Wie funktioniert die Suche mit dem KI-Assistenten?
Statt Filter einzustellen, schreiben Sie „zeig meine überfälligen Aufgaben“ und erhalten eine gefilterte Liste. Der KI-Assistent versteht auch Befehle wie „zeig nur Chats“, „zeig favorisierte Chats“, „Priorität hoch, Status in Bearbeitung“ und „sortiere Aufgaben alphabetisch“. Meist genügt ein gewöhnlicher Satz. Eine Ausnahme ist das Abbrechen eines Plans im Thread einer Aufgabe oder eines Chats: Im Modus „KI-Assistent“ muss die Nachricht mit dem Wort „abbrechen“ beginnen.
Sie können auch nach dem Inhalt einer Aufgabe oder eines Chats fragen, auf den Sie Zugriff haben. Sie müssen ihn nicht öffnen - der Name reicht: „Fasse die Aufgabe Recruiting zusammen“ oder „Was wurde im Chat Marketing vereinbart?“. Der Assistent ruft die Beschreibung, Nachrichten und Anhänge ab. Er liest Textdateien in den Formaten TXT, CSV, MD, JSON, XML und HTML sowie DOCX, XLSX, XLS und PDF. So erfahren Sie, worum es im Thread geht, statt ihn nur in der Liste zu finden.
Die Filterung von Aufgaben- und Chatlisten funktioniert ausschließlich im Fenster des KI-Assistenten. Bei einer Anfrage wie „Durchsuche alle Aufgaben“ kann der Assistent jeweils nur einige der am besten passenden Einträge nachladen, nicht alle.
Was sieht der Assistent, wenn er sucht
Jedes Gespräch mit dem Assistenten ist ein eigener Thread mit eigenen Wissensquellen. Ein neuer Thread ist zunächst allgemein und berücksichtigt anfangs nur Ihre Aufgaben. Weitere Quellen fügen Sie über die Schaltfläche Quellen über dem Gespräch hinzu. Sie können mehrere Aufgaben gleichzeitig, einen Chat, eine Notiz, einen ganzen Arbeitsbereich, den Kalender mit anstehenden Terminen, einen eigenen Ordner aus den Dateien oder ein einzelnes Dokument auswählen. Als Quelle können Sie nur einen eigenen Ordner auswählen, auch wenn er sich in einem Arbeitsbereich befindet. Er umfasst nur Ihre Dateien und Notizen, auf die Sie Zugriff haben. Den Ordner einer Aufgabe oder eines Chats können Sie nicht separat auswählen; seine Dateien werden zusammen mit der Aufgabe oder dem Chat als Quellen berücksichtigt. Die Auswahl kann höchstens 30 Quellen umfassen, und für deren Inhalte stehen 60 000 Zeichen zur Verfügung. Der Kalender umfasst standardmäßig sieben Tage. Die Frage „Was ist noch zu erledigen?“ kann sich also je nach ausgewählten Quellen auf ein einzelnes Projekt oder die ganze Abteilung beziehen.
Das Auswahlfenster bedienen Sie wie das Modul Dateien. Ein Klick auf eine Zeile wählt die Quelle aus, der Pfeil › führt eine Ebene tiefer und die Leiste ‹ führt zurück. Die Suche oben durchsucht alles auf einmal. Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Chat auswählen, werden auch die darin hochgeladenen Dateien berücksichtigt - sowohl aus Nachrichten als auch aus dem Modul Dateien. Letztere werden im Baum als „Arbeitsbereich / Thread-Name“ angezeigt. Neben dem Namen des Threads sehen Sie die Anzahl der zugehörigen Dateien.
Die Leiste unter der Quellenliste zeigt, wie viele Inhalte berücksichtigt werden konnten. Wenn Sie mehr auswählen, als das Modell verarbeiten kann, teilt der Assistent Ihnen mit, was er nicht berücksichtigt hat. Zuerst lässt er allgemeine Bereiche aus und behält ausdrücklich ausgewählte Aufgaben bei. Sie sehen nur Quellen, für die Sie eine Berechtigung haben. Wenn Sie den Zugriff auf eine Quelle verlieren, lässt der Assistent sie bei der nächsten Frage aus.
