Hogyan működik a keresés az AI-asszisztenssel?
Ahelyett, hogy szűrőket állítanál be, leírod, hogy „mutasd a lejárt határidejű feladataimat”, és máris megkapod a szűrt listát. Az AI-asszisztens olyan utasításokat is megért, mint „mutasd csak a csevegéseket”, „mutasd a kedvenc csevegéseket”, „magas prioritás, folyamatban állapot” és „rendezd a feladatokat ábécé szerint”. Általában egy egyszerű mondat is elég. Kivétel a feladat vagy csevegés beszélgetésszálában lévő terv visszavonása: „AI-asszisztens” módban az üzenetnek a „vonj vissza” szóval kell kezdődnie.
A feladat vagy csevegés tartalmáról is kérdezhetsz, ha van hozzáférésed. Nem kell megnyitnod - elég a neve: „foglald össze a Toborzás feladatot” vagy „mit beszéltünk meg a Marketing csevegésben?”. Az asszisztens lekéri a leírást, az üzeneteket és a mellékleteket. Beolvassa a TXT, CSV, MD, JSON, XML és HTML szövegfájlokat, valamint a DOCX, XLSX, XLS és PDF fájlokat. Így nemcsak megtalálod a listában a beszélgetésszálat, hanem a tartalmát is megismered.
A feladatok és csevegések listájának szűrése kizárólag az AI-asszisztens ablakában működik. A „keresd meg az összes feladatot” kérésre az asszisztens egyszerre csak néhány leginkább releváns elemet tölthet be, nem a teljes listát.
Mit lát az asszisztens, amikor keres
Az asszisztenssel folytatott minden beszélgetés külön beszélgetésszál, saját tudásforrásokkal. Az új beszélgetésszál általánosként indul, és kezdetben csak a saját feladataidat látja. A beszélgetés fölötti Források gombbal további forrásokat adhatsz hozzá. Egyszerre több feladatot, egy csevegést, jegyzetet, teljes Munkaterületet, a közelgő határidőket tartalmazó naptárt, a Fájlok modul saját mappáját vagy egyetlen dokumentumot is megadhatsz. Forrásként csak saját mappát jelölhetsz ki, akkor is, ha az egy Munkaterületen található; ez csak a saját fájljaidat és azokat a jegyzeteket foglalja magában, amelyekhez hozzáférsz. Feladat vagy csevegés mappáját külön nem választhatod ki; a benne lévő fájlok a feladattal vagy csevegéssel együtt kerülnek a források közé. Legfeljebb 30 forrást adhatsz meg, a tartalmukra szánt keret pedig 60 000 karakter. A naptár alapértelmezés szerint hét napot fed le. Így a „mi a teendő” kérdés vonatkozhat egyetlen projektre vagy egy teljes részlegre is - a kiválasztott forrásoktól függően.
A kiválasztóablakban ugyanúgy böngészhetsz, mint a Fájlok modulban. Egy sorra kattintva kijelölöd a forrást, a › nyíl egy szinttel beljebb visz, a ‹ gombbal pedig visszaléphetsz. A felül található kereső egyszerre mindent átkutat. Egy feladat vagy csevegés kiválasztásakor a hozzá feltöltött fájlok is bekerülnek - az üzenetekből származók és a Fájlok modulban hozzáadottak egyaránt. Az utóbbiak a fában „Munkaterület / beszélgetésszál neve” formában láthatók. A beszélgetésszál neve mellett láthatod a hozzá kapcsolódó fájlok számát.
A forráslista alatti sáv megmutatja, mennyi tudás fért bele. Ha a modell által feldolgozhatónál többet választasz ki, az asszisztens jelzi, mit hagyott figyelmen kívül. Először az általánosabb forrásokból hagy ki, a konkrétan megadott feladatokat viszont megtartja. Csak azok a források jelennek meg, amelyekhez jogosultságod van. Ha elveszíted a hozzáférést egy forráshoz, az asszisztens a következő kérdésnél kihagyja.
A saját, asszisztenssel folytatott beszélgetéseidben is kereshetsz. A lista feletti mezőben a nevekre és a tartalomra is rákereshetsz, és láthatod a találatok számát. A szűrőkkel munkaterület, időszak, forrástípus, kedvencek, illetve olyan beszélgetések szerint szűkítheted az eredményeket, amelyekben az asszisztens módosított valamit - például létrehozott egy feladatot vagy beállított egy emlékeztetőt. Az aktív szűrőt kék pont jelzi, amely a menü bezárása után is látható marad.
Mit nyersz vele?
Nem kell észben tartanod, hogyan állítsd be a nézetet, ha ellenőrizni szeretnéd az elmaradásokat. Úgy kérdezel, mintha csak odaszólnál egy kollégádnak. Ha túl tág az eredmény, tovább kérdezel, ahelyett hogy elölről kezdenéd.
Nem kell sorra megnyitnod a feladatokat, csak azért, hogy felidézd a múlt havi megállapodásokat. A beszélgetésszál nevére kérdezhetsz rá, és összefoglalót kapsz a tartalmáról, a csatolt dokumentumokéról is.
Nem keverednek össze az ajánlatokról és a toborzásról szóló beszélgetéseid. Minden beszélgetésszálnak saját anyagkészlete lehet, amelyhez egy hét múlva is visszatérhetsz. Ha túl sok anyagot választottál ki, megtudod, mit hagyott figyelmen kívül az asszisztens a válaszában.
Példa a mindennapi munkából
A hétfői áttekintés előtt a vezető ezt írja az AI-asszisztens ablakába: „mutasd a lejárt feladataimat”. Megkapja a listát, majd név szerint rákérdez két feladatra. Az asszisztens lekéri azok tartalmát és üzeneteit. A vezető így nemcsak azt ellenőrizheti, mely feladatok csúsznak, hanem azt is, hogy mi szerepel a beszélgetésszálaikban.
Ezután létrehoz egy beszélgetésszálat az áttekintéshez. Forrásként megadja mindkét Munkaterületet, amelyhez hozzáfér, valamint a naptárt. A beszélgetés ebben a beszélgetésszálban privát - még az adminisztrátor sem látja. Összehasonlító táblázatot kér a határidőkről, majd Word-dokumentumot az összefoglalóval. A szöveget az asszisztens írja meg, a dokumentumot a Task Manager állítja össze, és hozzáadja a „Letöltés” gombot. A vezetőnek már a megbeszélés előtt rendelkezésére állnak az áttekintéshez szükséges anyagok.
Gyakori kérdések
Mindenhol működik a lista szűrése?
Nem. Az olyan utasítások, mint a „csak a lejárt feladatokat mutasd”, kizárólag az AI-asszisztens ablakában működnek.
Az asszisztens fájlokban is keres?
Igen, ha van hozzájuk jogosultságod. Az asszisztens a TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS és PDF fájlok tartalmát olvassa el. A régebbi DOC-fájlokat, illetve a szövegréteg nélküli, beszkennelt PDF-eket nem tudja beolvasni.
Az asszisztens látja mások feladatait?
Az asszisztens csak azokhoz a feladatokhoz és csevegésekhez fér hozzá, amelyekhez neked is van jogosultságod; az adminisztrátor mindenhez hozzáfér. Az asszisztenssel folytatott beszélgetéseid privátak, más nem látja őket, az adminisztrátort is beleértve.
Elmenthetem az eredményt?
Igen. Kérhetsz táblázatot a válaszban, vagy letölthető fájlt Word, PDF, Excel vagy CSV formátumban. Táblázatkezelő fájlhoz táblázatos adatok szükségesek.