Vad är AI-assistenten i Task Manager?
AI-assistenten i Task Manager svarar på frågor om ditt arbete. Du kan skriva: ”sammanfatta uppgiften Rekrytering”, ”visa mina försenade uppgifter” eller ”skapa en PDF med en sammanfattning av uppgift X6”. Svaret baseras på uppgifter, chattar och filer som du har tillgång till. Du behöver inte lära dig några kommandon - skriv bara en vanlig mening.
Assistenten ser inte hela företaget. Den ser det som du har behörighet till; administratören har tillgång till allt. Om du förlorar åtkomsten till en uppgift utelämnar assistenten den nästa gång du frågar, även om du tidigare har angett den som källa.
Varje konversation är privat. Ingen annan kan se dina trådar med assistenten, inte ens administratören.
AI-assistenten fungerar i båda licensvarianterna. I Pro-varianten använder den dessutom hela företagets kunskapsbas, som beskrivs på sidan ”Företagets kunskapsbas”.
Hur fungerar en konversation med assistenten?
Assistenten öppnar du med vy-ikonen i det övre fältet, bredvid Kalender, Tavla och Anteckningar. Dessa fönster upptar samma plats: att välja ett stänger det föregående. Det sparade läget - fullskärm eller dockat nedtill - gäller för alla.
Till vänster ser du en lista med trådar. Varje tråd har en egen titel, historik och uppsättning kunskapskällor. Titeln skapas utifrån den första frågan, men du kan ändra den. Du kan stjärnmarkera trådar, dra dem i listan och filtrera dem efter arbetsyta, tid, källtyp eller favoriter. Du kan också se i vilka konversationer assistenten har gjort ändringar: skapat en uppgift, ändrat status eller lagt till en påminnelse. Sökfunktionen söker i konversationernas titlar och innehåll och visar antalet träffar.
Välj kontext med knappen ”Källor” ovanför konversationen. Du kan välja flera uppgifter, en chatt, en anteckning, en hel arbetsyta och en kalender med kommande förfallodatum (7 dagar som standard). I urvalsfönstret navigerar du som i modulen Filer: klicka på en rad för att välja en källa och på pilen för att gå en nivå djupare. När du väljer en uppgift eller chatt ingår även filer från meddelanden och filer som lagts till i modulen Filer.
Under källistan ser du en kapacitetsindikator. Om du väljer mer information än modellen kan hantera berättar assistenten vad den har utelämnat. Den utelämnar först bredare urval; uppgifter som du har valt specifikt finns kvar.
Bifoga en fil med gemet i skrivfältet eller klistra in den från urklipp med Ctrl/Cmd+V. Medan assistenten arbetar visar den vilket steg den är på, till exempel ”Läser bilagor…”, ”Går igenom källor: mina uppgifter, e-post” eller ”Skriver ett svar…”.
Vad vinner du?
Du behöver inte öppna fem olika ställen för att få en överblick över ett ärende. I stället för att läsa fyrtio meddelanden från förra månaden och gå igenom tre dokument separat frågar du om det du vill veta. Du får ett svar baserat på meddelanden och filer.
Du behöver inte komma ihåg hur programmet fungerar för att få något gjort. Berätta vad du vill skapa och granska och godkänn sedan förslaget. Du hinner göra ändringar innan e-postmeddelandet skickas eller uppgiften skapas.
Du behöver inte börja varje text på en tom sida. En rapport, sammanfattning av en tråd, dokumentöversikt eller jämförelsetabell kan skapas som ett utkast som du sedan redigerar i stället för att skriva från början.
Exempel från vardagen
En kund ringer om en offert från för två månader sedan. Tråden innehåller femtio meddelanden och två PDF-filer med prisuppgifter; mötesanteckningen har du separat. Du öppnar en ny assistenttråd och väljer uppgiften och anteckningen som källor. Bilagorna från uppgiften följer med. Du frågar vad ni kom överens om när det gäller tidsplan och rabatt. Om PDF-filerna är skannade utan textlager kan assistenten inte läsa innehållet. Mycket stora filer kan kortas ned.
Sedan ber du: ”skapa ett Word-dokument med en sammanfattning av den här uppgiften”. AI:n skriver texten, programmet skapar filen och visar knappen ”Hämta”. Till sist skriver du: ”påminn mig om den här uppgiften dagen före förfallodatumet”. Du får ett kort med datum och tid. Påminnelsen skapas först när du klickar på ”Ja, utför”. Om uppgiftens förfallodatum flyttas flyttas påminnelsen med det.
Vanliga frågor
Kan jag använda AI-assistenten utan att ha konfigurerat en leverantör?
Nej. Administratören måste konfigurera en AI-leverantör. Utan konfiguration leder ett försök att använda assistenten till ett felmeddelande med en angiven orsak.
Kan assistenten se andras uppgifter och e-post?
Assistenten ser bara uppgifter och chattar som du har behörighet till. Administratören har tillgång till allt. E-post visas bland källorna endast om administratören aktiverar den under Inställningar → AI. Den är inaktiverad som standard. Du kan bara välja dina egna brevlådor - ingen kan välja någon annans e-post, inte ens administratören.
Vilken AI-leverantör kan jag ansluta?
Administratören väljer en av fyra leverantörer under Inställningar → AI: OpenAI, Gemini, Claude eller Grok. Hen anger en API-nyckel och väljer en modell från listan som hämtas från leverantörens API. Hen ställer också in maximal svarslängd, från 1024 till 16384 token.
Kan assistenten skicka e-post utan att jag vet om det?
Nej. Du måste alltid bekräfta utskicket med en knapp. Assistenten förbereder ett förslag på meddelande och använder din personliga SMTP från Inställningar → Profil. Om SMTP inte är konfigurerat informerar den dig om det och skickar inget meddelande.
Vad händer om AI:n säger att den har gjort något, fast den inte har gjort det?
Programmet kontrollerar sådana bekräftelser. Om åtgärden inte har utförts visas ett gult block med texten ”Rättelse” under svaret. Där står vad som faktiskt hände och vilken formulering du kan använda för att få det resultat du ville ha.