Cos'è la ricerca in Task Manager?
La Ricerca di Task Manager ti aiuta a trovare un’informazione quando ne ricordi il contenuto, ma non sai dove si trova. Una scadenza è stata menzionata in un messaggio in un’attività, il nome di un’azienda in una chat e la descrizione di una questione in un’attività di tre mesi fa. Cerchi una parola e controlli i risultati senza dover esaminare ogni discussione una per una.
Ricerca include attività, chat e messaggi. Nelle attività cerca nell'oggetto e nella descrizione, nelle chat nel nome e nei messaggi nel contenuto. Cerca in tutti gli Spazi di lavoro a cui hai accesso e mostra subito i risultati sotto il campo, raggruppati nelle sezioni Attività, Chat e Messaggi.
L’accesso viene verificato in ogni fase della ricerca, non soltanto quando vengono mostrati i risultati. Se non sei amministratore, vedrai le attività a cui sei assegnato e quelle degli spazi di lavoro che amministri. Le altre attività non compariranno nemmeno come estratti di testo.
Cosa inserisci esattamente e cosa ottieni
La frase deve contenere da 2 a 200 caratteri e i risultati vengono raggruppati in tre sezioni: attività, chat e messaggi.
L'elenco dei suggerimenti mostra fino a 15 risultati alla volta: per trovarne altri, prova con una frase più precisa. Per ogni ricerca si applicano anche limiti distinti per tipo: fino a 50 attività, 20 chat e 50 messaggi. Il programma combina i risultati di tre query e li ordina dal più recente. Nei risultati possono apparire estratti di testo con la frase evidenziata e circa 75 caratteri di contesto. Così puoi individuare la discussione giusta prima di aprirla.
La crittografia non esclude dalla Ricerca le attività né i messaggi. Il programma li decripta e li filtra in PHP. I messaggi contrassegnati come privati per l’Assistente AI compaiono nei risultati solo per l’utente associato a quel messaggio privato. Le attività archiviate e le chat archiviate vengono ignorate.
Cosa ci guadagni?
Non devi ricordare in quale attività è stata presa una decisione. Se un cliente riprende una questione di mesi fa, ti basta ricordare una parola di quella conversazione, per esempio il nome dell’azienda o il numero dell’ordine. Non devi chiedere al team se qualcuno ricorda la scadenza concordata.
Non devi nemmeno consultare separatamente chat e attività. Puoi ritrovare in seguito un’informazione specifica contenuta in un messaggio, senza doverla copiare in un altro posto per sicurezza.
Un cliente chiama per una questione di sei mesi fa
Il cliente chiede quale scadenza era stata concordata per una questione discussa in primavera. Ricordi la conversazione, ma non sai se l’accordo è stato registrato in un’attività o in una chat del team.
Inserisci il nome di un'azienda. Tra i risultati possono comparire un'attività con quel nome nell'oggetto, una chat che si chiama così e messaggi in cui è stato menzionato. Per ogni risultato vedi un estratto di testo con la frase evidenziata: una parte della descrizione per le attività e il contenuto per i messaggi. Se nell'estratto visibile compare una data, puoi controllarla prima di rispondere al cliente.
Domande frequenti
La Ricerca esamina il contenuto dei messaggi o solo i titoli?
La Ricerca esamina il contenuto dei messaggi, l'oggetto e la descrizione delle attività e i nomi delle chat. I risultati possono includere estratti di testo con la frase evidenziata e circa 75 caratteri di contesto.
Posso vedere le attività delle altre persone?
Se non sei un amministratore, vedrai le attività a cui sei assegnato e quelle dello Spazio di lavoro che amministri. L'accesso viene verificato a ogni fase della ricerca.
La Ricerca mostra i messaggi privati all'Assistente AI?
Un messaggio contrassegnato come privato per l'Assistente AI può comparire nei risultati solo per l'utente associato a quel messaggio privato. Non vedrai i messaggi privati associati a un altro utente.
Posso limitare la ricerca a un solo Spazio di lavoro?
No. La ricerca esamina sempre tutti gli spazi a cui hai accesso - anche quando nella colonna sinistra è selezionato un solo spazio di lavoro. I risultati sono divisi nelle sezioni Attività, Chat e Messaggi, e accanto a ciascuno è indicato il nome dello spazio.
Troverò le attività archiviate?
No. La Ricerca ignora le attività archiviate e le chat archiviate.