Hur fungerar sökning med AI-assistenten?
Istället för att ställa in filter skriver du "visa mina försenade uppgifter” och får en filtrerad lista. AI-assistenten förstår också kommandon som "visa bara chattar”, "visa favoritchattar”, "prioritet hög, status pågående” och "sortera uppgifter i bokstavsordning”. Oftast räcker en vanlig mening. Undantaget är att avbryta en plan i en uppgifts- eller chattråd: i läget "AI-assistent” måste meddelandet börja med ordet "avbryt”.
Du kan också fråga om innehållet i en uppgift eller chatt som du har åtkomst till. Du behöver inte öppna den - det räcker med namnet: ”sammanfatta uppgiften Rekrytering” eller ”vad kom vi överens om i chatten Marknadsföring”. Assistenten hämtar beskrivningen, meddelandena och bilagorna. Den läser textfiler i TXT-, CSV-, MD-, JSON-, XML- och HTML-format samt DOCX-, XLSX-, XLS- och PDF-filer. På så sätt får du veta vad tråden innehåller, i stället för att bara hitta den i listan.
Filtrering av listan med uppgifter och chattar fungerar bara i AI-assistentens fönster. När du frågar ”sök igenom alla uppgifter” kan assistenten bara hämta några få av de mest relevanta objekten åt gången, inte alla.
Vad ser assistenten när den söker
Varje konversation med assistenten är en egen tråd med egna kunskapskällor. En ny tråd är generell från början och har först bara tillgång till dina uppgifter. Du lägger till andra källor med knappen Källor ovanför konversationen. Du kan välja flera uppgifter samtidigt, en chatt, en anteckning, en hel arbetsyta, en kalender med kommande förfallodatum, en egen mapp från Filer eller ett enskilt dokument. Som källa kan du bara välja en egen mapp, även om den ligger i en arbetsyta; den omfattar bara dina filer och anteckningar som du har åtkomst till. Du kan inte välja en uppgifts- eller chattmapp separat - dess filer ingår tillsammans med uppgiften eller chatten. Du kan välja högst 30 källor, med en sammanlagd innehållsgräns på 60 000 tecken. Kalendern omfattar som standard sju dagar. Frågan ”vad behöver göras” kan alltså gälla ett projekt eller en hel avdelning - beroende på vilka källor du har valt.
Du bläddrar i urvalsfönstret på samma sätt som i modulen Filer. Klicka på en rad för att välja en källa, pilen › går en nivå djupare och fältet ‹ tar dig tillbaka. Sökfältet högst upp söker igenom allt på en gång. När du väljer en uppgift eller chatt ingår även filer som lagts till där - både i meddelanden och i modulen Filer. De senare visas i trädet som ”Arbetsyta / trådens namn”. Bredvid trådens namn ser du antalet tillhörande filer.
Fältet under källistan visar hur mycket information som får plats. Om du väljer mer än modellen kan hantera berättar assistenten vad den inte tog med. Den utelämnar först bredare områden, men behåller uppgifter som du uttryckligen har valt. Du ser bara källor som du har behörighet till. Om du förlorar åtkomsten till en källa utelämnar assistenten den nästa gång du ställer en fråga.
Du kan också söka bland dina egna konversationer med assistenten. Fältet ovanför listan söker i namn och innehåll och visar antalet träffar. Med filter kan du begränsa resultaten efter arbetsyta, tid, källtyp, favoriter eller konversationer där assistenten har gjort något - till exempel skapat en uppgift eller lagt till en påminnelse. Ett blått märke visar att ett filter är aktivt, även när menyn är stängd.
Vad vinner du?
Du behöver inte komma ihåg hur du ställer in vyn för att se vad som är försenat. Fråga som du skulle fråga en kollega över skrivbordet. Om resultatet är för brett ställer du en följdfråga i stället för att börja om från början.
Du behöver inte öppna flera uppgifter bara för att komma ihåg vad ni kom överens om för en månad sedan. Fråga efter tråden med namn så får du en sammanfattning av innehållet, även från bifogade dokument.
Du blandar inte ihop konversationer om offerter med konversationer om rekrytering. Varje tråd kan ha sin egen uppsättning material som du kan återkomma till efter en vecka. Om det valda materialet är för omfattande får du veta vad assistenten inte tog med i svaret.
Exempel från vardagen
Inför måndagens genomgång skriver en chef i fönstret för AI-assistenten: ”visa mina försenade uppgifter”. Chefen får en lista och frågar sedan om två uppgifter med namn. Assistenten hämtar deras innehåll och meddelanden. Chefen kan se både vilka uppgifter som är försenade och vad som står i deras trådar.
Sedan skapar chefen en tråd för genomgången. Som källor väljer chefen båda arbetsytorna som hen har åtkomst till samt kalendern. Konversationen i den här tråden är privat - inte ens administratören kan se den. Chefen ber om en tabell som jämför förfallodatum och sedan en Word-fil med en sammanfattning. Assistenten skriver innehållet, Task Manager skapar dokumentet och visar knappen ”Ladda ned”. Chefen har materialet klart inför mötet.
Vanliga frågor
Fungerar listfiltreringen överallt?
Nej. Kommandon som ”visa bara försenade uppgifter” fungerar bara i AI-assistentens fönster.
Kan assistenten söka igenom filer?
Ja, om du har behörighet till dem. Assistenten läser innehållet i TXT-, CSV-, MD-, JSON-, XML-, HTML-, DOCX-, XLSX-, XLS- och PDF-filer. Den kan inte läsa äldre DOC-filer eller PDF-filer som är skannade utan textlager.
Kan assistenten se andras uppgifter?
Assistenten har bara åtkomst till uppgifter och chattar som du har behörighet till; administratören har åtkomst till alla. Dina konversationstrådar med assistenten är privata och ingen annan kan se dem, inte heller administratören.
Kan jag spara resultatet?
Ja. Du kan be om en tabell i svaret eller en fil att ladda ner i Word-, PDF-, Excel- eller CSV-format. Kalkylblad kräver tabelldata.