Qu'est-ce que l'Assistant IA dans Task Manager ?
L’Assistant IA de Task Manager répond à vos questions sur votre travail. Vous pouvez écrire : « résume la tâche Recrutement », « affiche mes tâches en retard » ou « prépare un PDF récapitulatif de la tâche X6 ». Il s’appuie sur les tâches, les discussions et les fichiers auxquels vous avez accès. Pas besoin d’apprendre des commandes - posez simplement votre question.
L’assistant ne voit pas l’ensemble de l’entreprise. Il voit uniquement ce à quoi vous avez accès ; l’administrateur a accès à tout. Si vous perdez l’accès à une tâche, l’assistant ne la prendra plus en compte lors de votre prochaine question, même si vous l’aviez précédemment sélectionnée comme source.
Chaque conversation est privée. Personne d’autre ne voit vos discussions avec l’assistant, pas même l’administrateur.
L'Assistant IA fonctionne dans les deux variantes de licence. En variante Pro, il exploite en plus la base de connaissances de toute l'entreprise, décrite sur la page « Base de connaissances interne ».
Comment se déroule une conversation avec l’assistant ?
Vous ouvrez l'Assistant avec l'icône des vues dans la barre supérieure, à côté du Calendrier, du Tableau et des Notes. Ces fenêtres occupent le même espace : en choisir une ferme la précédente. La disposition mémorisée - plein écran ou ancrée en bas - s'applique à toutes.
La liste des fils de discussion se trouve à gauche. Chacun a son propre titre, son historique et ses sources de connaissances. Le titre est généré à partir de la première question, mais vous pouvez le modifier. Vous pouvez ajouter une étoile aux fils, les réorganiser par glisser-déposer et les filtrer par espace de travail, période, type de source ou favoris. Vous pouvez également voir dans quelles conversations l’assistant a apporté une modification : créé une tâche, changé un statut ou ajouté un rappel. La recherche parcourt les titres et le contenu des conversations et affiche le nombre de résultats.
Sélectionnez le contexte avec le bouton « Sources » au-dessus de la conversation. Vous pouvez sélectionner plusieurs tâches, une discussion, une note, un Espace de travail entier et le calendrier avec les échéances à venir (7 jours par défaut). La fenêtre de sélection se parcourt comme le module Fichiers : cliquez sur une ligne pour sélectionner une source et sur la flèche pour accéder au niveau inférieur. La sélection d’une tâche ou d’une discussion inclut également les fichiers des messages et ceux ajoutés dans le module Fichiers.
La barre d’utilisation sous la liste des sources vous indique l’espace occupé. Si vous sélectionnez plus d’informations que le modèle ne peut en traiter, l’assistant vous indique ce qu’il n’a pas pris en compte. Il écarte d’abord les éléments généraux ; les tâches que vous avez sélectionnées directement sont conservées.
Joignez un fichier avec l’icône trombone dans le champ de saisie ou collez-le depuis le presse-papiers avec Ctrl/Cmd+V. Pendant qu’il travaille, l’assistant indique l’étape en cours, par exemple « Je lis les pièces jointes… », « Je consulte les sources : mes tâches, la Messagerie » ou « Je rédige une réponse… ».
Qu'y gagnez-vous ?
Inutile d’ouvrir cinq endroits différents pour reconstituer un dossier. Au lieu de lire quarante messages datant du mois dernier et de parcourir séparément trois documents, posez une question précise. Vous obtenez une réponse fondée sur les messages et les fichiers.
Pas besoin de savoir comment utiliser le programme pour y effectuer une action. Indiquez ce que vous souhaitez créer, puis vérifiez et confirmez la proposition. Vous avez le temps de la modifier avant l’envoi de l’e-mail ou la création de la tâche.
Vous n’avez plus à partir d’une page blanche pour chaque texte. Un rapport, le résumé d’un fil de discussion, la synthèse d’un document ou un tableau comparatif peuvent être générés sous forme de brouillon que vous modifierez plutôt que de rédiger à nouveau.
Exemple du quotidien
Un client appelle au sujet d’une offre datant d’il y a deux mois. Le fil de discussion compte cinquante messages et contient deux PDF avec des devis ; vous avez la note de réunion ailleurs. Vous ouvrez un nouveau fil de discussion avec l’assistant et sélectionnez la tâche et la note comme sources. Les pièces jointes de la tâche sont incluses. Vous demandez ce qui a été convenu concernant le délai et la remise. Si les PDF sont des scans sans couche de texte, l’assistant ne pourra pas en lire le contenu. Les fichiers très volumineux peuvent être tronqués.
Vous demandez ensuite : « prépare un document Word avec le résumé de cette tâche ». L’IA rédige le contenu, l’application crée le fichier et affiche un bouton « Télécharger ». Enfin, vous écrivez : « rappelle-moi cette tâche la veille de l’échéance ». Une carte indiquant la date et l’heure s’affiche. Le rappel n’est créé qu’après avoir cliqué sur « Oui, exécuter ». Si l’échéance de la tâche est repoussée, le rappel est décalé en conséquence.
Questions fréquentes
Peut-on utiliser l’Assistant IA sans avoir configuré de fournisseur ?
Non. L’administrateur doit configurer un fournisseur d’IA. Sans configuration, toute tentative d’utiliser l’assistant échoue et indique la raison.
L’assistant voit-il les tâches et les e-mails des autres ?
L’assistant ne voit que les tâches et les discussions auxquelles vous avez accès ; l’administrateur a accès à tout. La Messagerie n’apparaît dans la sélection des sources que si l’administrateur l’active dans Paramètres → IA. Elle est désactivée par défaut. Vous ne pouvez sélectionner que vos propres boîtes mail - personne ne peut sélectionner celles des autres, pas même l’administrateur.
Quels fournisseurs d’IA peut-on connecter ?
Dans Paramètres → IA, l’administrateur choisit l’un des quatre fournisseurs : OpenAI, Gemini, Claude ou Grok. Il indique une clé API et sélectionne un modèle dans la liste récupérée depuis l’API du fournisseur. Il définit également la longueur maximale des réponses, de 1024 à 16384 tokens.
L’assistant peut-il envoyer un e-mail sans que je le sache ?
Non. L’envoi nécessite toujours votre confirmation en cliquant sur un bouton. L’assistant prépare une proposition de message et utilise votre SMTP personnel, configuré dans Paramètres → Profil. Si votre SMTP n’est pas configuré, il vous en informe et n’envoie pas le message.
Que se passe-t-il si l’IA affirme avoir fait quelque chose alors que ce n’est pas le cas ?
L’application vérifie ces confirmations. Si l’action n’a pas été effectuée, un encadré jaune « Rectification » apparaît sous la réponse. Il indique ce qui s’est réellement passé et quelle formulation utiliser pour obtenir le résultat souhaité.