Mikä on haku Task Managerissa?
Task Managerin haulla löydät sovitun asian, kun muistat sen sisällön mutta et paikkaa, johon se kirjattiin. Määräaika mainittiin tehtävän viestissä, yrityksen nimi keskustelussa ja asian kuvaus kolme kuukautta sitten luodussa tehtävässä. Haet sanalla ja tarkistat tulokset selaamatta jokaista viestiketjua erikseen.
Haku kattaa tehtävät, keskustelut ja viestit. Tehtävistä se tarkistaa aiheen ja kuvauksen, keskusteluista nimen ja viesteistä sisällön. Se hakee kaikista työtiloista, joihin sinulla on pääsy, ja näyttää tulokset heti hakukentän alla Tehtävät-, Keskustelut- ja Viestit-osioihin ryhmiteltyinä.
Käyttöoikeudet tarkistetaan kyselyn jokaisessa vaiheessa, ei vasta tuloksia näytettäessä. Jos et ole ylläpitäjä, näet sinulle osoitetut tehtävät sekä tehtävät tiloissa, joita hallinnoit. Muut tehtävät eivät näy edes tekstikatkelmina.
Mitä kirjoitat hakuun ja mitä saat
Hakutermin pituuden on oltava 2-200 merkkiä, ja tulokset ryhmitellään kolmeen osioon: tehtävät, keskustelut ja viestit.
Ehdotusluettelossa näytetään kerralla enintään 15 osumaa - tarkemmalla hakutermillä löydät lisää. Yhdessä haussa on myös tuloskohtaiset rajat: enintään 50 tehtävää, 20 keskustelua ja 50 viestiä. Ohjelma yhdistää kolmen haun tulokset ja järjestää ne uusimmasta alkaen. Tuloksissa voi näkyä tekstikatkelmia, joissa hakutermi on korostettu, sekä noin 75 merkkiä ympäröivää tekstiä. Näin tunnistat oikean viestiketjun ennen sen avaamista.
Salaus ei estä tehtävien tai viestien hakua. Ohjelma purkaa ne salauksesta ja suodattaa PHP:ssä. Vain yksityiseen viestiin liitetty käyttäjä näkee tuloksissa viestit, jotka on merkitty yksityisiksi AI-avustajalle. Arkistoidut tehtävät ja keskustelut ohitetaan.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse yrittää palauttaa mieleesi, missä tehtävässä päätös tehtiin. Kun asiakas palaa kuukausia vanhaan asiaan, riittää, että muistat jonkin sanan aiemmasta keskustelusta - esimerkiksi yrityksen nimen tai tilausnumeron. Sinun ei tarvitse ensin kysyä tiimiltä, muistaako joku sovitun määräajan.
Sinun ei myöskään tarvitse selata keskusteluja ja tehtäviä erikseen. Löydät viestiin kirjatun yksityiskohdan myöhemmin ilman, että sinun tarvitsee varmuuden vuoksi kirjoittaa sitä toiseen paikkaan.
Asiakas soittaa puolen vuoden takaisesta asiasta
Asiakas kysyy, mihin määräaikaan keväällä käsitellyssä asiassa päädyttiin. Muistat keskustelun, mutta et tiedä, kirjattiinko sopimus tehtävään vai tiimin keskusteluun.
Kirjoitat yrityksen nimen. Tuloksissa voi näkyä tehtävä, jonka aiheessa nimi esiintyy, samanniminen keskustelu ja viestit, joissa nimi mainitaan. Jokaisen tuloksen yhteydessä näet tekstikatkelman, jossa hakutermi on korostettu - tehtävässä katkelman kuvauksesta ja viestissä sen sisällöstä. Jos näkyvässä katkelmassa on päivämäärä, voit tarkistaa sen ennen asiakkaalle vastaamista.
Usein kysytyt kysymykset
Hakeeko Haku viestien sisältöä vai vain otsikoita?
Haku etsii viestien sisällöstä, tehtävien aiheista ja kuvauksista sekä keskustelujen nimistä. Hakutuloksissa voi näkyä tekstikatkelmia, joissa hakulause on korostettuna, sekä noin 75 merkkiä kontekstia.
Näenkö muiden henkilöiden tehtävät?
Jos et ole ylläpitäjä, näet tehtävät, joihin sinut on määritetty, sekä hallinnoimasi työtilan tehtävät. Käyttöoikeudet tarkistetaan haun jokaisessa vaiheessa.
Näyttääkö Haku yksityiset viestit AI-avustajalle?
AI-avustajalle yksityiseksi merkitty viesti voi näkyä hakutuloksissa vain käyttäjälle, johon kyseinen yksityinen viesti liittyy. Et näe toiselle käyttäjälle liittyviä yksityisiä viestejä.
Voinko rajata haun yhteen työtilaan?
Ei. Haku käy aina läpi kaikki tilat, joihin sinulla on pääsy - myös silloin, kun vasemmassa sarakkeessa on valittuna yksi työtila. Tulokset jaetaan osioihin Tehtävät, Keskustelut ja Viestit, ja jokaisen kohdalla näkyy tilan nimi.
Löydänkö arkistoidut tehtävät?
Et. Haku ohittaa arkistoidut tehtävät ja keskustelut.