod van; a rendszergazda mindegyikhez hozzáfér. A Levelezés csak akkor jelenik meg a források között, ha a rendszergazda engedélyezi a Beállítások → AI menüpontban. Alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Csak a saját postafiókjaidat választhatod ki - más levelezését senki sem jelölheti ki, még a rendszergazda sem.
Melyik AI-szolgáltatót lehet csatlakoztatni?
A rendszergazda a Beállítások → AI menüpontban négy szolgáltató közül választhat: OpenAI, Gemini, Claude vagy Grok. Megadja az API-kulcsot, és kiválaszt egy modellt a szolgáltató API-jából lekért listáról. Beállítja a válasz maximális hosszát is, 1024 és 16384 token között.
Küldhet az asszisztens e-mailt a tudtom nélkül?
Nem. Az e-mail küldéséhez mindig jóvá kell hagynod a műveletet a gombbal. Az asszisztens megírja az üzenet javasolt szövegét, és a Beállítások → Profil menüpontban megadott személyes SMTP-beállításaidat használja. Ha nincs beállítva SMTP, erről tájékoztat, és nem küldi el az üzenetet.
Mi történik, ha az AI azt írja, hogy elvégzett valamit, pedig nem?
Az alkalmazás ellenőrzi az ilyen műveletek végrehajtását. Ha a művelet nem történt meg, a válasz alatt egy sárga „Helyesbítés” blokk jelenik meg. Ez tájékoztat arról, hogy valójában mi történt, és milyen kifejezéssel kérheted a kívánt eredményt.