Mikä on Task Managerin AI-avustaja?
Task Managerin AI-avustaja vastaa työhösi liittyviin kysymyksiin. Voit kirjoittaa esimerkiksi ”tee yhteenveto Rekrytointi-tehtävästä”, ”näytä myöhässä olevat tehtäväni” tai ”laadi PDF-yhteenveto tehtävästä X6”. Vastaukset perustuvat tehtäviin, keskusteluihin ja tiedostoihin, joihin sinulla on käyttöoikeus. Sinun ei tarvitse opetella komentoja - kysy vain tavallisella lauseella.
Avustaja ei näe koko yrityksen tietoja. Se näkee vain tiedot, joihin sinulla on käyttöoikeus; järjestelmänvalvoja pääsee kaikkeen. Jos menetät tehtävän käyttöoikeuden, avustaja jättää sen pois seuraavasta vastauksestaan, vaikka olisit aiemmin valinnut sen lähteeksi.
Jokainen keskustelu on yksityinen. Kukaan muu ei näe keskustelujasi avustajan kanssa, ei edes järjestelmänvalvoja.
AI-avustaja toimii molemmissa lisenssiversioissa. Pro-versiossa se hyödyntää lisäksi koko yrityksen tietopankkia, josta kerrotaan sivulla "Yrityksen tietopankki".
Millaista keskustelu avustajan kanssa on?
Avustajan avaat näkymien kuvakkeesta yläpalkissa, Kalenterin, Taulun ja Muistiinpanojen vieressä. Nämä ikkunat vievät saman tilan: yhden valitseminen sulkee edellisen. Tallennettu asettelu - koko näytön tai alareunaan telakoitu - koskee kaikkia.
Vasemmalla näet viestiketjujen luettelon. Jokaisella ketjulla on oma otsikko, historia ja tietolähteet. Otsikko muodostetaan ensimmäisestä kysymyksestä, mutta voit muuttaa sen. Voit merkitä viestiketjuja tähdellä, siirtää niitä luettelossa ja suodattaa niitä työtilan, ajankohdan, lähdetyypin tai suosikkien mukaan. Näet myös, missä keskusteluissa avustaja on tehnyt muutoksia: luonut tehtävän, muuttanut tilaa tai asettanut muistutuksen. Haku käy läpi keskustelujen otsikot ja sisällön sekä näyttää osumien määrän.
Valitse konteksti keskustelun yläpuolella olevalla ”Lähteet”-painikkeella. Voit valita samalla kertaa useita tehtäviä, keskustelun, muistiinpanon, koko työtilan ja kalenterin tulevine määräaikoineen (oletusarvoisesti 7 päivän ajalta). Lähteiden valintaikkunaa käytetään kuten Tiedostot-moduulia: rivin napsauttaminen valitsee lähteen, ja nuoli siirtää syvemmälle. Tehtävän tai keskustelun valitseminen tuo mukaan myös viestien liitteet ja Tiedostot-moduuliin lisätyt tiedostot.
Lähdeluettelon alla näet käyttöastepalkin. Jos valitset enemmän tietoa kuin malli pystyy käsittelemään, avustaja kertoo, mitä se jätti huomioimatta. Ensin se jättää pois laajat rajaukset; erikseen valitsemasi tehtävät säilyvät mukana.
Voit liittää tiedoston kirjoituskentän paperiliitinkuvakkeella tai liittää sen leikepöydältä näppäinyhdistelmällä Ctrl/Cmd+V. Työskentelyn aikana avustaja näyttää vaiheen, esimerkiksi ”Luetaan liitteitä…”, ”Käydään lähteitä läpi: tehtäväni, sähköposti” tai ”Kirjoitetaan vastausta…”.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse avata viittä eri paikkaa selvittääksesi yhtä asiaa. Sen sijaan, että lukisit neljäkymmentä kuukauden takaista viestiä ja kävisit erikseen läpi kolme asiakirjaa, kysy suoraan haluamastasi asiasta. Saat viesteihin ja tiedostoihin perustuvan vastauksen.
