¿Qué es el buscador en Task Manager?
El Buscador de Task Manager te ayuda a encontrar un acuerdo cuando recuerdas su contenido, pero no dónde se hizo. El plazo se mencionó en un mensaje de una tarea, el nombre de la empresa en un chat y la descripción del asunto en una tarea de hace tres meses. Buscas una palabra y revisas los resultados sin tener que consultar cada hilo por separado.
El Buscador incluye tareas, chats y mensajes. En las tareas busca en el asunto y la descripción; en los chats, en el nombre; y en los mensajes, en el contenido. Busca en todos los espacios a los que tienes acceso y muestra los resultados justo debajo del campo, agrupados en las secciones Tareas, Chats y Mensajes.
El acceso se comprueba en cada etapa de la consulta, no solo al mostrar los resultados. Si no eres administrador, verás las tareas que tienes asignadas y las tareas de los Espacios de trabajo que administras. Las demás tareas ni siquiera aparecerán como fragmentos de texto.
Qué escribes exactamente y qué obtienes
La frase debe tener entre 2 y 200 caracteres. Los resultados aparecen agrupados en tres secciones: tareas, chats y mensajes.
La lista de sugerencias muestra hasta 15 resultados a la vez. Para ver más, prueba con una frase más precisa. En cada búsqueda también se aplican límites por tipo: hasta 50 tareas, 20 chats y 50 mensajes. El programa combina los resultados de las tres búsquedas y los ordena de más recientes a más antiguos. Los resultados pueden incluir fragmentos de texto con la frase resaltada y unos 75 caracteres de contexto. Así puedes identificar el hilo que buscas antes de abrirlo.
El cifrado no excluye las tareas ni los mensajes de la búsqueda. El programa los descifra y los filtra en PHP. Solo el usuario vinculado a un mensaje privado para el Asistente de IA puede ver ese mensaje en los resultados. Las tareas archivadas y los chats archivados se omiten.
¿Qué ganas?
No tienes que recordar en qué tarea se tomó una decisión. Cuando un cliente retoma un asunto de hace meses, basta con que recuerdes una palabra de aquella conversación, por ejemplo, el nombre de la empresa o el número de pedido. No tienes que empezar preguntando al equipo si alguien recuerda el plazo acordado.
Tampoco tienes que revisar por separado las conversaciones y las tareas. Más adelante puedes encontrar un dato concreto guardado en un mensaje, sin tener que copiarlo a otro sitio por si acaso.
Un cliente llama para preguntar por algo de hace seis meses
El cliente pregunta qué plazo se acordó para un asunto que se trató en primavera. Recuerdas la conversación, pero no sabes si el acuerdo quedó anotado en una tarea o en el chat del equipo.
Escribes el nombre de una empresa. En los resultados pueden aparecer una tarea que incluya ese nombre en el asunto, un chat con ese nombre y mensajes en los que se mencione. Junto a cada resultado ves un fragmento de texto con la frase resaltada: en las tareas, parte de la descripción; en los mensajes, su contenido. Si el fragmento visible incluye una fecha, puedes comprobarla antes de responder al cliente.
Preguntas frecuentes
¿El Buscador busca en el contenido de los mensajes o solo en los títulos?
El Buscador busca en el contenido de los mensajes, el asunto y la descripción de las tareas, y los nombres de los chats. Los resultados pueden incluir fragmentos de texto con la frase resaltada y unos 75 caracteres de contexto.
¿Veré las tareas de otras personas?
Si no eres administrador, verás las tareas que tienes asignadas y las tareas del Espacio de trabajo que administras. El acceso se comprueba en cada etapa de la búsqueda.
¿El Buscador muestra los mensajes privados al Asistente de IA?
Un mensaje marcado como privado para el Asistente de IA solo puede aparecer en los resultados del usuario asociado a ese mensaje privado. No verás los mensajes privados asociados a otro usuario.
¿Puedo limitar la búsqueda a un Espacio de trabajo?
No. El buscador siempre revisa todos los espacios a los que tienes acceso, incluso cuando en la columna izquierda está seleccionado un espacio de trabajo concreto. Los resultados se dividen en las secciones Tareas, Chats y Mensajes, y junto a cada uno se muestra el nombre del espacio.
¿Encontraré tareas del archivo?
No. El Buscador omite las tareas archivadas y los chats archivados.