Mitä Task Manager antaa yrityksen omistajalle?
Kun palaat tehtävään viikon kuluttua, haluat tarkistaa sen määräajan ja viimeisimmät muutokset. Tehtävissä, joihin sinulla on käyttöoikeus, Task Manager näyttää tilan ja muutoshistorian. Jokaisesta muutoksesta ei tarvitse kysyä erillisessä keskustelussa.
Tehtävä säilyttää määräajan, prioriteetin, tilan ja nimen muutosten historian. Määräajan muuttuessa järjestelmämerkinnässä näkyy myös aiempi päivämäärä. Järjestelmämerkintään tallentuvat myös tehtävän tai keskustelun osallistujien muutokset. Kun palaat asiaan kuukauden kuluttua, sinun ei tarvitse koota sen tapahtumia usean henkilön muistista.
Avustaja saa tiivistelmän yksityisestä toimintohistoriastasi: niiden asioiden otsikot ja linkit, joiden parissa olet työskennellyt, ei niiden sisältöä.
Ohjelma toimii teidän omalla palvelimellanne ja on ostettu kertaostoksena, ALV-laskulla, joten yritys ei jää riippuvaiseksi toimittajasta, joka veloittaa kuukausittain.
Miltä tämä näyttää ohjelmassa?
Ilmoituskeskus sijaitsee ikkunan reunalla. Kun mitään ei tapahdu, se kutistuu 40 x 5 pikselin kaistaleeksi. Uusien tapahtumien ilmaantuessa se avautuu pilleriksi, jossa on laskuri. Työpöydällä kategoriat näkyvät kursoria viemällä niiden päälle: sähköposti, tehtävät, viestit, maininnat, kalenteri, jaetut, AI-avustaja, automaatiot ja Open Space, pääkäyttäjällä lisäksi päivitykset. Näkyvissä ovat vain ne, joissa on jotain odottamassa - enintään seitsemän kerrallaan, loput kerää merkintä ”+n”. Sama luku näkyy myös asennetun sovelluksen kuvakkeessa Chromessa tai Edgessä, macOS:n Dockissa tai Windowsin tehtäväpalkissa; sitä tukee myös Safari 17+ Dockiin lisätylle sovellukselle. Ikkunan sulkemisen jälkeen luku ei päivity. Sähköposti, tehtävät ja viestit lasketaan lukemattomien tilan mukaan.
Kerran päivässä, kuuden jälkeen aamulla, keskus näyttää briefingin: päivämäärän, päivän yhteenvedon ja enintään neljä klikattavaa riviä kellonaikoineen. Jos mitään ei ole suunniteltu, mutta lukemattomia ilmoituksia on odottamassa, briefing kertoo ”Ei tänään kalenterissa” ja ilmoittaa niiden määrän. Kun kumpaakaan ei ole, viestiä ei näytetä. Ennen tapahtumaa se varoittaa 15 minuuttia etukäteen, ja ennen tehtävän määräaikaa - tunnin etukäteen. Tehtävät, joille ei ole asetettu kellonaikaa, lasketaan sovitusta kello 17:00 ja merkitään ”tänään · ilman kellonaikaa”.
Yksityinen työpäiväkirja toimii erikseen. Se tallentaa luomiesi, muuttamiesi tai avaamiesi kohteiden otsikot ja linkit. Se ei tallenna automaatioiden eikä n8n-integraation toimintoja. Se ei tallenna sisältöä, sähköposteja eikä hakuja. Yli 90 päivää vanhat merkinnät poistuvat automaattisesti. Päiväkirjan näkee vain tilin omistaja, ei järjestelmänvalvoja.
Mitä hyödyt?
Et aloita päivääsi vertailemalla kalenteria, tehtävälistaa ja illan viestejä. Näet, kuinka monen asian määräaika on tänään ja mihin aikaan kokoukset ovat.
Keskeytät muiden työn harvemmin kysymällä „missä mennään?”. Kun asia palaa käsittelyyn muutaman viikon päästä, voit tarkistaa sen historian sen sijaan, että kokoaisit tapahtumat ihmisten muistista. Keskustelu alkaa päätöksistä, ei muutosten kulun selvittämisestä.
Et katso työntekijän yksityistä työpäiväkirjaa, vaikka olisit järjestelmänvalvoja. Käyt edistymisen läpi niiden asioiden pohjalta, joihin sinulla on käyttöoikeus, sen sijaan, että seuraisit muiden toimintaa.
Esimerkki arjen työstä
Tiistai, puoli yhdeksän. Briiffauksessa näkyy kolme määräaikaa ja kokous yhdeltätoista. Et muista yhtä tehtävää, joten avaat sen briiffauksesta. Viestiketjussa näet järjestelmämerkinnän, jossa määräaika siirrettiin maaliskuun 5. päivästä 12. päivään ja prioriteettia nostettiin. Tiedät, mikä muuttui, vaikka merkintä ei kerro syytä.
Kello 10.45 ilmoituskeskuksen viereen ilmestyy laskuri, joka näyttää ajan kokoukseen. Avaat kalenterin. Kokouksen jälkeen näet „Sähköposti - 11 lukematonta viestiä” ja kaksi mainintailmoitusta. Kun avaat viestiketjun, sitä koskeva ilmoitus katoaa.
Usein kysytyt kysymykset
Näenkö, mitä työntekijät tekevät?
Näet tehtävät, määräajat, tilat ja muutosten historian asioissa, joihin sinulla on käyttöoikeus. Kunkin käyttäjän yksityisen toimintapäiväkirjan näkee vain käyttäjä itse. Myöskään järjestelmänvalvojalla ei ole siihen pääsyä.
Muistuttaako ohjelma minua tapaamisesta, kun en katso sovellusta?
Kyllä, jos sallit selaimen ilmoitukset kohdassa Asetukset → Profiili → Selaimen ilmoitukset. Tapahtuman muistutus näkyy silloin järjestelmän natiivina ilmoituksena. Kun sovellus on kokonaan suljettu, ainoaksi kanavaksi jää sähköposti. Tämä edellyttää, että sähköpostimuistutukset ovat käytössä ja CRON toimii.
Mistä avustaja tietää, mitä kysyn?
Avustajan kontekstiin lisätään tiivistelmä työstäsi: kolmen viimeisten 7 päivän aikana useimmin käsitellyn asian järjestys, viikon tilastot sekä „kesken”-tilassa olevat tehtävät, joissa ei ole tapahtunut mitään vähintään 10 päivään. Tiivistelmä on 1200 merkkiä pitkä, ja se päivitetään 20 minuutin välein. Voit poistaa sen käytöstä kohdassa Profiili → Toimintahistoria → „Tallenna toimintohistoriani”. „Tyhjennä historia” poistaa päiväkirjan ja tiivistelmän pysyvästi.
Näkyykö päivitysilmoitus loputtomiin?
Ei. Uutta versiota koskeva merkintä katoaa, kun versio on asennettu, myös toisessa selaimen välilehdessä. Ohjelma poistaa yli viikon vanhat merkinnät sovelluksen käynnistyessä.
Paljonko ohjelma maksaa?
Lisenssin ostat kertaostoksena, ALV-laskulla. Vaihtoehdot ja alv 0 % -hinnat löydät hinnoittelusta; yli 35 hengen organisaatioille hinnoittelu tehdään tapauskohtaisesti.