O que é o Assistente de IA no Task Manager?
O Assistente de IA no Task Manager responde a perguntas sobre o seu trabalho. Pode escrever: «resume a tarefa Recrutamento», «mostra as minhas tarefas fora do prazo» ou «prepara um PDF com o resumo da tarefa X6». A resposta baseia-se nas tarefas, conversas e ficheiros a que tem acesso. Não precisa de aprender comandos - basta fazer o pedido numa frase normal.
O assistente não vê a empresa toda. Vê aquilo a que tem acesso; o administrador tem acesso a tudo. Se perder o acesso a uma tarefa, o assistente irá ignorá-la na pergunta seguinte, mesmo que a tenha indicado anteriormente como fonte.
Cada conversa é privada. Mais ninguém vê as suas conversas com o assistente, nem mesmo o administrador.
O Assistente de IA funciona em ambas as versões da licença. Na versão Pro, utiliza adicionalmente a base de conhecimento de toda a empresa, descrita na página "Conhecimento da empresa".
Como funciona uma conversa com o assistente?
Abre o Assistente através do ícone das vistas na barra superior, junto ao Calendário, ao Quadro e às Notas. Estas janelas ocupam o mesmo espaço: ao escolher uma fecham-se as anteriores. A disposição memorizada - completa ou acoplada em baixo - aplica-se a todas.
À esquerda, vê a lista de conversas. Cada uma tem o seu próprio título, histórico e conjunto de fontes de conhecimento. O título é criado a partir da primeira pergunta, mas pode alterá-lo. Pode marcar conversas com uma estrela, arrastá-las na lista e filtrá-las por workspace, período, tipo de fontes ou favoritas. Também pode verificar em que conversas o assistente fez alguma alteração: criou uma tarefa, alterou um estado ou definiu um lembrete. A pesquisa percorre os títulos e o conteúdo das conversas e mostra o número de resultados.
Escolhe o contexto através do botão «Fontes», acima da conversa. Pode indicar várias tarefas, uma conversa, uma nota, um workspace inteiro e o calendário com os próximos prazos (7 dias por predefinição). A janela de seleção funciona como o módulo Ficheiros: clicar numa linha seleciona a fonte e a seta avança para o nível seguinte. Ao selecionar uma tarefa ou conversa, também são incluídos os ficheiros das mensagens e os ficheiros adicionados no módulo Ficheiros.
Por baixo da lista de fontes, vê uma barra de utilização. Se indicar mais informação do que o modelo consegue processar, o assistente diz-lhe o que não teve em conta. Começa por ignorar os âmbitos gerais; as tarefas indicadas diretamente são mantidas.
Pode anexar um ficheiro através do clipe no campo de escrita ou colá-lo a partir da área de transferência com Ctrl/Cmd+V. Enquanto trabalha, o assistente mostra a fase em que se encontra, por exemplo, «A ler os anexos…», «A consultar fontes: as minhas tarefas, e-mail» ou «A escrever a resposta…».
O que ganha?
Não precisa de abrir cinco locais para reconstituir um único assunto. Em vez de ler quarenta mensagens de há um mês e consultar separadamente três documentos, pergunte sobre algo específico. Receberá uma resposta baseada nas mensagens e nos ficheiros.
Não precisa de se lembrar de como utilizar o programa para fazer algo. Diz o que pretende criar e, depois, verifica e aprova a proposta. Tem tempo para fazer alterações antes de o e-mail ser enviado ou de a tarefa ser criada.
Não precisa de começar cada texto numa página em branco. Um relatório, o resumo de uma conversa, a síntese de um documento ou uma tabela comparativa podem ser criados como rascunho, que pode editar em vez de escrever tudo de novo.
Exemplo do trabalho diário
Um cliente telefona a propósito de uma proposta de há dois meses. A conversa tem cinquenta mensagens e dois PDF com orçamentos; tem a nota da reunião à parte. Abre uma nova conversa com o assistente e seleciona a tarefa e a nota como fontes. Os anexos da tarefa são incluídos automaticamente. Pergunta o que ficou acordado sobre o prazo e o desconto. Se os PDF forem digitalizações sem camada de texto, o assistente não conseguirá ler o seu conteúdo. Os ficheiros muito grandes podem ser truncados.
Depois, pede: «prepara um Word com o resumo desta tarefa». A IA escreve o conteúdo, a aplicação cria o ficheiro e apresenta o botão «Transferir». Por fim, escreve: «lembra-me desta tarefa na véspera do prazo». Recebe um cartão com a data e a hora. O lembrete só é criado depois de clicar em «Sim, executar». Se o prazo da tarefa for alterado, o lembrete acompanha a alteração.
Perguntas mais frequentes
É possível utilizar o Assistente de IA sem configurar um fornecedor?
Não. O administrador tem de configurar um fornecedor de IA; sem essa configuração, a tentativa de utilizar o assistente termina com um erro que indica o motivo.
O assistente consegue ver tarefas e e-mails de outras pessoas?
O assistente só vê as tarefas e conversas a que tem acesso; o administrador tem acesso a tudo. O e-mail só aparece na seleção de fontes se o administrador o ativar em Definições → IA. Está desativado por predefinição. Só pode selecionar as suas próprias caixas de correio - ninguém pode selecionar o e-mail de outra pessoa, nem mesmo o administrador.
Que fornecedor de IA é possível ligar?
O administrador escolhe um dos quatro fornecedores em Definições → IA: OpenAI, Gemini, Claude ou Grok. Introduz a chave API e escolhe um modelo da lista obtida através da API do fornecedor. Define também o comprimento máximo da resposta, entre 1024 e 16384 tokens.
O assistente pode enviar um e-mail sem eu saber?
Não. O envio requer sempre a sua confirmação através de um botão. O assistente prepara uma proposta de mensagem e utiliza o seu SMTP pessoal, configurado em Definições → Perfil. Se não tiver SMTP configurado, informa-o e não envia a mensagem.
O que acontece se a IA disser que fez algo, mas não o tiver feito?
A aplicação verifica essas confirmações. Se a ação não tiver sido executada, aparece um bloco amarelo «Retificação» por baixo da resposta. Indica o que aconteceu realmente e que frase deve utilizar para obter o resultado pretendido.