Was ist die Suche in Task Manager?
Mit der Suche im Task Manager finden Sie eine Vereinbarung, wenn Sie sich an den Inhalt, aber nicht an den Ort erinnern. Der Termin fiel in einer Nachricht zu einer Aufgabe, der Firmenname in einem Chat und die Beschreibung des Falls steht in einer Aufgabe von vor drei Monaten. Suchen Sie nach einem Begriff und prüfen Sie die Ergebnisse, ohne jeden Thread einzeln durchzugehen.
Die Suche umfasst Aufgaben, Chats und Nachrichten. Bei Aufgaben durchsucht sie Betreff und Beschreibung, bei Chats den Namen und bei Nachrichten den Inhalt. Sie sucht in allen Arbeitsbereichen, auf die Sie Zugriff haben, und zeigt die Ergebnisse direkt unter dem Suchfeld an, gruppiert in die Bereiche Aufgaben, Chats und Nachrichten.
Der Zugriff wird in jeder Phase der Abfrage geprüft, nicht erst bei der Anzeige der Ergebnisse. Wenn Sie kein Administrator sind, sehen Sie die Aufgaben, denen Sie zugewiesen sind, sowie Aufgaben aus Arbeitsbereichen, die Sie verwalten. Andere Aufgaben erscheinen nicht einmal als Textauszug.
Was Sie genau eingeben und was Sie erhalten
Der Suchbegriff muss zwischen 2 und 200 Zeichen lang sein. Die Ergebnisse werden in drei Bereichen gruppiert: Aufgaben, Chats und Nachrichten.
Die Vorschlagsliste zeigt bis zu 15 Treffer auf einmal an - für weitere Treffer verwenden Sie einen genaueren Suchbegriff. Pro Suchanfrage gelten außerdem Limits für die einzelnen Typen: bis zu 50 Aufgaben, 20 Chats und 50 Nachrichten. Das Programm führt die Ergebnisse aus drei Abfragen zusammen und sortiert sie nach Aktualität. Die Ergebnisse können Textausschnitte mit hervorgehobenem Suchbegriff und etwa 75 Zeichen Kontext enthalten. So können Sie den passenden Thread erkennen, bevor Sie ihn öffnen.
Die Verschlüsselung schließt Aufgaben und Nachrichten nicht von der Suche aus. Das Programm entschlüsselt sie und filtert sie in PHP. Als privat für den KI-Assistenten markierte Nachrichten sieht in den Ergebnissen nur der Benutzer, der der jeweiligen privaten Nachricht zugeordnet ist. Aufgaben aus dem Archiv und archivierte Chats werden übersprungen.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen sich nicht ins Gedächtnis rufen, in welcher Aufgabe die Entscheidung festgehalten wurde. Wenn ein Kunde nach Monaten wieder auf einen Fall zurückkommt, genügt es, wenn Sie sich an ein Wort aus dem damaligen Gespräch erinnern - zum Beispiel an einen Firmennamen oder eine Bestellnummer. Sie müssen nicht erst das Team fragen, ob sich jemand an den vereinbarten Termin erinnert.
Sie müssen auch Gespräche und Aufgaben nicht einzeln durchgehen. Einen konkreten Punkt, der in einer Nachricht festgehalten wurde, können Sie später wiederfinden, ohne ihn vorsichtshalber noch an einem zweiten Ort einzutragen.
Ein Kunde ruft mit einer Frage von vor einem halben Jahr an
Der Kunde fragt, auf welchen Termin man sich bei einem Thema geeinigt hat, das im Frühjahr besprochen wurde. Sie erinnern sich an das Gespräch, wissen aber nicht, ob die Vereinbarung in einer Aufgabe oder im Team-Chat festgehalten wurde.
Sie geben den Namen eines Unternehmens ein. In den Ergebnissen können eine Aufgabe mit diesem Namen im Betreff, ein entsprechend benannter Chat und Nachrichten auftauchen, in denen der Name erwähnt wird. Bei jedem Ergebnis sehen Sie einen Textausschnitt mit hervorgehobenem Suchbegriff - bei einer Aufgabe einen Teil der Beschreibung, bei einer Nachricht einen Teil ihres Inhalts. Wenn im angezeigten Ausschnitt ein Datum vorkommt, können Sie es überprüfen, bevor Sie dem Kunden antworten.
Häufig gestellte Fragen
Durchsucht die Suche den Nachrichteninhalt oder nur die Titel?
Die Suche durchsucht Nachrichteninhalte, Betreff und Beschreibung von Aufgaben sowie Chatnamen. In den Ergebnissen können Textausschnitte mit hervorgehobener Suchphrase und etwa 75 Zeichen Kontext erscheinen.
Sehe ich die Aufgaben anderer Personen?
Wenn Sie kein Administrator sind, sehen Sie die Aufgaben, denen Sie zugewiesen sind, sowie Aufgaben in dem Arbeitsbereich, den Sie verwalten. Der Zugriff wird bei jedem Schritt der Suche geprüft.
Zeigt die Suche private Nachrichten an den KI-Assistenten an?
Eine als privat für den KI-Assistenten markierte Nachricht kann nur dem Benutzer, der dieser privaten Nachricht zugeordnet ist, in den Ergebnissen angezeigt werden. Private Nachrichten, die einem anderen Benutzer zugeordnet sind, sehen Sie nicht.
Kann ich die Suche auf einen Arbeitsbereich beschränken?
Nein. Die Suche durchsucht immer alle Arbeitsbereiche, auf die Sie Zugriff haben - auch wenn in der linken Spalte ein bestimmter Arbeitsbereich ausgewählt ist. Die Ergebnisse werden in die Abschnitte Aufgaben, Chats und Nachrichten unterteilt, und bei jedem wird der Name des Arbeitsbereichs angezeigt.
Finde ich Aufgaben aus dem Archiv?
Nein. Die Suche berücksichtigt weder archivierte Aufgaben noch archivierte Chats.