Was bringt Task Manager dem Unternehmensinhaber?
Wenn Sie nach einer Woche zu einer Aufgabe zurückkehren, möchten Sie ihr Fälligkeitsdatum und die letzten Änderungen prüfen. Bei Aufgaben, auf die Sie Zugriff haben, zeigt Task Manager den Status und das Änderungsprotokoll. Sie müssen nicht für jede Änderung in einem separaten Chat nachfragen.
Eine Aufgabe speichert den Änderungsverlauf für Fälligkeitsdatum, Priorität, Status und Namen. Bei einer Änderung des Fälligkeitsdatums zeigt der Systemeintrag auch das vorherige Datum. Der Systemeintrag protokolliert außerdem Änderungen an den Teilnehmenden einer Aufgabe oder eines Chats. Wenn Sie nach einem Monat zu einem Vorgang zurückkehren, müssen Sie den Ablauf nicht aus den Erinnerungen mehrerer Personen rekonstruieren.
Der Assistent erhält eine Zusammenfassung Ihres privaten Aktivitätsverlaufs: Titel und Links zu Vorgängen, an denen Sie gearbeitet haben, nicht deren Inhalte.
Das Programm läuft auf Ihrem Server und wird einmalig gekauft, gegen eine Rechnung mit ausgewiesener MwSt., sodass sich das Unternehmen nicht von einem weiteren Anbieter mit monatlicher Gebühr abhängig macht.
Wie sieht das im Programm aus?
Das Benachrichtigungscenter befindet sich am Fensterrand. Wenn nichts passiert, zieht es sich zu einer 40 mal 5 Pixel großen Kerbe zusammen. Bei neuen Ereignissen entfaltet es sich zu einer Pille mit Zähler. Auf dem Desktop werden Kategorien beim Darüberfahren mit dem Mauszeiger angezeigt: E-Mail, Aufgaben, Nachrichten, Erwähnungen, Kalender, Geteiltes, KI-Assistent, Automatisierungen und Open Space, bei Administratoren zusätzlich Updates. Sichtbar sind nur jene, in denen etwas wartet - höchstens sieben gleichzeitig, der Rest wird durch die Markierung „+n“ zusammengefasst. Dieselbe Zahl erscheint auf dem Symbol der installierten App in Chrome oder Edge, im Dock von macOS oder in der Windows-Taskleiste; auch Safari 17+ unterstützt dies für zum Dock hinzugefügte Apps. Nach dem Schließen des Fensters aktualisiert sich die Zahl nicht mehr. E-Mail, Aufgaben und Nachrichten werden nach dem Status der ungelesenen Elemente gezählt.
Einmal täglich, nach sechs Uhr morgens, zeigt das Center ein Briefing: das Datum, eine Zusammenfassung des Tages und maximal vier anklickbare Zeilen mit Uhrzeiten. Wenn nichts geplant ist, aber ungelesene Benachrichtigungen warten, zeigt das Briefing „Heute nichts im Kalender“ und nennt deren Anzahl. Wenn weder das eine noch das andere zutrifft, wird keine Meldung angezeigt. Vor einem Termin warnt es 15 Minuten vorher, vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe - eine Stunde vorher. Aufgaben ohne festgelegte Uhrzeit werden ab der vereinbarten Zeit von 17:00 Uhr gezählt und als „heute · ohne Uhrzeit“ gekennzeichnet.
Daneben gibt es ein privates Arbeitsprotokoll. Es speichert Titel und Links zu den Elementen, die Sie erstellt, geändert oder geöffnet haben. Aktionen von Automatisierungen oder der n8n-Integration werden nicht protokolliert. Inhalte, E-Mails und Suchanfragen werden nicht gespeichert. Einträge, die älter als 90 Tage sind, verschwinden automatisch. Das Protokoll ist nur für den Kontoinhaber sichtbar, nicht für Administratoren.
Was gewinnen Sie?
