¿Qué es el Asistente de IA en Task Manager?
El Asistente de IA de Task Manager responde a preguntas sobre tu trabajo. Puedes escribir: «resume la tarea Reclutamiento», «muéstrame mis tareas vencidas» o «prepara un PDF con el resumen de la tarea X6». Basa sus respuestas en las tareas, los chats y los archivos a los que tienes acceso. No hace falta aprender comandos: solo tienes que pedirlo con una frase normal.
El asistente no ve toda la empresa. Solo ve aquello para lo que tienes permiso; el administrador tiene acceso a todo. Si pierdes el acceso a una tarea, el asistente la omitirá en la siguiente consulta, aunque la hubieras seleccionado antes como fuente.
Cada conversación es privada. Nadie más puede ver tus hilos con el asistente, tampoco el administrador.
El Asistente de IA funciona en ambos planes de licencia. En el plan Pro, además, utiliza la base de conocimiento de toda la empresa, descrita en la página «Conocimiento de la empresa».
¿Cómo es una conversación con el asistente?
El Asistente se abre con el icono de vistas en la barra superior, junto al Calendario, el Tablero y las Notas. Estas ventanas ocupan el mismo espacio: al elegir una se cierra la anterior. La disposición recordada - completa o anclada abajo - se aplica a todas ellas.
A la izquierda ves la lista de hilos. Cada uno tiene su propio título, historial y conjunto de fuentes de conocimiento. El título se genera a partir de la primera pregunta, pero puedes cambiarlo. Puedes marcar los hilos con una estrella, arrastrarlos por la lista y filtrarlos por espacio de trabajo, fecha, tipo de fuente o favoritos. También puedes comprobar en qué conversaciones ha cambiado algo el asistente: ha creado una tarea, cambiado un estado o configurado un recordatorio. El Buscador recorre los títulos y el contenido de las conversaciones e indica el número de coincidencias.
Seleccionas el contexto con el botón «Fuentes», encima de la conversación. Puedes elegir varias tareas a la vez, un chat, una nota, todo un espacio de trabajo y el calendario con las próximas fechas límite (7 días de forma predeterminada). La ventana de selección se recorre como el módulo Archivos: al hacer clic en una fila, seleccionas la fuente; la flecha te lleva un nivel más adentro. Al seleccionar una tarea o un chat, también se incluyen los archivos de los mensajes y los añadidos en el módulo Archivos.
Debajo de la lista de fuentes aparece una barra que indica el uso del contexto. Si seleccionas más información de la que puede admitir el modelo, el asistente te dirá qué ha dejado fuera. Primero omite los ámbitos generales; las tareas seleccionadas expresamente se mantienen.
Puedes adjuntar un archivo con el icono del clip en el campo de escritura o pegarlo desde el portapapeles con Ctrl/Cmd+V. Mientras trabaja, el asistente muestra cada fase, por ejemplo: «Leyendo los archivos adjuntos…», «Revisando las fuentes: mis tareas, el correo» o «Escribiendo la respuesta…».
¿Qué ganas?
No tienes que abrir cinco sitios para reconstruir un caso. En lugar de leer cuarenta mensajes de hace un mes y revisar tres documentos por separado, pregunta por algo concreto. Recibirás una respuesta basada en los mensajes y los archivos.
No tienes que recordar cómo se usa el programa para hacer algo. Indicas qué quieres crear y después revisas y apruebas la propuesta. Puedes hacer cambios antes de que se envíe el correo o se cree la tarea.
No tienes que empezar cada texto desde una página en blanco. Puedes crear un informe, un resumen de un hilo, una síntesis de un documento o una tabla comparativa como borrador, y corregirlo en lugar de escribirlo desde cero.
Ejemplo del trabajo diario
Un cliente llama por una oferta de hace dos meses. El hilo tiene cincuenta mensajes y dos PDF con presupuestos; además, tienes la nota de la reunión por separado. Abres un hilo nuevo del asistente y seleccionas la tarea y la nota como fuentes. Los archivos adjuntos de la tarea se incluyen junto con ella. Preguntas qué se acordó sobre la fecha y el descuento. Si los PDF son escaneos sin capa de texto, el asistente no podrá leer su contenido. Los archivos muy grandes pueden truncarse.
Después pides: «prepara un Word con el resumen de esta tarea». La IA redacta el contenido, la aplicación genera el archivo y muestra el botón «Descargar». Por último, escribes: «recuérdame esta tarea un día antes de la fecha límite». Recibirás una tarjeta con la fecha y la hora. El recordatorio solo se crea cuando haces clic en «Sí, ejecutar». Si cambia la fecha límite de la tarea, el recordatorio también se desplaza.
Preguntas frecuentes
¿Se puede usar el Asistente de IA sin configurar un proveedor?
No. El administrador debe configurar un proveedor de IA; sin esa configuración, al intentar usar el asistente se produce un error que indica el motivo.
¿El asistente puede ver las tareas y el correo de otras personas?
El asistente solo ve las tareas y los chats para los que tienes permiso; el administrador tiene acceso a todo. El correo solo aparece entre las fuentes disponibles si el administrador lo activa en Configuración → IA. Está desactivado de forma predeterminada. Solo puedes seleccionar tus propios buzones; nadie puede seleccionar el correo de otra persona, tampoco el administrador.
¿Qué proveedor de IA se puede conectar?
El administrador elige uno de los cuatro proveedores en Configuración → IA: OpenAI, Gemini, Claude o Grok. Introduce la clave de API y selecciona un modelo de la lista que se obtiene de la API del proveedor. También establece la longitud máxima de la respuesta, entre 1024 y 16384 tokens.
¿Puede el asistente enviar un correo sin que yo lo sepa?
No. El envío siempre requiere que lo confirmes con un botón. El asistente prepara un borrador del mensaje y utiliza tu SMTP personal, configurado en Configuración → Perfil. Si no has configurado el SMTP, te lo indicará y no enviará el mensaje.
¿Qué ocurre si la IA dice que ha hecho algo, pero no lo ha hecho?
La aplicación comprueba este tipo de confirmaciones. Si la acción no se ha realizado, debajo de la respuesta aparece un bloque amarillo con la etiqueta «Rectificación». Indica qué ha ocurrido realmente y qué frase puedes usar para conseguir el resultado deseado.