Come funziona la ricerca con l'Assistente AI?
Invece di impostare i filtri, scrivi “mostra le mie attività in ritardo” e ottieni l'elenco già filtrato. L'Assistente AI capisce anche comandi come “mostra solo le chat”, “mostra le chat preferite”, “priorità alta, stato in corso” e “ordina le attività in ordine alfabetico”. Di solito basta una frase normale. Fa eccezione l'annullamento di un piano in una discussione di attività o chat: in modalità “Assistente AI” il messaggio deve iniziare con la parola “annulla”.
Puoi anche chiedere informazioni sul contenuto di un'attività o di una chat a cui hai accesso. Non devi aprirla: basta indicarne il nome, per esempio "riassumi l'attività Reclutamento" o "cosa è stato concordato nella chat Marketing". L'assistente recupera la descrizione, i messaggi e gli allegati. Legge i file di testo TXT, CSV, MD, JSON, XML e HTML, oltre ai file DOCX, XLSX, XLS e PDF. Così puoi conoscere il contenuto della discussione, non solo trovarla nell'elenco.
Il filtro degli elenchi di attività e chat è disponibile solo nella finestra dell'Assistente AI. Se chiedi "cerca in tutte le attività", l'assistente può caricare solo alcuni elementi tra i più pertinenti alla volta, non l'elenco completo.
Cosa vede l'assistente quando cerca
Ogni conversazione con l'assistente è una discussione separata, con fonti di conoscenza proprie. Una nuova discussione è generica e all'inizio vede solo le tue attività. Puoi aggiungere altre fonti con il pulsante Fonti sopra la conversazione. Puoi selezionare più attività contemporaneamente, una chat, una nota, un intero spazio di lavoro, il calendario con le scadenze imminenti, una tua cartella in File oppure un singolo documento. Come fonte puoi selezionare solo una tua cartella, anche se si trova in uno spazio di lavoro; include solo i tuoi file e le note a cui hai accesso. Non puoi selezionare separatamente la cartella di un'attività o di una chat: i relativi file vengono inclusi nelle fonti insieme all'attività o alla chat. Puoi selezionare al massimo 30 fonti, con un limite complessivo di 60 000 caratteri. Per impostazione predefinita, il calendario copre sette giorni. La domanda «che cosa c'è da fare» può quindi riguardare un singolo progetto o un intero reparto, a seconda delle fonti selezionate.
La finestra di selezione si esplora come il modulo File. Cliccando su una riga selezioni la fonte, la freccia › ti porta al livello successivo e la barra ‹ ti riporta indietro. La Ricerca in alto cerca in tutto contemporaneamente. Selezionando un'attività o una chat includi anche i file caricati: sia quelli dei messaggi, sia quelli aggiunti nel modulo File. Questi ultimi sono visibili nell'albero come «Spazio di lavoro / nome della discussione». Accanto al nome della discussione vedi il numero di file associati.
La barra sotto l'elenco delle fonti mostra quante informazioni sono state incluse. Se selezioni più contenuti di quanti il modello possa elaborare, l'assistente ti dirà che cosa ha escluso. Per prima cosa esclude gli ambiti generici, mantenendo le attività selezionate in modo esplicito. Vedi solo le fonti per cui disponi delle autorizzazioni. Se perdi l'accesso a una fonte, l'assistente la ignorerà alla domanda successiva.
Puoi anche cercare nelle tue conversazioni con l'assistente. Il campo sopra l'elenco cerca nei nomi e nei contenuti e mostra il numero di risultati. I filtri restringono i risultati in base allo spazio di lavoro, al periodo, al tipo di fonti, ai preferiti o alle conversazioni in cui l'assistente ha apportato una modifica, per esempio creando un'attività o impostando un promemoria. Un punto blu indica che è attivo un filtro, anche dopo aver chiuso il menu.
Cosa ci guadagni?
Non devi ricordarti come impostare una vista per controllare le attività in ritardo. Chiedi le cose come chiederesti a un collega seduto alla scrivania accanto. Se i risultati sono troppo ampi, fai una domanda di approfondimento invece di ricominciare da capo.
Non devi aprire altre attività solo per ricordarti le decisioni prese un mese fa. Chiedi della discussione per nome e ricevi un riepilogo dei suoi contenuti, compresi quelli dei documenti allegati.
Non confondi le conversazioni sulle offerte con quelle sul reclutamento. Ogni discussione può avere un proprio insieme di materiali, a cui puoi tornare dopo una settimana. Se i materiali selezionati sono troppi, saprai che cosa l'assistente non ha incluso nella risposta.
Esempio dal lavoro quotidiano
Prima della riunione del lunedì, il responsabile scrive nella finestra dell'Assistente AI: «mostrami le mie attività scadute». Riceve un elenco e chiede informazioni su due attività per nome. L'assistente recupera il contenuto e i messaggi associati. Il responsabile può verificare non solo quali attività sono in ritardo, ma anche che cosa è stato scritto nelle relative discussioni.
Poi crea una discussione per la riunione. Seleziona come fonti entrambi gli spazi di lavoro a cui ha accesso e il calendario. La conversazione in questa discussione è privata: non la vede nemmeno l'amministratore. Chiede una tabella che confronti le scadenze, poi un file Word con un riepilogo. L'assistente scrive il contenuto, Task Manager prepara il documento e mostra il pulsante «Scarica». Il responsabile ha i materiali pronti prima della riunione.
Domande frequenti
Il filtro dell'elenco è disponibile ovunque?
No. Comandi come "mostra solo le attività scadute" funzionano solo nella finestra dell'Assistente AI.
L'assistente può cercare nei file?
Sì, se hai i permessi necessari. L'assistente legge il contenuto dei file TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS e PDF. Non legge i vecchi file DOC né i PDF di scansioni senza livello di testo.
L'assistente può vedere le attività di altre persone?
L'assistente può accedere solo alle attività e alle chat per cui hai i permessi; l'amministratore può accedere a tutte. Le tue discussioni con l'assistente sono private e nessun altro può vederle, nemmeno l'amministratore.
Posso salvare il risultato?
Sì. Puoi chiedere una tabella nella risposta oppure un file da scaricare in formato Word, PDF, Excel o CSV. I fogli di calcolo richiedono dati tabellari.