Sinun ei tarvitse muistaa, miten ohjelmaa käytetään, jotta saat sillä jotain aikaan. Kerrot, mitä haluat luoda, ja tarkistat ja hyväksyt sitten ehdotuksen. Voit tehdä korjauksia ennen sähköpostin lähettämistä tai tehtävän luomista.
Sinun ei tarvitse aloittaa jokaista tekstiä tyhjältä sivulta. Raportti, viestiketjun yhteenveto, asiakirjan tiivistelmä tai vertailutaulukko voidaan luoda luonnoksena, jota voit muokata sen sijaan, että kirjoittaisit kaiken uudelleen.
Esimerkki arjen työstä
Asiakas soittaa kaksi kuukautta sitten tehdystä tarjouksesta. Viestiketjussa on viisikymmentä viestiä ja kaksi tarjouslaskelman sisältävää PDF-tiedostoa; kokousmuistiinpano on erikseen. Avaat uuden avustajan viestiketjun ja valitset tehtävän sekä muistiinpanon lähteiksi. Tehtävän liitteet tulevat mukaan sen mukana. Kysyt, mitä määräajasta ja alennuksesta sovittiin. Jos PDF-tiedostot ovat skannauksia ilman tekstikerrosta, avustaja ei pysty lukemaan niiden sisältöä. Hyvin suuria tiedostoja voidaan rajata.
Pyydät sitten: ”laadi Word-asiakirja tämän tehtävän yhteenvedosta”. AI kirjoittaa sisällön, sovellus luo tiedoston ja näyttää ”Lataa”-painikkeen. Lopuksi kirjoitat: ”muistuta minua tästä tehtävästä päivää ennen määräaikaa”. Saat kortin, jossa näkyy päivämäärä ja kellonaika. Muistutus luodaan vasta, kun napsautat ”Kyllä, suorita”. Jos tehtävän määräaika siirtyy, muistutus siirtyy sen mukana.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko AI-avustajaa käyttää ilman määritettyä palveluntarjoajaa?
Ei. Järjestelmänvalvojan on määritettävä AI-palveluntarjoaja. Ilman määrityksiä avustajan käyttöyritys päättyy virheeseen, jossa kerrotaan syy.
Näkeekö avustaja muiden tehtävät ja sähköpostit?
Avustaja näkee vain ne tehtävät ja keskustelut, joihin sinulla on käyttöoikeus. Järjestelmänvalvoja pääsee kaikkeen. Sähköposti näkyy lähteiden valinnassa vain, jos järjestelmänvalvoja ottaa sen käyttöön kohdassa Asetukset → AI. Se on oletusarvoisesti pois käytöstä. Voit valita vain omat postilaatikkosi - kukaan ei voi valita toisen sähköpostia, ei edes järjestelmänvalvoja.
Minkä AI-palveluntarjoajan voi yhdistää?
Järjestelmänvalvoja valitsee kohdassa Asetukset → AI yhden neljästä palveluntarjoajasta: OpenAI, Gemini, Claude tai Grok. Hän antaa API-avaimen ja valitsee mallin palveluntarjoajan API:sta haettavasta luettelosta. Hän määrittää myös vastauksen enimmäispituuden väliltä 1024-16384 tokenia.
Voiko avustaja lähettää sähköpostia tietämättäni?
Ei. Lähettäminen edellyttää aina vahvistustasi painikkeella. Avustaja valmistelee viestiehdotuksen ja käyttää henkilökohtaista SMTP-palvelintasi kohdasta Asetukset → Profiili. Jos SMTP-palvelinta ei ole määritetty, avustaja kertoo siitä eikä lähetä viestiä.
Mitä tapahtuu, jos AI väittää tehneensä jotain, vaikka se ei tehnyt sitä?
Sovellus tarkistaa tällaiset vahvistukset. Jos toimintoa ei suoritettu, vastauksen alle ilmestyy keltainen ”Oikaisu”-ilmoitus. Siinä kerrotaan, mitä todella tapahtui ja millä ilmauksella voit pyytää haluamaasi lopputulosta.