Comment fonctionne la recherche avec l'Assistant IA ?
Au lieu de régler des filtres, vous écrivez « montre mes tâches en retard » et vous obtenez une liste filtrée. L’Assistant IA comprend aussi des commandes comme « affiche seulement les discussions », « affiche les discussions favorites », « priorité élevée, statut en cours » et « trie les tâches par ordre alphabétique ». Une simple phrase suffit généralement. L’exception concerne l’annulation d’un plan dans le fil d’une tâche ou d’une discussion : en mode « Assistant IA », le message doit commencer par le mot « annuler ».
Vous pouvez aussi poser des questions sur le contenu d’une tâche ou d’une discussion à laquelle vous avez accès. Pas besoin de l’ouvrir : son nom suffit. Par exemple : « résume la tâche Recrutement » ou « qu’a-t-on décidé dans la discussion Marketing ? ». L’assistant récupère la description, les messages et les pièces jointes. Il lit les fichiers texte TXT, CSV, MD, JSON, XML et HTML, ainsi que les fichiers DOCX, XLSX, XLS et PDF. Vous découvrez ainsi le contenu du fil de discussion, au lieu de simplement le retrouver dans une liste.
Le filtrage des listes de tâches et de discussions fonctionne uniquement dans la fenêtre de l’Assistant IA. Si vous lui demandez de « rechercher dans toutes les tâches », l’assistant ne peut charger que quelques éléments les plus pertinents à la fois, et non la liste complète.
Que voit l’assistant lorsqu’il effectue une recherche
Chaque conversation avec l’assistant est un fil de discussion distinct, avec ses propres sources de connaissances. Un nouveau fil est général et n’accède au départ qu’à vos tâches. Ajoutez d’autres sources à l’aide du bouton Sources au-dessus de la conversation. Vous pouvez sélectionner plusieurs tâches à la fois, une discussion, une note, un espace de travail entier, un calendrier avec les échéances à venir, un dossier personnel dans Fichiers ou un document individuel. Vous ne pouvez sélectionner comme source qu’un dossier personnel, même s’il se trouve dans un espace de travail ; il ne comprend que vos fichiers et les notes auxquelles vous avez accès. Vous ne pouvez pas sélectionner séparément le dossier d’une tâche ou d’une discussion ; ses fichiers sont ajoutés aux sources avec la tâche ou la discussion. Vous pouvez sélectionner jusqu’à 30 sources, pour un total de 60 000 caractères. Par défaut, le calendrier couvre sept jours. La question « qu’est-ce qu’il y a à faire ? » peut donc porter sur un seul projet ou sur tout un service, selon les sources sélectionnées.
La fenêtre de sélection se parcourt comme le module Fichiers. Cliquez sur une ligne pour sélectionner une source, la flèche › permet d’accéder au niveau inférieur et la barre ‹ de revenir en arrière. Le champ de recherche en haut effectue une recherche dans toutes les sources à la fois. En sélectionnant une tâche ou une discussion, vous incluez aussi les fichiers qui y ont été ajoutés, depuis les messages ou le module Fichiers. Ces derniers apparaissent dans l’arborescence sous « Espace de travail / nom du fil ». Le nombre de fichiers associés est affiché à côté du nom du fil.
La barre sous la liste des sources indique la quantité d’informations prises en compte. Si vous sélectionnez plus de contenu que le modèle ne peut en traiter, l’assistant vous indique ce qu’il n’a pas pris en compte. Il écarte d’abord les sources générales, tout en conservant les tâches que vous avez indiquées explicitement. Seules les sources auxquelles vous avez accès sont visibles. Si vous perdez l’accès à une source, l’assistant l’ignorera lors de votre prochaine question.
Vous pouvez aussi rechercher dans vos conversations avec l’assistant. Le champ au-dessus de la liste recherche dans les noms et le contenu, et affiche le nombre de résultats. Les filtres permettent d’affiner les résultats par espace de travail, période, type de sources, favoris ou conversations dans lesquelles l’assistant a effectué une action - par exemple, créé une tâche ou défini un rappel. Un point bleu indique qu’un filtre est actif ; il reste visible même après la fermeture du menu.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de vous rappeler comment configurer une vue pour vérifier les retards. Posez votre question comme vous le feriez à un collègue assis en face de vous. Si le résultat est trop large, précisez votre demande au lieu de repartir de zéro.
Inutile d’ouvrir plusieurs tâches pour retrouver les décisions prises le mois dernier. Demandez le fil par son nom et obtenez un résumé de son contenu, y compris des documents joints.
Vous ne mélangez pas les discussions sur les offres commerciales et celles sur le recrutement. Chaque fil peut avoir son propre ensemble de documents, auquel vous pourrez revenir une semaine plus tard. Si les documents sélectionnés sont trop nombreux, l’assistant vous indique ce qu’il n’a pas pris en compte dans sa réponse.
Exemple du quotidien
Avant la revue du lundi, un responsable écrit dans la fenêtre de l’Assistant IA : « affiche mes tâches en retard ». Il reçoit une liste et pose une question sur deux tâches en les nommant. L’assistant récupère leur contenu et leurs messages. Le responsable peut vérifier non seulement quelles tâches prennent du retard, mais aussi ce qui est indiqué dans leurs fils.
Il crée ensuite un fil pour préparer la revue. Il sélectionne comme sources les deux espaces de travail auxquels il a accès, ainsi que le calendrier. La conversation dans ce fil est privée - même l’administrateur ne peut pas la voir. Il demande un tableau comparant les échéances, puis un document Word récapitulatif. L’assistant rédige le contenu, Task Manager crée le document et affiche le bouton « Télécharger ». Le responsable dispose des documents nécessaires avant la réunion.
Questions fréquentes
Le filtrage des listes fonctionne-t-il partout ?
Non. Les demandes telles que « afficher uniquement les tâches en retard » fonctionnent uniquement dans la fenêtre de l’Assistant IA.
L’assistant peut-il rechercher dans les fichiers ?
Oui, si vous y avez accès. L’assistant peut lire le contenu des fichiers TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS et PDF. Il ne lit pas les anciens fichiers DOC ni les PDF qui sont des scans sans couche de texte.
L’assistant peut-il voir les tâches des autres ?
L’assistant a uniquement accès aux tâches et aux discussions auxquelles vous avez accès ; l’administrateur a accès à toutes. Vos fils de discussion avec l’assistant sont privés et personne d’autre ne peut les consulter, pas même l’administrateur.
Puis-je enregistrer le résultat ?
Oui. Vous pouvez demander un tableau dans la réponse ou un fichier à télécharger au format Word, PDF, Excel ou CSV. Les feuilles de calcul nécessitent des données tabulaires.