¿Cómo funciona la búsqueda con el Asistente de IA?
En lugar de configurar filtros, escribes "muéstrame mis tareas fuera de plazo" y obtienes la lista filtrada. El Asistente de IA también entiende órdenes como "muestra solo los chats", "muestra los chats favoritos", "prioridad alta, estado en curso" y "ordena las tareas alfabéticamente". Normalmente basta con una frase cualquiera. La excepción es cancelar un plan en el hilo de una tarea o un chat: en el modo "Asistente de IA" el mensaje debe empezar por la palabra "cancelar".
También puedes preguntar por el contenido de una tarea o un chat al que tengas acceso. No tienes que abrirlo; basta con indicar el nombre: «resume la tarea Contratación» o «qué se acordó en el chat Marketing». El asistente consulta la descripción, los mensajes y los archivos adjuntos. Puede leer archivos de texto TXT, CSV, MD, JSON, XML y HTML, así como DOCX, XLSX, XLS y PDF. Así puedes conocer el contenido del hilo, no solo encontrarlo en la lista.
El filtrado de las listas de tareas y chats solo funciona en la ventana del Asistente de IA. Si le pides «busca en todas las tareas», el asistente solo puede cargar de una vez unos pocos elementos que encajen mejor, no todos.
¿Qué tiene delante el asistente cuando busca
Cada conversación con el asistente tiene su propio hilo y sus propias fuentes de conocimiento. Los hilos nuevos son generales y, al principio, solo tienen acceso a tus tareas. Puedes añadir otras fuentes con el botón Fuentes, encima de la conversación. Puedes seleccionar varias tareas a la vez, un chat, una nota, todo un espacio de trabajo, el calendario con los próximos eventos, una carpeta propia de Archivos o un documento concreto. Como fuente solo puedes seleccionar una carpeta propia, incluso si está dentro de un espacio de trabajo; incluirá únicamente tus archivos y las notas a las que tengas acceso. No puedes seleccionar por separado la carpeta de una tarea o de un chat: sus archivos se incluyen junto con la tarea o el chat. Puedes seleccionar hasta 30 fuentes, con un límite total de 60 000 caracteres de contenido. El calendario incluye siete días por defecto. Así, la pregunta «¿qué queda por hacer?» puede referirse a un proyecto o a todo un departamento, según las fuentes seleccionadas.
La ventana de selección se navega igual que el módulo Archivos. Al hacer clic en una fila, seleccionas la fuente; la flecha › te lleva al siguiente nivel y la barra ‹ te permite volver atrás. El Buscador de la parte superior busca en todas las fuentes a la vez. Al seleccionar una tarea o un chat, también se incluyen los archivos que se hayan añadido, tanto desde los mensajes como desde el módulo Archivos. Estos últimos aparecen en el árbol como «Espacio de trabajo / nombre del hilo». Junto al nombre del hilo puedes ver cuántos archivos tiene asociados.
La barra debajo de la lista de fuentes indica cuánto contenido se ha incluido. Si seleccionas más del que el modelo puede procesar, el asistente te dirá qué ha dejado fuera. Primero omite los ámbitos generales, pero conserva las tareas que hayas seleccionado directamente. Solo ves las fuentes para las que tienes permisos. Si pierdes el acceso a una fuente, el asistente la omitirá en la siguiente consulta.
También puedes buscar en tus conversaciones con el asistente. El campo de búsqueda situado encima de la lista busca en los nombres y el contenido, y muestra el número de resultados. Los filtros permiten acotar los resultados por espacio de trabajo, periodo, tipo de fuentes, favoritos o conversaciones en las que el asistente haya realizado algún cambio, como crear una tarea o configurar un recordatorio. Un punto azul indica que hay un filtro activo y sigue visible aunque cierres el menú.
¿Qué ganas?
No tienes que acordarte de cómo configurar la vista para comprobar qué tareas están pendientes. Preguntas como lo harías a un compañero sentado al otro lado de la mesa. Si los resultados son demasiado amplios, puedes hacer otra pregunta para concretar, sin empezar de nuevo.
No tienes que abrir una tarea tras otra para recordar lo que se acordó hace un mes. Pregunta por el nombre del hilo y obtendrás un resumen de su contenido, incluidos los documentos adjuntos.
No mezclas las conversaciones sobre ofertas con las de selección de personal. Cada hilo puede tener su propio conjunto de materiales, al que puedes volver una semana después. Si has seleccionado demasiados materiales, sabrás cuáles no ha tenido en cuenta el asistente al responder.
Ejemplo del trabajo diario
Antes de la revisión del lunes, un responsable escribe en la ventana del Asistente de IA: «muéstrame mis tareas vencidas». Recibe una lista y pregunta por dos tareas por su nombre. El asistente recupera su contenido y sus mensajes. Así, el responsable puede comprobar no solo qué tareas se están retrasando, sino también qué se ha escrito en sus hilos.
A continuación, crea un hilo para la revisión. Selecciona como fuentes los dos espacios de trabajo a los que tiene acceso y el calendario. La conversación de este hilo es privada: ni siquiera el administrador puede verla. Pide una tabla que compare las fechas y, después, un documento de Word con un resumen. El asistente redacta el contenido y Task Manager crea el documento y ofrece el botón «Descargar». El responsable tiene el material listo antes de la reunión.
Preguntas frecuentes
¿El filtrado de listas funciona en todas partes?
No. Las instrucciones como «muestra solo las tareas vencidas» solo funcionan en la ventana del Asistente de IA.
¿Puede el asistente buscar en los archivos?
Sí, si tienes permiso para acceder a ellos. El asistente puede leer el contenido de archivos TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS y PDF. No puede leer archivos DOC antiguos ni PDF escaneados que no tengan una capa de texto.
¿Puede el asistente ver las tareas de otras personas?
El asistente solo puede acceder a las tareas y los chats para los que tienes permiso; el administrador tiene acceso a todos. Tus hilos de conversación con el asistente son privados y nadie más puede verlos, ni siquiera el administrador.
¿Puedo guardar el resultado?
Sí. Puedes pedir una tabla en la respuesta o un archivo descargable en formato Word, PDF, Excel o CSV. Las hojas de cálculo requieren datos tabulares.