Cos'è l'Assistente AI in Task Manager?
L'Assistente AI di Task Manager risponde alle domande sul tuo lavoro. Puoi scrivere: «Riassumi l'attività Reclutamento», «Mostrami le mie attività scadute» oppure «Prepara un PDF con il riepilogo dell'attività X6». Le risposte si basano sulle attività, sulle chat e sui file a cui hai accesso. Non devi imparare comandi: basta chiedere con una frase normale.
L'assistente non vede tutta l'azienda. Vede ciò per cui hai le autorizzazioni; l'amministratore ha accesso a tutto. Se perdi l'accesso a un'attività, l'assistente la escluderà dalla risposta alla tua prossima domanda, anche se l'avevi indicata come fonte in precedenza.
Ogni conversazione è privata. Nessun altro può vedere le tue discussioni con l'assistente, nemmeno l'amministratore.
L'Assistente AI funziona in entrambe le varianti di licenza. Nella variante Pro utilizza inoltre la base di conoscenza dell'intera azienda, descritta nella pagina "Base di conoscenza aziendale".
Come si svolge una conversazione con l'assistente?
Apri l'Assistente con l'icona delle viste nella barra superiore, accanto a Calendario, Bacheca e Note. Queste finestre occupano lo stesso spazio: selezionarne una chiude la precedente. Il layout memorizzato - completo o ancorato in basso - vale per tutte.
A sinistra trovi l'elenco delle discussioni. Ognuna ha il proprio titolo, la propria cronologia e il proprio insieme di fonti di conoscenza. Il titolo viene creato a partire dalla prima domanda, ma puoi modificarlo. Puoi contrassegnare le discussioni con una stella, trascinarle nell'elenco e filtrare per spazio di lavoro, periodo, tipo di fonti o preferiti. Puoi anche controllare in quali conversazioni l'assistente ha apportato modifiche: ha creato un'attività, cambiato lo stato o impostato un promemoria. La Ricerca esamina i titoli e il contenuto delle conversazioni e mostra il numero di risultati.
Scegli il contesto con il pulsante «Fonti» sopra la conversazione. Puoi selezionare più attività, una chat, una nota, un intero spazio di lavoro e il calendario con le scadenze imminenti (per impostazione predefinita, quelle dei prossimi 7 giorni). La finestra di selezione si esplora come il modulo File: facendo clic su una riga selezioni la fonte, mentre la freccia ti porta al livello successivo. Selezionando un'attività o una chat includi anche i file dei messaggi e quelli aggiunti nel modulo File.
Sotto l'elenco delle fonti trovi una barra che indica lo spazio occupato. Se selezioni più informazioni di quante il modello possa elaborare, l'assistente ti dirà cosa ha escluso. Per prima cosa esclude gli ambiti generali; le attività indicate esplicitamente restano incluse.
Puoi allegare un file con l'icona della graffetta nel campo di composizione oppure incollarlo dagli appunti con Ctrl/Cmd+V. Durante l'elaborazione, l'assistente mostra la fase in corso, ad esempio «Leggo gli allegati…», «Esamino le fonti: le mie attività, la posta» o «Scrivo la risposta…».
Cosa ci guadagni?
Non devi aprire cinque posti diversi per ricostruire una singola vicenda. Invece di leggere quaranta messaggi di un mese fa e consultare separatamente tre documenti, puoi chiedere una cosa specifica. Ricevi una risposta basata su messaggi e file.
Non devi ricordarti come usare il programma per fare qualcosa. Spieghi cosa vuoi ottenere, poi controlli e approvi la proposta. Hai tempo per apportare modifiche prima che venga inviata l'e-mail o creata l'attività.
Non devi partire ogni volta da una pagina vuota. Una relazione, il riepilogo di una discussione, il riassunto di un documento o una tabella comparativa possono essere creati come bozze, che puoi modificare invece di scrivere tutto da zero.
Esempio dal lavoro quotidiano
Un cliente chiama per un'offerta di due mesi fa. La discussione contiene cinquanta messaggi e due PDF con i preventivi; hai gli appunti della riunione separati. Apri una nuova discussione con l'assistente e selezioni l'attività e la nota come fonti. Gli allegati dell'attività vengono inclusi insieme a essa. Chiedi cosa è stato concordato riguardo alla scadenza e allo sconto. Se i PDF sono scansioni senza un livello di testo, l'assistente non può leggerne il contenuto. I file molto grandi potrebbero essere troncati.
Poi chiedi: «Prepara un documento Word con il riepilogo di questa attività». L'AI scrive il contenuto, l'applicazione crea il file e mostra il pulsante «Scarica». Infine scrivi: «Ricordami questa attività il giorno prima della scadenza». Ricevi una scheda con la data e l'ora. Il promemoria viene creato solo dopo aver fatto clic su «Sì, esegui». Se la scadenza dell'attività cambia, cambia di conseguenza anche il promemoria.
Domande frequenti
È possibile usare l'Assistente AI senza aver configurato un fornitore?
No. L'amministratore deve configurare un fornitore di AI; senza configurazione, il tentativo di usare l'assistente termina con un errore che indica il motivo.
L'assistente può vedere le attività e la posta degli altri?
L'assistente vede solo le attività e le chat per cui hai le autorizzazioni; l'amministratore ha accesso a tutto. La posta compare tra le fonti selezionabili solo se l'amministratore la abilita in Impostazioni → AI. Per impostazione predefinita è disattivata. Puoi selezionare solo le tue caselle: nessuno può selezionare la posta altrui, nemmeno l'amministratore.
Quali fornitori di AI si possono collegare?
L'amministratore sceglie in Impostazioni → AI uno dei quattro fornitori: OpenAI, Gemini, Claude o Grok. Inserisce la chiave API e sceglie un modello dall'elenco recuperato tramite l'API del fornitore. Imposta anche la lunghezza massima della risposta, da 1024 a 16384 token.
L'assistente può inviare un'e-mail senza che io lo sappia?
No. L'invio richiede sempre la tua conferma tramite un pulsante. L'assistente prepara una bozza del messaggio e usa il tuo SMTP personale configurato in Impostazioni → Profilo. Se il tuo SMTP non è configurato, te lo comunica e non invia il messaggio.
Cosa succede se l'AI dice di aver fatto qualcosa, ma in realtà non l'ha fatto?
L'applicazione verifica queste conferme. Se l'azione non è stata eseguita, sotto la risposta compare un riquadro giallo con la dicitura «Rettifica». Indica cosa è successo davvero e quale frase usare per ottenere il risultato desiderato.