Sie können auch Ihre eigenen Gespräche mit dem Assistenten durchsuchen. Das Feld über der Liste durchsucht Namen und Inhalte und zeigt die Anzahl der Treffer an. Mit Filtern grenzen Sie die Ergebnisse nach Arbeitsbereich, Zeitraum, Quellenart, Favoriten oder Gesprächen ein, in denen der Assistent etwas geändert hat - zum Beispiel eine Aufgabe angelegt oder eine Erinnerung eingestellt hat. Ein aktiver Filter wird durch einen blauen Punkt gekennzeichnet, der auch nach dem Schließen des Menüs sichtbar bleibt.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen sich nicht merken, wie Sie eine Ansicht einstellen, um offene Aufgaben zu prüfen. Fragen Sie einfach so, wie Sie auch einen Kollegen am Schreibtisch nebenan fragen würden. Ist das Ergebnis zu allgemein, fragen Sie nach, statt von vorn anzufangen.
Sie müssen nicht immer neue Aufgaben öffnen, nur um sich an Absprachen von vor einem Monat zu erinnern. Fragen Sie nach dem Thread anhand seines Namens und erhalten Sie eine Zusammenfassung seines Inhalts - auch der angehängten Dokumente.
Sie vermischen keine Gespräche über Angebote mit Gesprächen über Bewerbungen. Jeder Thread kann eigene Unterlagen enthalten, zu denen Sie auch eine Woche später zurückkehren können. Wenn es zu viele ausgewählte Unterlagen gibt, erfahren Sie, was der Assistent in seiner Antwort nicht berücksichtigt hat.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Vor der Besprechung am Montag schreibt der Manager im Fenster des KI-Assistenten: „Zeig mir meine überfälligen Aufgaben.“ Er erhält eine Liste und fragt nach zwei Aufgaben anhand ihres Namens. Der Assistent ruft deren Inhalte und Nachrichten ab. So kann der Manager nicht nur prüfen, welche Aufgaben sich verzögern, sondern auch, was in den zugehörigen Threads festgehalten wurde.
Anschließend legt er für die Besprechung einen Thread an. Als Quellen wählt er beide Arbeitsbereiche aus, auf die er Zugriff hat, sowie den Kalender. Das Gespräch in diesem Thread ist privat - nicht einmal der Administrator kann es sehen. Er bittet um eine Tabelle, die die Termine vergleicht, und anschließend um eine Word-Datei mit einer Zusammenfassung. Der Assistent verfasst den Inhalt, Task Manager erstellt das Dokument und stellt die Schaltfläche „Herunterladen“ bereit. So hat der Manager die Unterlagen vor dem Meeting zur Hand.
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert die Listenfilterung überall?
Nein. Anweisungen wie „Zeige nur überfällige Aufgaben“ funktionieren ausschließlich im Fenster des KI-Assistenten.
Durchsucht der Assistent Dateien?
Ja, sofern Sie die entsprechenden Berechtigungen haben. Der Assistent liest den Inhalt von TXT-, CSV-, MD-, JSON-, XML-, HTML-, DOCX-, XLSX-, XLS- und PDF-Dateien. Ältere DOC-Dateien und gescannte PDFs ohne Textebene kann er nicht auslesen.
Kann der Assistent die Aufgaben anderer sehen?
Der Assistent hat nur Zugriff auf Aufgaben und Chats, für die Sie eine Berechtigung haben; der Administrator hat Zugriff auf alle. Ihre Threads mit dem Assistenten sind privat und für niemand anderen sichtbar, auch nicht für den Administrator.
Kann ich das Ergebnis speichern?
Ja. Sie können sich eine Tabelle in der Antwort oder eine herunterladbare Datei im Format Word, PDF, Excel oder CSV erstellen lassen. Für Tabellenkalkulationen sind tabellarische Daten erforderlich.