Qu'est-ce que la recherche dans Task Manager ?
La Recherche de Task Manager vous aide à retrouver une décision lorsque vous vous souvenez de son contenu, mais pas de l’endroit où elle a été prise. Une échéance a été mentionnée dans un message lié à une tâche, le nom d’une entreprise dans une discussion, et la description du sujet figure dans une tâche datant de trois mois. Il vous suffit de rechercher un mot et de consulter les résultats, sans parcourir chaque fil de discussion séparément.
La Recherche porte sur les tâches, les discussions et les messages. Pour les tâches, elle vérifie le titre et la description ; pour les discussions, le nom ; et pour les messages, le contenu. Elle parcourt tous les espaces auxquels vous avez accès et affiche immédiatement les résultats sous le champ, regroupés dans les sections Tâches, Discussions et Messages.
Les droits d’accès sont vérifiés à chaque étape de la recherche, et pas seulement lors de l’affichage des résultats. Si vous n’êtes pas administrateur, vous verrez les tâches qui vous sont attribuées ainsi que celles des espaces de travail que vous administrez. Les autres tâches n’apparaîtront même pas sous forme d’extrait de texte.
Ce que vous saisissez et ce que vous obtenez
La requête doit compter entre 2 et 200 caractères. Les résultats sont regroupés dans trois sections : tâches, discussions et messages.
La liste de suggestions affiche jusqu’à 15 résultats à la fois - pour en obtenir davantage, affinez votre requête. Une requête est également soumise à des limites par type : jusqu’à 50 tâches, 20 discussions et 50 messages. Le programme regroupe les résultats de trois requêtes et les trie du plus récent au plus ancien. Les résultats peuvent inclure des extraits de texte où la requête est mise en évidence, avec environ 75 caractères de contexte. Vous pouvez ainsi repérer le bon fil avant de l’ouvrir.
Le chiffrement n’empêche pas la recherche dans les tâches ni dans les messages. Le programme les déchiffre et les filtre en PHP. Les messages marqués comme privés pour l’Assistant IA ne sont visibles dans les résultats que par l’utilisateur associé au message privé concerné. Les tâches archivées et les discussions archivées sont ignorées.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de vous rappeler dans quelle tâche une décision a été prise. Lorsqu’un client revient sur un sujet datant de plusieurs mois, il vous suffit de vous souvenir d’un mot de la conversation - par exemple, le nom de l’entreprise ou un numéro de commande. Vous n’avez pas à demander à votre équipe si quelqu’un se souvient de l’échéance convenue.
Vous n’avez pas non plus à consulter séparément les discussions et les tâches. Vous pouvez retrouver plus tard une information consignée dans un message, sans devoir la recopier ailleurs par précaution.
Un client appelle au sujet d’une question datant de six mois
Un client vous demande quelle échéance avait été convenue pour un sujet abordé au printemps. Vous vous souvenez de la conversation, mais vous ne savez pas si la décision a été consignée dans une tâche ou dans une discussion d’équipe.
Vous saisissez le nom d’une entreprise. Les résultats peuvent inclure une tâche dont le titre contient ce nom, une discussion qui porte ce nom et des messages dans lesquels il apparaît. Chaque résultat affiche un extrait de texte où la requête est mise en évidence - pour une tâche, un passage de la description ; pour un message, son contenu. Si une date apparaît dans l’extrait visible, vous pouvez la vérifier avant de répondre au client.
Questions fréquentes
La Recherche parcourt-elle le contenu des messages ou uniquement leurs titres ?
La Recherche parcourt le contenu des messages, l’objet et la description des tâches, ainsi que les noms des discussions. Les résultats peuvent afficher des extraits de texte où l’expression recherchée est mise en évidence, avec environ 75 caractères de contexte.
Est-ce que je verrai les tâches des autres ?
Si vous n’êtes pas administrateur, vous verrez les tâches auxquelles vous êtes affecté ainsi que celles de l’Espace de travail que vous administrez. Les droits d’accès sont vérifiés à chaque étape de la recherche.
La Recherche affiche-t-elle les messages privés destinés à l’Assistant IA ?
Un message marqué comme privé pour l’Assistant IA ne peut apparaître dans les résultats que pour l’utilisateur associé à ce message privé. Vous ne verrez pas les messages privés associés à un autre utilisateur.
Puis-je limiter la recherche à un seul Espace de travail ?
Non. La recherche parcourt toujours tous les espaces auxquels vous avez accès - même lorsqu’un seul espace de travail est sélectionné dans la colonne de gauche. Les résultats sont répartis en sections Tâches, Discussions et Messages, et le nom de l’espace est indiqué à côté de chacun.
Puis-je retrouver des tâches archivées ?
Non. La Recherche ignore les tâches archivées et les discussions archivées.