Como funciona a pesquisa com o Assistente de IA?
Em vez de definir filtros, escreve “mostra as minhas tarefas fora de prazo” e obtém uma lista filtrada. O Assistente de IA também entende comandos como “mostra só as conversas”, “mostra as conversas favoritas”, “prioridade alta, estado em curso” e “ordena as tarefas alfabeticamente”. Normalmente, basta uma frase simples. A exceção é o cancelamento de um plano numa conversa de tarefa ou chat: no modo “Assistente de IA” a mensagem tem de começar pela palavra “cancelar”.
Também pode perguntar sobre o conteúdo de uma tarefa ou conversa a que tenha acesso. Não precisa de a abrir - basta indicar o nome: «resume a tarefa Recrutamento» ou «o que ficou decidido na conversa Marketing». O assistente obtém a descrição, as mensagens e os anexos. Lê ficheiros de texto TXT, CSV, MD, JSON, XML e HTML, bem como DOCX, XLSX, XLS e PDF. Assim, fica a conhecer o conteúdo da conversa, em vez de apenas a encontrar na lista.
A filtragem da lista de tarefas e conversas só funciona na janela do Assistente de IA. Ao pedir «pesquisa todas as tarefas», o assistente pode carregar apenas alguns dos elementos mais relevantes de cada vez, não a lista completa.
O que o assistente tem em conta ao pesquisar
Cada conversa com o assistente é um tópico separado, com as suas próprias fontes de conhecimento. Um novo tópico começa como geral e, inicialmente, só tem acesso às suas tarefas. Pode adicionar outras fontes com o botão Fontes, acima da conversa. Pode selecionar várias tarefas de uma só vez, uma conversa, uma nota, todo o espaço de trabalho, o calendário com os próximos prazos, uma pasta sua de Ficheiros ou um documento específico. Só pode selecionar como fonte uma pasta sua, mesmo que esteja num espaço de trabalho; esta inclui apenas os seus ficheiros e as notas a que tem acesso. Não pode selecionar separadamente a pasta de uma tarefa ou conversa; os respetivos ficheiros são incluídos nas fontes juntamente com a tarefa ou conversa. O conjunto pode incluir até 30 fontes e o limite do conteúdo das fontes é de 60 000 caracteres. Por predefinição, o calendário abrange sete dias. Assim, a pergunta «o que há para fazer» pode dizer respeito a um projeto ou a todo um departamento, consoante as fontes selecionadas.
Navega na janela de seleção como no módulo Ficheiros. Clicar numa linha seleciona a fonte, a seta › permite avançar um nível e a barra ‹ permite voltar atrás. O campo de pesquisa no topo pesquisa tudo de uma só vez. Ao selecionar uma tarefa ou conversa, também inclui os ficheiros adicionados: tanto os anexados às mensagens como os adicionados no módulo Ficheiros. Estes últimos aparecem na árvore como «Espaço de trabalho / nome da conversa». Junto do nome da conversa, vê o número de ficheiros associados.
A barra por baixo da lista de fontes mostra a quantidade de informação incluída. Se selecionar mais do que o modelo consegue processar, o assistente informa-o do que não teve em conta. Começa por excluir os âmbitos gerais, mantendo as tarefas selecionadas diretamente. Só vê as fontes a que tem acesso. Se perder o acesso a uma fonte, o assistente irá ignorá-la na pergunta seguinte.
Também pode pesquisar as suas conversas com o assistente. O campo por cima da lista pesquisa os nomes e o conteúdo, e mostra o número de resultados. Os filtros permitem limitar os resultados por espaço de trabalho, período, tipo de fontes, favoritos ou conversas em que o assistente fez alguma alteração - por exemplo, criou uma tarefa ou definiu um lembrete. Um ponto azul indica um filtro ativo e continua visível depois de fechar o menu.
O que ganha?
Não precisa de se lembrar de como configurar a vista para verificar tarefas em atraso. Pergunte como perguntaria a um colega sentado à sua frente. Se os resultados forem demasiado abrangentes, faça uma pergunta adicional em vez de começar de novo.
Não precisa de abrir tarefa atrás de tarefa só para se lembrar do que foi acordado há um mês. Pergunte pelo nome da conversa e obtenha um resumo do seu conteúdo, incluindo o dos documentos anexados.
Não mistura conversas sobre propostas com conversas sobre recrutamento. Cada linha de conversa pode ter o seu próprio conjunto de materiais, ao qual pode voltar uma semana depois. Se houver materiais a mais, fica a saber o que o assistente não teve em conta na resposta.
Exemplo do trabalho diário
Antes da revisão de segunda-feira, o gestor escreve na janela do Assistente de IA: «mostra as minhas tarefas atrasadas». Recebe uma lista e pergunta por duas tarefas pelo nome. O assistente obtém o respetivo conteúdo e as mensagens. O gestor pode verificar não só que tarefas estão atrasadas, mas também o que foi registado nas respetivas conversas.
Em seguida, cria um tópico para a revisão. Seleciona como fontes os dois espaços de trabalho a que tem acesso e o calendário. A conversa nesse tópico é privada - nem o administrador a consegue ver. Pede uma tabela que compare os prazos e, depois, um ficheiro Word com o resumo. O assistente redige o conteúdo, o Task Manager compõe o documento e apresenta o botão «Transferir». O gestor tem os materiais prontos para a revisão antes da reunião.
Perguntas mais frequentes
A filtragem da lista funciona em todo o lado?
Não. Instruções como «mostra apenas as tarefas atrasadas» só funcionam na janela do Assistente de IA.
O assistente consegue pesquisar ficheiros?
Sim, se tiver autorização para lhes aceder. O assistente lê o conteúdo de ficheiros TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS e PDF. Não consegue ler ficheiros DOC antigos nem PDFs digitalizados sem camada de texto.
O assistente consegue ver tarefas de outras pessoas?
O assistente só tem acesso às tarefas e conversas a que tem autorização para aceder; o administrador tem acesso a todas. As suas conversas com o assistente são privadas e mais ninguém as consegue ver, incluindo o administrador.
Posso guardar o resultado?
Sim. Pode pedir uma tabela na resposta ou um ficheiro para transferir em formato Word, PDF, Excel ou CSV. As folhas de cálculo requerem dados tabulares.