O que é a pesquisa no Task Manager?
A pesquisa no Task Manager ajuda a encontrar uma decisão quando se lembra do seu conteúdo, mas não do local onde foi tomada. O prazo foi mencionado numa mensagem numa tarefa, o nome da empresa numa conversa e a descrição do assunto numa tarefa de há três meses. Pesquisa uma palavra e consulta os resultados sem ter de percorrer cada conversa individualmente.
A pesquisa abrange tarefas, chats e mensagens. Nas tarefas, pesquisa o assunto e a descrição; nos chats, o nome; e nas mensagens, o conteúdo. Pesquisa em todos os espaços a que tem acesso e apresenta os resultados imediatamente abaixo do campo, agrupados nas secções Tarefas, Chats e Mensagens.
O acesso é verificado em cada etapa da pesquisa, não apenas quando os resultados são apresentados. Se não for administrador, verá as tarefas que lhe estão atribuídas e as tarefas dos espaços que administra. As restantes tarefas não aparecerão, nem sequer como excerto de texto.
O que pode pesquisar e o que obtém
A expressão tem de ter entre 2 e 200 caracteres e os resultados são apresentados em três secções: tarefas, chats e mensagens.
A lista de sugestões mostra até 15 resultados de cada vez - para ver mais, volte a pesquisar com uma expressão mais específica. Cada pesquisa também tem limites por tipo: até 50 tarefas, 20 chats e 50 mensagens. O programa combina os resultados das três pesquisas e ordena-os do mais recente para o mais antigo. Os resultados podem incluir excertos de texto com a expressão assinalada e cerca de 75 caracteres de contexto. Assim, pode identificar a conversa certa antes de a abrir.
A encriptação não exclui tarefas nem mensagens da pesquisa. A aplicação desencripta-as e filtra-as em PHP. As mensagens assinaladas como privadas para o assistente de IA só são apresentadas nos resultados ao utilizador associado à mensagem privada em questão. As tarefas arquivadas e as conversas arquivadas são ignoradas.
O que ganha?
Não precisa de se lembrar em que tarefa foi tomada a decisão. Quando um cliente retoma um assunto de há vários meses, basta lembrar-se de uma palavra daquela conversa - por exemplo, o nome da empresa ou o número da encomenda. Não precisa de começar por perguntar à equipa se alguém se lembra do prazo acordado.
Também não precisa de consultar conversas e tarefas separadamente. Pode encontrar mais tarde uma informação específica registada numa mensagem, sem a copiar para outro local por precaução.
Um cliente liga com uma pergunta sobre algo de há seis meses
O cliente pergunta qual foi o prazo acordado para um assunto discutido na primavera. Lembra-se da conversa, mas não sabe se a decisão ficou registada numa tarefa ou numa conversa da equipa.
Introduz o nome de uma empresa. Nos resultados, podem surgir uma tarefa com esse nome no assunto, um chat com esse nome e mensagens em que o nome foi mencionado. Em cada resultado, vê um excerto de texto com a expressão assinalada - no caso de uma tarefa, uma parte da descrição; no caso de uma mensagem, o seu conteúdo. Se o excerto visível incluir uma data, pode confirmá-la antes de responder ao cliente.
Perguntas mais frequentes
A pesquisa procura o conteúdo das mensagens ou apenas os títulos?
A pesquisa procura o conteúdo das mensagens, o assunto e a descrição das tarefas, bem como os nomes das conversas. Os resultados podem incluir excertos de texto com a expressão pesquisada destacada e cerca de 75 caracteres de contexto.
Vou ver as tarefas de outras pessoas?
Se não for administrador, verá as tarefas que lhe foram atribuídas e as tarefas do espaço de trabalho que administra. O acesso é verificado em cada etapa da pesquisa.
A pesquisa mostra mensagens privadas para o assistente de IA?
Uma mensagem marcada como privada para o assistente de IA só pode aparecer nos resultados do utilizador associado a essa mensagem privada. Não verá mensagens privadas associadas a outro utilizador.
Posso restringir a pesquisa a um espaço de trabalho?
Não. O motor de pesquisa pesquisa sempre em todos os espaços a que tem acesso - mesmo quando na coluna da esquerda está selecionado apenas um workspace. Os resultados são divididos em secções Tarefas, Conversas e Mensagens, e junto a cada um aparece o nome do espaço.
Consigo encontrar tarefas arquivadas?
Não. A pesquisa ignora tarefas arquivadas e conversas arquivadas.