Sie beginnen den Tag nicht damit, Kalender, Aufgabenliste und Nachrichten vom Vorabend miteinander abzugleichen. Sie sehen, wie viele Vorgänge heute fällig sind und wann Ihre Besprechungen stattfinden.
Sie unterbrechen andere seltener mit der Frage „Wie ist der Stand?“. Wenn ein Vorgang nach einigen Wochen wieder aufkommt, können Sie seinen Verlauf prüfen, statt die Erinnerungen anderer zusammenzutragen. Sie beginnen das Gespräch mit einer Entscheidung und nicht mit der Rekonstruktion der Änderungen.
Sie schauen nicht in das private Protokoll eines Mitarbeiters - auch dann nicht, wenn Sie Administrator sind. Sie besprechen den Fortschritt anhand der Vorgänge, auf die Sie Zugriff haben, statt die Aktivitäten anderer zu überwachen.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Dienstag, 8:30 Uhr. Das Briefing zeigt drei Fälligkeitstermine und eine Besprechung um elf Uhr. Eine der Aufgaben sagt Ihnen nichts, also öffnen Sie sie direkt im Briefing. Im Thread sehen Sie einen Systemeintrag: Der Fälligkeitstermin wurde vom 5. auf den 12. März verschoben und die Priorität erhöht. Sie wissen, was sich geändert hat, auch wenn der Eintrag selbst den Grund nicht erklärt.
Um 10:45 Uhr erscheint neben dem Benachrichtigungscenter ein Countdown bis zur Besprechung. Sie öffnen den Kalender. Nach der Besprechung sehen Sie „E-Mail - 11 ungelesene Nachrichten“ und zwei Benachrichtigungen zu Erwähnungen. Wenn Sie den Thread öffnen, verschwindet die Benachrichtigung dazu.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich sehen, woran die Mitarbeitenden arbeiten?
Sie sehen Aufgaben, Fälligkeitsdaten, Status und den Änderungsverlauf bei Vorgängen, auf die Sie Zugriff haben. Das private Aktivitätsprotokoll jedes Benutzers ist nur für die jeweilige Person sichtbar. Auch Administratoren haben keinen Zugriff darauf.
Erinnert mich das Programm an einen Termin, wenn ich nicht auf die Anwendung schaue?
Ja, wenn Sie Browserbenachrichtigungen unter Einstellungen → Profil → Browserbenachrichtigungen erlauben. Die Erinnerung an ein Ereignis erscheint dann als native Systembenachrichtigung. Wenn die Anwendung vollständig geschlossen ist, bleibt nur die E-Mail als Benachrichtigungskanal. Dafür müssen E-Mail-Erinnerungen aktiviert sein und der CRON-Job muss laufen.
Woher weiß der Assistent, wonach ich frage?
Der Assistent erhält eine Zusammenfassung Ihrer Arbeit als Kontext: ein Ranking der drei Vorgänge, mit denen Sie in den letzten 7 Tagen am häufigsten zu tun hatten, eine Wochenstatistik und Aufgaben „in Bearbeitung“, bei denen sich seit mindestens 10 Tagen nichts getan hat. Die Zusammenfassung umfasst 1200 Zeichen und wird alle 20 Minuten aktualisiert. Sie können sie unter Profil → Aktivitätsverlauf → „Meinen Aktivitätsverlauf speichern“ deaktivieren. „Verlauf löschen“ entfernt das Protokoll und die Zusammenfassung unwiderruflich.
Bleibt die Benachrichtigung über ein Update für immer sichtbar?
Nein. Der Eintrag zur neuen Version verschwindet nach der Installation - auch in einem anderen Browser-Tab. Einträge, die älter als eine Woche sind, löscht das Programm beim Start der Anwendung.
Was kostet die Software?
Die Lizenz kaufen Sie einmalig, gegen eine Rechnung mit ausgewiesener MwSt. Varianten und Nettobeträge finden Sie in den Preisen; ab 35 Personen gilt eine individuelle Preisgestaltung.